Kako napraviti popis obveza: Savjeti za upravljanje

Svi smo obavili popis obveza. Nekako se nikada ne čini da ima dovoljno sati na dan kako bi se postigle sve stvari na popisu obveza. Ovdje je sustav koji radi - i to može raditi i za vas.

Popis nije dovoljno

Izrada "stvari koje trebaš napraviti" nije dovoljna. Morate ih rangirati. Morate znati koje su zadatke važnije kako biste se mogli usredotočiti na njih. Zatim morate izdvojiti resurse na te stavke, izmjeriti svoj napredak i nagraditi se za svoje uspjehe.

rangiranje

Navedite sve stavke koje trebate učiniti u proračunskoj tablici, iako ih možete i raditi na papiru. Također ih možete staviti na računalo ili pametni telefon, zapisati ih u svoj kalendar ili ih unijeti u softver za upravljanje vremenom.

Prvi korak je da navedete sve što morate učiniti. Zatim im dodijelite rang tako da se možete usredotočiti na važne stavke.

Upotrijebite rang A, B, C. A-list je ono što moram napraviti danas prije nego što odem. Popis B je ono što trebate učiniti, ali ne nužno i danas. Konačno, C-popis je ono što vam je potrebno da nađete vremena za uskoro.

Možda ćete brzo saznati da se stvari na C-popisu, pa čak i na B-popisu, nikada ne ostvaruju. U poziciji jednog operativnog menadžera prije nekoliko godina pronašao sam sve više i više frustriran mojim A-popisom. Ne samo da sam to svakodnevno ne prolazio kroz njega, kao što sam uvijek imao prije, ali popis A-a nastavio je rasti. Tada sam shvatio što moram učiniti kako bi moj popis obveza radio za mene, i razvio sam taj sustav učinio raditi.

Upravljanje vremenom

Nije bilo dovoljno znati što je važno; što je napravilo A-popis. Također sam trebao znati koliko će dugo trajati i koliko vremena moram posvetiti njima. Dodao sam stupac popisa obveza s procijenjenim vremenom za svaki zadatak i susjednim stupcem s ukupnim zbrojem.

Onda sam napravio jednostavnu studiju vremena. Kao i svaki zadatak sam napisao ono što sam učinio i početak i kraj vremena. Pratio sam cijeli dan. Tada sam to ponovio nekoliko tjedana kasnije na drugi dan. Nije bilo iscrpno istraživanje na bilo koji način, ali to mi je dala uvid. Kao upravitelj operacije, većinu vremena sam preuzeo prekidima - bavljenje događajima koji su se dogodili, kriza koja je nastala ili problema koji su morali riješiti. U prosjeku su ovi prekidi potrošeni četiri sata dnevno. Budući da obično radim desetosatni dan, to mi je ostavilo šest sati dnevno za stvari na popisu obveza.

Svake noći, prije no što sam otišla iz ureda, ažurirala bih popis obveza. Izbrisat ću stvari koje sam završio, dodijelio ili zamijenio, dodati nove stvari koje su se pojavile, preuređivati ​​prioritete kako bi dobili najvažnije zadatke na vrhu i dodijeliti predviđeno vrijeme za svaku. Onda bih spustio popis do šestosatne oznake i nacrtala liniju. To je postalo moj cilj za sljedeći dan.

Nagradite se

Najčešće, ta je crta pala negdje na mojem popisu. Rijetko je bilo negdje blizu dna. Međutim, to je bio moj cilj. Ako sam udario ili prošao liniju, otišao sam kući osjećajući se kao da je bio produktivan i uspješan dan. Umjesto da sam se prebacio na ono što nisam uspio doći do toga, priznavala sam svoj uspjeh u susretu ili preuzimanju cilja. Sutradan sam morao početi iznova i doprijeti do novog cilja, ali to sam učinio iz perspektive izgradnje prethodnog uspjeha, a ne od frustracije stalno više posla nego što sam imao vremena za postizanje.

Trebate sustav

Da biste bili uspješni, morate razviti sustav koji će upravljati vašim vremenom, tako da možete dobiti više posla u vrijeme koje imate. Ako je ciljana linija na popisu obveza uvijek blizu vrha, šef će početi tražiti nekoga tko može raditi malo dalje na popisu svaki dan. U nastavku pogledajte nekoliko resursa koji će vam pomoći da bolje radite u upravljanju vremenom.

Upravljajte ovom izdanjem

Navedite zadatke koje morate učiniti. Prioritetite one koji su važni, a ne samo hitni. Imati plan za što treba postići svaki dan. Radite prema tom planu. Nagradite se kada se susretnete ili pobijedite svoj cilj.