Savjeti za vođenje odjela za planiranje događaja

Na vrhuncu planiranja korporativnih događaja je položaj ravnatelja. Ta osoba obično nadgleda rad višestrukih koordinatora pri postavljanju standarda prakse za cijeli odjel. Nije jednostavan posao, ali može biti nagrađivanje i iz perspektive karijere i financijski. Konačno, ključ za uspostavljanje sebe kao učinkovitog ravnatelja je voditi primjerom. Evo nekih od područja gdje ćete morati pokazati iskustvo i stručnost …

Odlučivanje

Čini se da svaki aspekt planiranja događaja uključuje izbor. Od prostora i ugostiteljstva do dobavljača i dekor izbor, planeri su dužni donijeti najbolje odluke za grupu na pravodobno. Ti su izbori pojačani u ulozi vodeće uloge, jer će vam cijeli odjel obradovati vas za konačno odobrenje. Iako je važno donositi informirane odluke, također morate brzo odabrati smjer kako biste se stvari mijenjale.

Procesno upravljanje

Odjeli s višestrukim koordinatorima imaju ogromnu količinu informacija koja teče kroz njih svaki dan. To uključuje bitne dokumente kao što su ugovori, narudžbe događaja banketa, računi i sporazumi o dobavljačima. Jedini način da učinkovito upravljate svim tim informacijama je da imate definiran postupak za članove tima koji će slijediti. Bez strukturiranog režima za podnošenje dokumenata i praćenje nedostatnih zahtjeva, vaš odjel će na kraju vidjeti dan kada se nešto važno sklizne kroz pukotine.

Budite specifični o tome kako očekujete da informacije prolaze kroz vaš tim i pokušajte uključiti točke pregleda za praćenje napretka.

Upravljanje osobljem

Skoro je nemoguće voditi tim bez razumijevanja kako svaka osoba doprinosi misiji. U planiranju događaja tim se proširuje svima koji sudjeluju u izgradnji događaja. Kada to gledate na ovaj način, popis može biti prilično dug. Na vrhu su koordinatori događaja, a odatle se hijerarhija dijeli na poslužitelje, uveče i sigurnosno osoblje. Dobar redatelj razumije kako bi svaki od tih položaja trebao obavljati. Na taj način, ako se pojave problemi, oni mogu izravno riješiti problem i usmjeravati ljude u pravom smjeru.

Smanjivanje neučinkovitosti

Vrijeme je ključni resurs u planiranju događaja, a cilj svakog redatelja trebao bi biti da minimizira vrijeme koje izgubi na neodlučnost i čekanje. Moglo bi biti tako jednostavno kao prepoznavanje boljeg načina postavljanja prostorije ili složeniji kao reorganiziranje strukture odjela. Cilj preustroja zadatka ili strukture trebao bi biti odrediti mjesto gdje se vrijeme gubi, a pružiti rješenje da bi se učinilo učinkovitijim. Svaka minuta koja se sklizne ne može se oporaviti, stoga je neophodno analizirati procese kojima se neprestano otkrivaju područja.

Promovirajte timski rad

Potrebno je tim kvalificiranih pojedinaca da izvrše plan događaja, a na kraju dana svi se oslanjamo jedni na druge da bismo obavili posao. Dobri timovi obično ne međusobno međusobno povezuju - vodi ih iskustvo i smjer trenera. U planiranju događaja, trener je redatelj, a presedan za dijeljenje odgovornosti započinje s njima. Redatelj treba osigurati da se klijentove potrebe pravilno komuniciraju s drugim odjelima tako da se sve dogodi na katu događaja.

Nijedna osoba nije odgovorna za uspjeh ili neuspjeh događaja, a dobar redatelj promovira ozračje u kojoj svaka osoba razumije njihovu povezanost s većom slikom.

Vodeći odjel za planiranje događaja zahtijeva znatnu količinu iskustva, ali sav doživljaj na svijetu nije zamjena za istinske sposobnosti vodstva. Morate biti u mogućnosti usmjeriti zaposlenike i analizirati procese kako biste dobili najviše iz vašeg tima. Ako želite postati redatelj, onda su to osobine koje biste trebali razvijati kako biste ih razmotrili za sljedeću priliku u vašoj karijeri.