Napravite većinu posebnih događaja za svoju neprofitnu organizaciju

Široko citirana studija Charity Navigatora 2007. godine sugerira da posebni događaji nisu dobri izvori sredstava. Zapravo, prema studiji, prosječna dobrotvorna udruga troši 1,33 dolara za prikupljanje 1 dolara u doprinosima za posebne događaje. No, većina razvojnih direktora zna da posebni događaji mogu poslužiti u mnoge svrhe, a možda je i najmanje njihovo prikupljanje sredstava.

Proširite ciljeve vašeg događaja

Stephanie Roth, urednica Grassroots Journal of Fundraising, piše da, budući da posebni događaji ne podižu puno brze novce, ali zauzimaju puno ljudi - moć i vrijeme, ključno je da prikupljači sredstava planiraju ostvariti druge važne zadatke kroz svoje događaje. Roth sugerira da posebni događaji stvaraju druge mogućnosti prikupljanja sredstava kroz "pomoćne" metode prikupljanja sredstava. Među ovim metodama su:

• Doprinosi u naturi kao što su donacije hrane, mjesta održavanja ili zabave. Zašto je to korisno? Doprinosi u naturi lakše se mogu dobiti od tvrtke bez prethodnog odnosa. No, to bi moglo biti noga u vratima drugih doprinosa.
• Sponzorstva se obično koriste za povećanje prihoda od događaja. Sponzori plaćaju razne pogodnosti kao što su publicitet putem događaja, oglas u programu ili logotip tvrtke koji je vidljiv istaknut.
• Nijeme aukcije omogućuju vam da naplatite događaj koji mnogi ljudi mogu priuštiti, a zatim uložiti više sredstava kroz dražbu.

• Ad knjige mogu se dati gostima događaja. Oglasna se knjiga sastoji od plaćenih oglasa i također sadrži informacije o neprofitnoj organizaciji. Izgledi za kupce oglasa uključuju lokalne tvrtke, dobavljače, poduzetnike, pa čak i donatore koji žele oglašavati uslugu.
• Posebni događaji također mogu izgraditi odnose, pomažući potencijalnim donatorima da osjete vezu s vašim uzrokom. Događaj pruža značajno "lice vremena" sa svojim navijačima, ponekad postavljajući pozornicu za velike darove.
• Događaji su prilika za privlačenje novih donatora i upoznavanje s vašom organizacijom. Da biste to učinili, planirate događaj koji će imati široku javnu žalbu i naplatiti razumne naknade za ulaznice ili ih besplatno.

• Posebni događaji također mogu generirati puno publiciteta. Vaše osoblje za odnose s javnošću naći će mnogo načina da se riješi riječ, od letaka do intervjua s lokalnim medijima na društvene medije. Izgradnja vidljivosti u zajednici ključna je za uspješno prikupljanje sredstava.
• Upotrijebite posebne događaje kao način pružanja dobrotvornog iskustva volonterima, Neka se obratite davateljima, pratite ih i komunicirate s njima tijekom događaja. To je osobito korisno za članove uprave koji se nerado pitaju od davatelja novca. Oni mogu doživjeti iskustvo na ovom manje stresnom putu.

Pojedinosti učiniti materije

Postoji toliko vrsta posebnih događaja kao i vrste neprofitnih organizacija i uzroka, ali planiraju uspjeh saznavši što je radilo za druge organizacije. Ne ustručavajte se pitati vršnjacima u drugim neprofitnim organizacijama da dijele savjete za uspjeh. Sjeti se da je uspjeh u detaljima. Neki od savjeta stručnjaka za posebne događaje uključuju:

• Snimajte fotografije svakog gosta na događaju i kasnije pošaljite fotografiju s bilješkom zahvale ili ga podijelite na društvenim medijima.
• Upitajte ako gosti imaju posebne potrebe kao što su prehrambeni zahtjevi prije događaja.
• Postavite službene pozdravljače na ulazu u događaj (npr. Ako se škola pohađa događaj, učenici su pozdravljači).
• Pružite učinkovitu provjeru događaja.
• Dajte svakom gostu karticu s navođenjem: "Sjediš u tablici # ___".
• Navedite dijagram položaja tablice.
• Dajte tablici pogodnosti koje odražavaju vašu misiju.
• Pružite pojedinačno tiskane izbornike s popisom svakog tečaja koji će biti poslužen.
• U svom pisanom programu istaknite svoju misiju i svrhu događaja.
• Uključite posebnu zahvalnost od nekoga tko će imati koristi od događaja kao što su ljudi kojima služiš.
• Prilikom planiranja događaja, napišite svoj plan, stvorite vremensku skalu i zaposlite sposobne volontere.

Ako prodajete ulaznice

• Bez obzira koliko elegantan ili zabavan događaj, ako ne prisustvujete ljudima, vaši napori su izgubljeni. Pohađanje nije toliko potaknuto publicitetom nego prodajom karata. Potrebno vam je mnogo čizama na terenu za prodaju ulaznica. Iako je to najmanji glamurozni zadatak, bitno je. Zapošljavajte puno volontera jer, u prosjeku, većina dobrovoljnih prodavača ulaznica prodat će po pet ulaznica svaki po jedan.
• Isprobajte različite cjenovne bodove za svoje ulaznice. Imaju većinu ulaznica za sve, ali nude veće cijene ulaznica koje pružaju dodatnu korist.
• Razmislite o svom događaju kao dugoročnoj obvezi, no uložite u alate za izvješćivanje i analizu koji će vam pružiti povratne informacije koje trebate poboljšati svaki put ili se ukloniti ako nije produktivno.

Posebni događaji nisu način da se odmah podignu mnogo novca, ali oni mogu biti dio vaše strategije kultivacije donatora i promovirati vaš rad. Samo ih namjeravate trošiti, a zatim ih učiniti "posebnim".