Kako napraviti vaše poslovne poruke e-pošte više stručnjaka

Mnogi vlasnici malih tvrtki oslanjaju se na e-poštu kao osnovni način poslovne komunikacije. To ne čudi; e-pošta je brza i jednostavna te pruža papirnatu stazu. No, to ne znači da vaše poruke e-pošte, osobito kada je riječ o poslovnoj komunikaciji, trebaju biti opuštene. Zapravo, loša komunikacija putem e-pošte može koštati korisnike dok šteti vašoj robnoj marki i vašem ugledu.

Slanje profesionalne e-pošte tvrtke dolazi do stvaranja navika koje se usredotočuju na jasnu, kratku i prikladnu komunikaciju.

1. Koristite poslovnu adresu e-pošte

Kada ste vlasnik tvrtke, koji obavlja poslove u ime vaše tvrtke, provjerite upotrebljavate li poslovnu adresu e-pošte. U idealnom slučaju, to znači da imate poslovnu adresu (tj., [email protected]) koju koristite za sve poslovne komunikacije.

Ako to nije moguće, možete izraditi besplatnu adresu e-pošte koja uključuje naziv tvrtke (tj., Vaš[email protected]). Korištenje osobne adrese e-pošte koja je očigledno nepovezana s vašom tvrtkom može, u najgorem slučaju, povrijediti vašu profesionalnost i u mnogim slučajevima možda se ne shvaćate ozbiljno.

2. Zadržite kratke i slatke poruke

Nema ništa loše u objašnjavanju stvari u velikoj mjeri; može pružiti jasnoću i smanjiti nesporazume. No, kada poruka e-pošte počne izgledati kao roman, možete brzo izgubiti pozornost primatelja i zbuniti problem s nevažnim informacijama. Da biste to izbjegli, držite se jednog objekta po e-pošti, a kada trebate dodati više informacija, upotrijebite podebljane podvrste tako da su najvažnije pojedinosti jasne.

3. Koristite opisne teme

Jeste li ikad otvorili poruku e-pošte temeljeno na predmetu, a završili su sasvim zbunjeni i pomalo su se ljuti kad je riječ o nečemu sasvim drugom? Budući da već čuvate svaku e-adresu koju napišete ograničeno na jedan predmet prema gore navedenom savjetu, trebali biste provjeriti je li predmetni redak odražava tu temu i ništa drugo. To ne samo da pomaže primatelju, već će i olakšati upravljanje vlastitom pristiglom poštom.

4. Slušaj

Lako je puštati stvari prilikom slanja e-pošte jer se osjećate kao da ste zaštićeni zaslonom računala, ali neki se razgovori lako mogu pogrešno shvatiti u e-poruci. Zapravo, bez verbalnih komunikacijskih znakova za narušavanje poruke koju šaljete, bilo koja e-pošta može biti pogrešna. Ako šaljete poruku koja bi mogla biti upitna, ponovo je pročitajte prije slanja i ako još niste sigurni, vjerojatno ste bolje od podizanja telefona.

5. Učinite vaš potpis e-pošte korisnim

Potvrde o potpisima e-pošte, e-poštom, mogu biti učinkoviti u nekim situacijama, ali te stavke nikada ne bi smjelo upotrebljavati vaš potpis e-pošte za ono što namjerava koristiti - pružanje vaših podataka za kontakt. Vaša početna e-pošta ili odgovor trebaju sadržavati potpis e-pošte s vašim punim imenom, tvrtkom i URL-om na minimum. Broj telefona, naslov i preusmjeravanje adrese e-pošte ne boli ni.

6. Provjerite pravopis i pravopis

Provjera pravopisa je jednostavna. Postavite kao zadanu postavku u klijent e-pošte da biste provjerili sve poruke prije nego ih pošaljete. E-adresa je više neformalna i postoji malo olakšanosti s pravopisnim i gramatičkim pogreškama, ali izgleda strašno poslati poruku napunjenu pogreškama. Posljednja stvar koju želite je napraviti loš dojam jer ste žurili poslati e-poštu i preskočili provjeru pravopisa i gramatike.

E-pošta važna je metoda komunikacije u poslovanju, čak i ako to nije vaša prva preferencija. Slijedeći ove poslovne prakse e-poštom pomoći će vam da sačuvate profesionalnu i produktivnu komunikaciju putem e-pošte, a možete biti sigurni da je dojam koji napravite dobar.