Pojednostavljenje i ubrzavanje pružanja HR usluga

Voditelji ljudskih potencijala značajan su izvor podrške i udobnosti zaposlenicima u njihovom osobnom i profesionalnom životu. HR je služba za usluge, a ta usluga uključuje pomaganje zaposlenicima u unapređivanju karijere i rješavanju problema između zaposlenika i njihovih nadzornika.

HR ih podržava i kroz neke od najvažnijih i važnijih događaja u njihovom životu, uključujući brak, porod i borbu protiv ozbiljne bolesti.

No, prečesto, rutinske administrativne usluge, kao što su često i iznova reagiraju na iste teme ili ispunjavaju jednostavne transakcije, troše većinu HR vremena.

Smanjite administrativno opterećenje

Ključ za smanjenje administrativnog opterećenja je osposobljavanje zaposlenika kako bi postali više samodostatni i automatizirali više svjetovnih zadataka. Tamo se može primijeniti pristup upravljanju uslugama. Upravljanje uslugama pojednostavljuje isporuku rutinskih administrativnih usluga, oslobađajući vrijeme da se usredotočite na aktivnosti visoke vrijednosti.

Tipična organizacija za ljudske potencijale vjerojatno ima sustave za upravljanje podacima zaposlenika i aktivnosti vezane uz plaće. Međutim, vjerojatno nema automatizirani sustav za obradu zahtjeva zaposlenika i ispunjavanje zahtjeva.

Razmislite o tome što se događa kada zaposlenik dobije poziv na dužnost žirija: šanse su da se tvrtka još uvijek oslanja na fizičke papire ili niz e-poruka da se bavi zahtjevom zaposlenika za vrijeme odmaka od posla.

Budući da se interakcije zaposlenika obično prate putem e-pošte i proračunskih tablica, zahtjevi zaposlenika često se propuštaju ili previdju. Zatim se dogodilo pogreške, stvarajući daljnje frustracije i dodatni rad za HR.

S e-poštom ne postoji jednostavan način da vidite je li zakačen zahtjev ili da uklone uska grla procesa. Slično tome, teško je analizirati i odgovarati potrebama zaposlenika - na primjer, prepoznavanje često traženih informacija i osiguravanje dostupnosti on-line.

Ručni administrativni postupci ometaju zaposlenike i ogroman su odvod HR timova. Jedna nedavna anketa pokazuje da zaposlenici HR-a provode u prosjeku 12 sati tjedno rukovanje rutinskim pozivima zaposlenika i e-pošte.

Pristup upravljanju uslugama za ispunjavanje potreba zaposlenika

Pristup upravljanju uslugama eliminira te dosadne i dugotrajne procese. Ne samo da zamjenjuje e-poštu, nego preobražava kako se HR bavi zaposlenicima.

Razmislite o upravljanju uslugama kao savršenu kombinaciju administrativnog asistenta i voditelja projekta. Odgovara odmah na zahtjeve zaposlenika, napreduje slučajeve, automatizira ponovljive ručne procese, a čak upravlja i složenim aktivnostima na više odjela, kao što su zaposlenici na brodu i off-boarding.

Upravljanje uslugama nikad ne zaboravlja ili ne griješi, uvijek prati ljude kako bi se stvari postigle i omogućuje vam da saznate postoji li problem koji ne može riješiti. Također pokazuje gdje vaši zaposlenici troše svoje vrijeme - tako da možete optimizirati raspoređivanje resursa i povećati produktivnost.

Upravljanje uslugama ne zamjenjuje vaš trenutni sustav upravljanja ljudskim kapitalom - integrira se s njim i nadopunjuje, pružajući vam vidljivost i kontrolu posla koji vjerojatno najčešće provodite putem e-pošte danas.

Također pruža istu razinu vidljivosti zaposlenicima. Oni mogu vidjeti status svojih upita, umjesto da osjećaju da su njihovi zahtjevi nestali u crnu rupu ubrzo nakon što su ih poslali.

Pružanje zaposlenika koji imaju sposobnost nadgledanja napretka njihovih zahtjeva znatno smanjuje broj frustriranih poruka e-pošte, telefonskih poziva i osobnih posjeta HR-u, što dodatno smanjuje administrativno opterećenje HR-a.

Prednosti pristupa upravljanja uslugama

Upravljanje uslugama započinje uvođenjem web portala HR-a na kojemu zaposlenici mogu pronaći HR informacije i zatražiti HR usluge. Idealno, zaposlenici mogu pristupiti ovom portalu na svojim računalima, kućnim računalima, prijenosnim računalima i njihovim pametnim telefonima i tabletima.

To im omogućuje da preuzmu kontrolu nad svojim osnovnim ljudskim potrebama, kao što su upisivanje prednosti ili ažuriranja promjena statusa. Zaposlenici jednostavno odabiru potrebne usluge iz kataloga usluga ili traže informacije u bazu znanja portala.

Kada zaposlenik podnese zahtjev putem portala, sustav za upravljanje uslugama automatski stvara slučaj i pastira kroz cijeli proces ispunjenja. To uključuje dodjeljivanje slučaja pravom HR stručnjaku, koji automatski usmjerava slučaj od osobe do osobe dok je svaki korak ispunjenja ispunjen i zadržava punu povijest slučajeva.

Tu uslugu možete proširiti i na druge odjele. Na primjer, sustavi za upravljanje uslugama mogu automatski postaviti IT račune ili zatražiti uredski prostor za nove zaposlenike kao dio procesa integracije.

Sustav za upravljanje uslugama pokreće procese isporuke cjelovitih servisa HR i zna kako se ti procesi izvode. Na primjer, može vam automatski reći kada je slučaj zakačen kako biste mogli poduzeti radnju.

On također generira širok raspon KPI-a i drugih mjernih podataka o procesima - primjerice koliko dobro vaš tim odgovara na upite zaposlenika. Može čak i analizirati vrste upita baze znanja, što olakšava prepoznavanje i popunjavanje bilo kojeg nedostatka sadržaja.

Zaključak

HR stručnjaci odlučuju nastaviti karijeru u HR jer žele pomoći ljudima, a ne provode dane za podnošenje dokumenata, ažuriranje proračunskih tablica i odgovaranje na e-poštu.Prečesto, neobični zahtjevi i hrpe papirologije prekidaju taj posao, što ih ometa i zaposlenike kojima pokušavaju pomoći.

HR je pružatelj usluga i može izgledati na primjer svog kolege pružatelja usluga, IT odjela. IT je preuzeo vodeću ulogu u mnogim nastojanjima poduzeća da primjenjuju disciplinu upravljanja uslugom kako bi automatizirala podnošenje i ispunjavanje zahtjeva IT help desk.

Automatizacija tih zadataka omogućuje IT-u da se usredotoči na više strateški posao koji može pomoći tvrtki da ispuni svoje šire poslovne ciljeve i bolje pokazati vrijednost IT-a.

Pristup upravljanju uslugama ključ je za razvoj ljudskih resursa koji podiže svoj profil poslovnim voditeljima pružanjem kvalitetnijih usluga i povećanom zadovoljstvu zaposlenika istovremeno smanjujući svoje radno opterećenje. HR može posvetiti svoje vrijeme i stručnost na više strateških aktivnosti koje pomiču svoje poslovanje naprijed.