Prije nego kupite računovodstveni softver za male tvrtke

Računovodstveni softver može biti izvrstan alat za vašu malu tvrtku, omogućujući vam da pratite sve svoje financijske podatke i jednostavno izrađujete izvještaje za učinkovito planiranje. (Pročitajte više o prednostima računovodstvenog softvera male tvrtke.)

No, budući da često upotrebljavate računovodstveni softver, važno je osigurati da odaberete računovodstveni softver koji odgovara vašoj tvrtki i vašim potrebama.

Je li mobilno dostupan?

Trgovina maloprodajnog računovodstvenog softvera uvelike je prihvatila oblak računanja. Većina novijih dobavljača kao što su FreshBooks i Zoho uopće ne nude desktop verzije, a tradicionalni dobavljači poput Intuit (QuickBooks) migrirali su svoje ponude za stolna računala na web i usmjeravaju svoje klijente prema naplatama na temelju pretplate. Neki dobavljači nude i verzije desktop ili hibridnih aplikacija za stolna računala / oblake.

Online verzije idealne su za mobilne korisnike. Osim što podržavaju najčešće korištene web preglednike, obično nude iPhone / iPad i Android aplikacije, što ih čini idealnim za slanje faktura i unos podataka o troškovima bez obzira gdje se nalazite.

Odgovara li vašim računovodstvenim potrebama?

Ako ste jedini vlasnik / izvođač ili vrlo mali vlasnik tvrtke bez zaposlenih, možete dobiti osnovnim računovodstvenim paketom koji obrađuje fakturiranje, praćenje troškova i pruža osnovni skup izvješća za održavanje kartica na vašem poslovanju. Obično te jeftine ponude nisu zapravo pravi računovodstveni paketi jer ne obavljaju dvostruko unosno knjiženje (Potraživanja, obveze prema računima i glavna knjiga).

Veće tvrtke koje imaju zaposlenike, ugrađene ili na neki drugi način imaju veće računovodstvene potrebe trebat će robusniji (i skupi) paket koji može obavljati dvostruko upisivanje računa i ima više naprednih značajki kao što su platni spisak, upravljanje zalihama, upravljanje projektima, upravljanje kupcima ( CRM), analitiku i mnogo širi izbor izvješća (i mogućnosti prilagodbe izvješća).

Srećom, većina ponuda proizvoda vam omogućuje da započnete s osnovnim paketom i proširite se kako rastu vaše potrebe. Postoje i mnoge dodatke treće strane za više popularnih računovodstvenih paketa, tako da možete (na primjer) dodati modul plaća ako dobavljač ne nudi takve (pogledajte QuickBooks dodatke).

Još jedna značajka koja je vrlo korisna je pristup računovođu. FreshBooks, na primjer, nudi portal za računovođe tako da vaš računovođa može pristupiti vašim FreshBooks izvješćima i zapisima časopisa koji vam štedi ručno razmjenjivanje informacija.

Ima li značajke jednostavnosti korištenja?

• Omogućava li vam softver da šaljete čekove, narudžbe i račune putem mreže?
• Ima li mogućnost povezivanja na internet s vašim bankovnim računima?
• Je li integriran s drugim softverom koji često koristite, kao što je Microsoft Office?
• Je li u stanju pretvoriti podatke iz drugih računovodstvenih programa ili baza podataka?
• Što se događa ako se u budućnosti odlučite za prelazak na drugi programski paket - hoćete li moći lako izvući i migrirati postojeće podatke?

Drugim riječima, hoće li računovodstveni softver moći zadovoljiti sve vaše potrebe, sada iu budućnosti?

Koliko je strma krivulja učenja?

Svi računovodstveni softver tvrdi da su "user-friendly", ali ćete i dalje morati uložiti malo vremena u učenje kako ga koristiti. To je osobito važno ako nemate poznavanje računovodstva; je softver usmjeren prema računovodstvenim stručnjacima ili može li itko brzo doći do brzine?

Prije nego što kupite pažljivo pogledati. Je li korisničko sučelje intuitivno i udobno? Hoćete li vi (i vaši zaposlenici) moći sjesti i naučiti ili trebate li još ulaganja u obuku? Većina dobavljača nudi besplatno probno razdoblje (obično 30 dana).

Koliko je dobra usluga korisnicima i podrška?

U smislu krivulje učenja, on-line pomoć čini program. Da li računovodstveni softver ima značajke kao što su savjeti zaslona, ​​indeks za pretraživanje koji se može pretraživati, demo i računi primjeraka da biste započeli? Postoje li dostupni priručnici za ispis? I kako je dostupna podrška tvrtke? Pogledajte online recenzije da biste dobili pojavljivanja ljudi koji su koristili softver.

Je li skalabilan?

Koliko je lako ili skupo premjestiti se s jednog korisnika na više korisnika? Većina osnovnih softverskih ponuda je pristup za jednog korisnika ili jednog korisnika i računovođa. Dodavanje korisnika zahtijeva nadogradnju na skuplje planove. Primjerice, osnovni plan Zoho knjiga omogućuje jedan korisnički račun + "standardni plan" za dva korisnika + računovođa, a "profesionalni plan" omogućuje neograničen broj korisnika (vidi planove / cijene za Zoho knjige).