Potpuni vodič za proračun događaja

Balansiranje proračuna događaja jedan je od glavnih izazova s ​​kojima se planeri suočavaju, a korijen većine problema s novcem može se pratiti do početnih faza razgovora. Uvijek je najbolje započeti s projektiranjem događaja oko raspoloživih financijskih sredstava, a ne obrnuto. Informacije u nastavku pomoći će vam procijeniti troškove i utvrditi područja na kojima ih možete podrezivati.

Ocijenite troškove planiranja događaja

Troškovi mogu doći iz širokog spektra izvora kada mislite o svim komponentama uključenim u postavljanje funkcije. Najočitiji su ugostiteljski troškovi i troškovi najma, ali popis samo raste odande. Stvar je, s obzirom na jednu kategoriju troškova može imati katastrofalan utjecaj vašeg potrošnje po osobi.

Pitanja koja će tražiti od vaših klijenata

Kao planer događaja, vaša je uloga pružiti stručnu pomoć u koordinaciji i financijskom upravljanju događajem. Imajte na umu da vaši klijenti sanjaju o savršenosti, a to može lako zamagliti svoje prosudbe na ono što je fiskalno moguće. Vrijeme je za premošćivanje jaza između proračuna i očekivanja od samog početka. Često puta to je jednostavno kao postavljanje pravih pitanja i izradu proračuna tijekom prvog sastanka.

Izradite proračun osnovnog događaja

Nakon što dobijete viziju događaja i procjenu koliko novca morate raditi, konačno je vrijeme za strukturu proračuna. Važan korak ovdje je pričati vašim klijentima da su proračuni događaja "radni nacrti" koji će se vjerojatno mijenjati dok ulaze više pojedinosti. Imajte na umu da vrlo malo klijenata ima iskustva s troškovima i naknadama povezanim s fluktuacijama posjećivanja pa je najbolje izgraditi u tampon zoni od 10% kako bi se izbjeglo istjecanje sredstava.

Naknade planera događaja

Naravno, morate uključiti vaše planiranje naknade u proračun, a to može biti osjetljiva tema za neke. Planeri događaja imaju nekoliko načina naplate za svoje usluge, od ravnih naknada do postotnih provizije. Na kraju, riječ je o pronalaženju medija s kojim se obje strane mogu složiti. Budite sigurni da je vaša struktura naknada dokumentirana u ugovoru i uključiti ga kao trošak u svim nacrtima proračuna.

Smanjivanje troškova događaja

Rijetko ćete raditi na događaju koji ima neograničen proračun. Vjerojatno ćete doći do točke u procesu planiranja gdje treba donijeti odluke o troškovima rezanja. Ovo je mjesto gdje iskusni planer događaja zaista može zasjati u pomaganju svojim klijentima. Cilj je utvrditi koje opcije imaju najveći dojam na gostima. Na primjer, biste trebali trošiti manje na centerpieces kako biste sačuvali gurmanski desert? U nekim slučajevima, planer može proći kroz troškove i pregovarati ili smanjiti na područjima gdje gosti nikada neće primijetiti.

Kontrola audio / vizualnih troškova

Rasvjeta i zvučna oprema čine veliki utjecaj na predstavljanje vašeg događaja, ali također imaju tendenciju da imaju veliki utjecaj na proračun. Kad ujednačavate druge troškove A / V kao što su projektori, internetski pristup i video usluge, ne treba dugo da ova kategorija postane jedan od najvećih brojeva u vašem proračunu.

Pronalaženje low-cost opcija marketinga online

Marketing je još jedan trošak koji može rasti eksponencijalno ako ne dobijete rezultate odmah. Ulov je, naravno, da ako ne učinkovito na tržištu nećete imati dovoljno polaznika koji bi podržali troškove događaja. Zato ima smisla iskoristiti što više besplatnih ili jeftinih opcija za širenje početne riječi o nadolazećem događaju.

Planiranje velike vjenčanja na malom proračunu

Vjenčanja su glavni primjer događaja gdje se proračuni mogu osporiti troškova. Iza svakog vjenčanja je obitelj pravih ljudi koji imaju druge financijske obveze koje treba razmotriti prije nego što troše bogato na svoj veliki dan. Većina koordinatora vjenčanja to shvaća, ali najbolje znaju kako maksimizirati svaki dolar vjenčanja. Iako organizatori korporativnih događaja rade u različitim okruženjima od planova vjenčanja, puno je naučeno o tome kako profesionalci vjenčanja upravljaju svojim proračunima.