Kako voditi učinkovite timske sastanke

Učinkoviti sastanci su zanimljivi, energetski energetski događaji u kojima članovi tima rade zajedno kako bi donosili odluke ili riješili probleme. Nažalost, previše sastanaka koje prisustvujemo čini se da je upravo suprotno. Najgori sastanci donose vrijeme za puzanje, ostavljajući svakoga mentalno i emocionalno iscrpljeno i više nego malo frustrirano. Razlika je u tome kako se sastanci planiraju i izvode.

Najbolji menadžeri razumiju važnost tih događaja i shvaćaju da stvaranje velikog sastanka zahtijeva planiranje i namjerni napor. Ovaj članak nudi deset savjeta koji će vam pomoći da iskoristite prednosti ovog dragocjenog vremena suradnje sa svojim timom. Evo savjeta o tome kako jačati timske sastanke.

Pozitivan stav o sastancima

To je najvažnija stvar koju menadžer može učiniti kao vođa kako bi poboljšao timske sastanke. Šokiran sam koliko je menadžera s ponosom da proglase njihovu odbojnost od sastanaka. Da bi se postigli značajni rezultati, riješili probleme, donosili odluke, informirali, potaknuli, surađivali i motivirali, menadžeri trebaju raditi s ljudima.

To znači povremeno da se ti ljudi zajedno u sobi ili na konferencijski poziv i razgovaraju s njima. Upravljanje se ne radi o sjedenju u uredu dok vrata ne zatvaraju poruke e-pošte. Kao vođa, pokušajte gledati sastanke kao manifestaciju vodstva. To je vodstvo vrijeme prikazivanja, a ne nešto straha kao putovanje zubaru.

Zapamtite, Vi ste vlasnik sastanka

Nemojte delegirati planiranje dnevnog reda administrativnom pomoćniku ili drugom članu tima. Kao vođa, to je vaš sastanak. Vaš je zadatak planirati i voditi sastanak. Da biste se stavili u pravilan okvir uma, pitajte i odgovorite na sljedeće pitanje: "Nakon ovog sastanka, što ću željeti da ljudi nauče, postignu ili riješe?"

Uvijek pripremite dnevni red

Svaki članak koji ćete ikada pročitati o učinkovitim sastancima na radnom mjestu sadrži savjete u pripremi dnevnog reda. Ipak, i dalje se pojavljuju na sastancima na kojima ne postoji nijedan dnevni red. Čin planiranja dnevnog reda pomaže vam da se usredotočite i identificiraju prioritetne teme za sastanak.

Zatražite unos na dnevni red

Iako je primarna odgovornost menadžera za razvoj dnevnog reda, članovi tima mogu biti pozvani da doprinesu stavkama dnevnog reda. Slanje poziva za ideje nekoliko dana prije sastanka.

Spice It Up

Stavite malu raznolikost u format. Evo nekoliko stvari koje možete učiniti da biste začinili sastanke tima:

• Pozovite gostujuće govornike
• Slavite nešto
• Provesti "okrugli stol za učenje" - imati članove tima koji se obrate i poučavaju nešto drugo
• Gledajte Ted Talk koji je relevantan za dnevni red sastanka
• Pokrenite aktivnost izgradnje tima
• Promjena lokacija (razmislite o preuzimanju sastanka izvan web mjesta)
• Donesite u zabavu ili zanimljivu hranu
• Imate sastanak "dnevnog reda"
• Pitajte za ažuriranja munje
• Angažirajte tim u brainstormingu
• Prebacite stolice; prekidač nešto razbiti monotoniju

Dopusti neki "bijeli prostor" za spontanu kreativnost i angažman

Nemojte preklapati toliko mnogo stvari na dnevni red da se borite za njegovo dovršavanje. Umjesto toga ostavite neku sobu na kraju za spontanu raspravu. Ako sastanak završi rano, neka svatko ode rano. Ljudi cijeniti i vrijeme koje je pronađeno.

Koristite timske sastanke za suradnju

Umjesto da dijelite informacije, pokušajte riješiti problem ili raditi s grupom prilikom donošenja odluke. Da, to je izazovno i može biti neuredno, ali to je mjesto gdje imamo najviše vrijednosti od sastanaka.

Osvijetliti

Biti voditelj sastanka ne govori o vlasti ili zlouporabi moći. Izricanje nekoga za kasnim ispred tima je primjer toga. Imati osjećaj humora i poniznosti.

Follow-Up

Pratite stavke akcije i pobrinite se da ljudi čine ono što kažu da će učiniti. Bilo je frustrirajuće pojaviti se na sljedećem sastanku i saznati da se polovica tima nije trudila činiti ono što su se obvezali na posljednjem sastanku. Pratiti prije sastanka i držati pojedince odgovornim za svoje obveze.

Voditelj modela uloga

Sastanci na timu nisu vrijeme da pustite svoju stražu i vrati se sa svojim timom. Držite sebe i svoju ekipu prema najvišim standardima ponašanja, što znači da nema viceva u boji, odabiru članove tima, cinizam i sarkazam, ili se bunite drugim odjelima ili upravljanju. Razmislite o ljubaznom voditelju kojem želite biti poznat, a zatim se pojaviti na svakom sastanku biće onaj vođa.

Donja linija

Prilika da se upoznate i radite sa svojim timom je strašna stvar koju ćete izgubiti. Važno je da razvijete disciplinu za planiranje i vođenje sastanaka koje ljudi cijene i guraju inicijative prema naprijed.