Neprofitne organizacije Zamjena osoblja s volonterima

Vrlo je u iskušenju u teškim vremenima smanjiti plaćene pozicije zaposlenika i okrenuti te pozicije u volonterske. Ali je li u redu? Radi li to? Koje su zamke ili prednosti?

Korištenje volontera za obavljanje poslova ili poslova koje bi inače učinili plaćeno osoblje (često se zove zamjena radnih mjesta) trebalo bi biti samo dio sveukupne strategije za smanjenje troškova tijekom teških vremena. Evo nekoliko savjeta za to ispravno:

Nemojte nikoga smjestiti s namjerom zamjene volontera za plaćeno osoblje. Takvo djelovanje mora uzrokovati da se plaćeno osoblje plaši za svoje radno mjesto i da se odupru i odupru raditi s volonterima, bojeći se da mogu preuzeti posao. Međutim, kada postoji prirodno iscrpljivanje ili opća reorganizacija, iskoristite tu priliku da razmislite o tome kako je organizacija postavljena te kako možete konfigurirati poslove kako bi neke dužnosti mogle obavljati volonteri.

Na primjer, upravo ste promovirali svog recepcionara na poziciju administrativnog pomoćnika koji radi s voditeljem razvoja. Time ostavlja otvoreni rad recepcionera. Može li taj položaj ispuniti volonteri? Jedna organizacija koju smo posjetili nedavno ograničava sate otvorene za javnost na pet po danu (10: 00-15: 00) i koristi volontere za recepciju. Svakog dana postoji drukčiji volonter. Taj volonter odgovara telefonu, pozdravlja posjetitelje i izvodi asortiman dobro definiranih i dokumentiranih službenih dužnosti.

Na kraju dana, dobrovoljac koristi obrazac za sažetak važnih stvari koje su se dogodile tog dana i sve probleme koji bi mogli biti riješeni sljedećeg dana volontera.

Ova organizacija ima većinu bugova razrađenih, a volonteri su sretni i lojalni. Sada ima dovoljno obučenih volontera da još nekoliko volontera u uredu vode brigu o drugim uredskim zadaćama, pomažući još više organizaciji.

Nemojte samo koristiti volontere za najrecentnije zadatke

Mnogi volonteri sretni su za obavljanje službenih radnji ili za slanje e-pošte s vrata ili vođenje zadataka, ali kad god postoji zadatak koji bi vaš osoblje stvarno volio, ali nema vremena, razmislite o korištenju volontera. Volonter može biti volonterski koordinator, pomoći pri pisanju grantova ili resursa za istraživanja, biti odgovoran za newsletter, obučiti druge volontere ili čak osoblje, planirati i provoditi posebne događaje ili niz drugih stvari. Razmišljajte kreativno i tražite volontere koji imaju posebne talente ili iskustvo.

Razmislite o pronalaženju i korištenju "stručnih" volontera

Vještine volontera obično su stručnjaci u onim područjima koja neprofitna organizacija nije, kao što su financije, ljudski resursi ili marketing. Često su zaposlenici u korporacijama. Kao dio korporativnog programa društveno odgovornog poslovanja poslodavaca, vrijeme im je da svoje poduzeće troši vrijeme na rad s neprofitnim organizacijama. Postoje i kvalificirani dobrovoljci između poslovi koji bi mogli biti vrlo zainteresirani za održavanje svojih vještina oštrim i dodavanjem njihovih životopisa.

Ovlašteni dobrovoljci ne mogu zamijeniti osoblje, ali mogu zamijeniti skupo outsourcing i vanjske konzultante. Oni vam mogu pomoći da reorganizirate, provodite organizacijsku reviziju, razvijate podatke koji su im potrebni kako bi se odbor donio organizacijske odluke, pronašao načine kako uštedjeti novac na osnovnim uslugama ili pomoći osoblju da se usredotoči na ono što je najvažnije na svojim poslovima.

Istraživanja su pokazala da neprofitne organizacije ne koriste vještog volontera (nazvanog pro bono rad) onoliko često koliko treba. Zamolite svoje lokalne korporacijske zaklade da imaju kvalificirani volonterski program ili se prijavite za pro bono potporu kroz Taproot Foundation.

Korporacija za nacionalnu i društvenu službu ima alat koji će pomoći neprofitnim organizacijama da se pripreme za korištenje volontera temeljenih na vještinama. Također možete objaviti svoje otvore za volontere s profesionalnim vještinama u Catchafiru, online usluge podudaranja.

Nemojte tolerirati sustav kasta u vašem uredu

Vidjeli smo urede gdje su plaćeni menadžeri svakodnevno otišli na ručak, obično zajedno, dok su službenici i dobrovoljci jeli sendviče za salate u sobi za odmor, u međuvremenu držali tvrđavu sve dok se menadžeri ne vrate. Kakav način da se službenici i volonteri osjećaju kao građani druge klase. Pronađite načine da budu inkluzivni i učinite svima osjećaj da su vitalni za nešto vrlo važno.

Djelujte brzo kad volonteri pokažu interes

Volonteri imaju puno mogućnosti u mnogim organizacijama. Djelujte brzo kada pokazuju zanimanje za tvoje, ili će ići negdje drugdje. Uobičajeno je da potencijalni dobrovoljci dobiju loše provjere neprofitnih organizacija. Ili voditelj volontera nije glasao na ono što volonterka kaže o njegovu ili njezinom vremenu (osjećaj osvaja često je razlog za volonterski let kao osjećaje nedovoljno iskorišteno); ili volonter dobiva površni intervju koji ne otkriva sposobnosti i iskustva koja bi mogle biti tragovi za rješavanje volontera u rewarding situaciju.

Držite otvoren um o tome koje vrste radnih mjesta Volonteri mogu ispuniti

Da, možda imate popis osnovnih uloga koje uvijek kupujete, ali kada razgovor otkriva druge mogućnosti, nemojte biti vezani presedanom i pravilima. Nemojte se ustručavati stvoriti volonterski posao koji odgovara toj osobi, njegovim talentima i interesima. Možda ćete moći osloboditi plaćenog osoblja neke zadatke i prebaciti ih na volonter. To bi trebalo omogućiti vašem plaćenom osoblju vrijeme da provede vrijeme na drugim zahtjevnim zadacima. Međutim, nikada ne smije otkriti osobu plaćenog osoblja na moguće gubitke radnih mjesta.

Dno crta je da nikome nije korisno smanjiti troškove namjerno rezanjem osoblja i zamjenom volontera, ali mogu postojati kreativni načini kako bi volonteri mogli ispuniti neke uloge ako to učinite mudro.