Kako razviti plan za outsourcing

Mnoge rasprave o outsourcingu u medijima čine ga složenim, ali je sasvim jednostavno. Čak iu našim domovima, mi "outsource" mnogi zadaci: Kuhanje, održavanje naše travnjake i brigu o djeci, samo u ime nekoliko. Kada nemamo vremena, fokus ili vještine da radimo sami, tražimo nekoga tko može, a netko tko će raditi za cijenu koju možemo platiti. Korporacije rade na isti način, iako njihove odluke mogu uključivati ​​više čimbenika i donositelja odluka.

Razvojni proces

No, baš kao što obitelji donose različite odluke, korporacije mogu doći do zapanjujuće različitih odluka o outsourcingu. Nema predloška koji radi za sve tvrtke, ali postoji proces koji sve tvrtke trebaju razmotriti:

realizacija

U prošlosti, mnoge korporacije možda nisu ni znale što je outsourcing. Danas znaju o outsourcingu, ali možda ne shvaćaju koliko su već outsourcing (i outsourcing) programi koji već rade: centri za kopiranje, poštanske prostorije, upravljanje objektima, IT, pa čak i dijelovi korporativnog pravnog odjela. Outsourcing ne može riješiti svaki problem, ali učenje o prethodnoj generaciji ugovora identificirat će nove projekte i pružiti vrijedan uvid.

Postavljanje ciljeva

Da biste bili uspješni u izradi programa outsourcinga, morate definirati određene ciljeve, kao što su smanjenje ukupnih korporativnih troškova za pet posto, fokusiranje na učinkovitost za jednu lokaciju ili samo pregled funkcija u jednoj poslovnoj jedinici. Ciljevi ne trebaju ogromne detalje. Kako se iskustvo outsourcinga povećava, definicije će se promijeniti.

Sudjelovanje

Potrebni su vam sudionici iz mnogih područja stručnosti kako bi pružili doprinos planu, provjerili pretpostavke i pružili stručnu prosudbu. Kada se prebacujete iz općeg plana na određene projekte, ponovit ćete taj proces i stvoriti podgrupe s još specifičnijim znanjem.

identifikacija

Sada kada imate ciljeve i stručnjake za prepoznavanje i interpretaciju informacija, vrijeme je da prepoznate određene projekte za svoj program outsourcinga. Svaka tvrtka razvija različite kriterije i promiče kultura koliko i financijska ili operativna analiza, ali postoje zajednički kriteriji koje biste trebali pogledati:

• Dosadašnje odluke: Vaša tvrtka vjerojatno je donijela ranije odluke o korištenju ne-zaposlenika, kao što su privremeni radnici ili ugovori o uslugama. Radite s nabavom i vašim PMO (Project Management Office) za detalje. Pogledajte kako su riješili probleme na ovom popisu i sastavili naučene lekcije.
• ekspertiza: Izvršavate li funkcije ili proizvodite proizvode bez dovoljno stručnosti ili imate problema s zadržavanjem menadžera? Sadrži li postojeće uprave plan za rješavanje ovih problema? Ako ne, to bi mogao biti dobar projekt outsourcinga.
• Kvaliteta: Čak i ako funkcija ima osobe s pravim vještinama i iskusnim menadžerima, možda nećete dobiti potrebnu razinu usluge. Voditelj provodi anketu klijenata? Što su korisnici rekli o proizvodima ili uslugama? Jaz u kvaliteti ili nedostatak interesa za korisničku službu još je jedna zastava za outsourcing.
• Cijena: Izuzetno kvalitetna usluga nije nužno dobra vrijednost. Kako vam se troškovi uspoređuju s konkurentima? Sadrži li ova funkcija mjesečna izvješća: Jedinice, operativni troškovi i trendovi višegodišnjih troškova? Ako ta funkcija ne može proizvesti ta izvješća, vanjska usluga može pružiti veću transparentnost u vašem poslovanju.
• skala: Kada pregledate cijelu tvrtku, učinit ćete mnoge neočekivane otkrića. Ostani fokusiran! Jedan veliki projekt je bolji kandidat za outsourcing nego niz manjih projekata. Taj jedinstveni projekt zahtijevat će mnogo manje administrativnih i upravljačkih resursa. Držite sveobuhvatan popis, ali samo odaberite kandidate koji imaju veliki utjecaj na vaš prvi val projekata.
• Sigurnost: Sada imate dobru ideju o potencijalnim projektima. Vrijeme je da ih filtriramo prema sigurnosnim standardima. Sigurnost je složena i kontroverzna tema. Različiti standardi primjenjuju se na različite industrije, a neke tvrtke više su svjesne sigurnosti svojih konkurenata. Razumjeti unutarnje i industrijske standarde te u skladu s time ograničiti projekte outsourcinga. Uključite zakonsku, informatičku, korporativnu sigurnost, sukladnost (ako se to odnosi) i odjelima "rizika" u vašim raspravama.
• određivanje prioriteta: Svaka stavka iznad (i možda i ostala obilježja) mora biti ocijenjena, a svaki projekt treba dodijeliti ukupnu vrijednost "outsourcinga". Bez sumnje će biti puno rasprava o tome koje karakteristike su najvažnije, ako su njihovi rezultati točni i ako se trebaju razmotriti druge karakteristike. Nemojte se iznenaditi ako taj proces traje mjesecima ili čak godinama.
• Komunikacija: Do trenutka kada ste odredili prioritete potencijalnih projekata, održali ste mnogo sastanaka i razgovarali s puno ljudi. Očekujte da ove rasprave budu javne informacije u odjelima koje ste ciljali za outsourcing. Uvijek pretpostavite da će te rasprave doći do vaše zaposlenike, često u stvarnom vremenu. Pažljivo promišljene korporativne komunikacije moraju biti pripremljene i spremne. Nikad nemoj dopustiti da glasine postanu bolji izvor informacija od činjenica.

izvršavanje

Na kraju ovog procesa imat ćete svoj početni plan outsourcinga. Postoje mnogi koraci kako izvršavate ovaj plan: Potvrđivanje podataka, stvaranje pod-odbora za određene projekte, prepoznavanje dobavljača, vođenje pilota, dodjelu ugovora i tako dalje.Međutim, razvoj vašeg plana pruža vam prve i najvažnije korake.