Kako pokrenuti učinkovite sastanke koji proizvode rezultate

Ljudi troše toliko vremena na poslovnim sastancima da okretanje vremena sastanka u održive rezultate prioritet je za uspješne organizacije. Radnje koje uspješne poslovne susrete zahtijevaju od voditelja sastanka prije, tijekom i poslije sastanka.

Ako iskoristite ove dvanaest savjeta za upravljanje poslovnim sastancima, vaši sastanci i timovi funkcioniraju bolje i proizvode bolje rezultate.

Akcije koje treba poduzeti prije početka poslovnog sastanka

Radnje prije poslovnog sastanka utvrđuju temelje za postizanje rezultata sastanka. Možete poduzeti sve potrebne postupke, ali bez pre-posla nećete biti uspješni.

Planirajte poslovni sastanak

Učinkoviti poslovni sastanci koji stvaraju rezultate počinju pametnim planiranjem. Prvo identificirajte trebate li drugi zaposlenici koji vam pomažu da planirate sastanak (tj. Privlačite ljude iz nekoliko odjela). Zatim odlučite što se nadate postizanjem sastanka i uspostavljanjem izvedivih ciljeva za vaš sastanak.

Ciljevi koje ste postavili za vaš poslovni sastanak uspostavit će okvir za učinkovit plan sastanka. Kao što kaže Stephen Covey u "Sedam navika vrlo učinkovitih ljudi", "Započnite sa svršetkom na umu". Svrha sastanka određivat će fokus sastanka, plan sastanka i sudionike na kojima ćete morati prisustvovati sastanku.

Provjerite trebate li sastanak

Može se zvučati unatrag, no nakon što razvijete plan poslovnog sastanka, provjerite je li sastanak prikladno sredstvo za ostvarivanje ciljeva koje ste postavili. Susreti sastanaka su skupi pothvat kad uzmete u obzir naplativi trošak sudionika. Učinite sve kako biste utvrdili da je sastanak najbolja prilika za rješavanje problema, poboljšanje procesa ili stvaranje dugoročne ili kratkotrajne strategije za svoj tim ili odjel.

Osigurati prikladno sudjelovanje na sastanku

Ako je poslovni sastanak prikladan način za ostvarivanje vaših ciljeva, provjerite s sudionicima čije prisustvo je neophodno da bi sastanak uspio. To bi moglo zvučati kao ne-pametni, ali izlazi na savviest vođu - ključni sudionici moraju biti na raspolaganju da prisustvuju sastanku.

Ponekad ljudi šalju delegate u njihovoj odsutnosti. Ako delegat sudjeluje na mjestu ključnog donositelja odluka, provjerite je li određeni član osoblja ovlašten donositi konačne odluke koje se mogu potpisati. U suprotnom, odgoditi sastanak.

Distribuirajte i pregledajte prije radnog vremena prije sastanka

Koliko ste puta prisustvovali sastancima koji su započeli s facilitatorom sastanka koji je poslao raspravu ili radio PowerPoint prezentaciju za raspravu? To je frustrirajuće zbog spuštanja u taktiku mjedi; sastanak postaje grupa čita-u-teško produktivna za Vaše poslovanje.

Poslovne susrete možete ostvariti najviše produktivnim i osigurati rezultate pružanjem neophodnih unaprijed radova prije sastanka. Pružanje predodabora, grafikona, grafikona i materijala za čitanje 48 sati prije početka sastanka znači da svi dolaze spremni skočiti.

Dokumentacija koja će vam pomoći ostvariti ciljeve sastanka može uključivati ​​sljedeće:

• izvješća i podataka
• grafikone i veze na konkurentne informacije
• mjesečna prodaja
• planovi proizvodnje
• Microsoft PowerPoint slajdovi koji ilustriraju ključne točke rasprave
• sastanak minuta, bilješke i praćenje od ranijih sastanaka ili srodnih sastanaka i projekata

Akcije koje treba poduzeti tijekom poslovnog sastanka

Tijekom poslovnog sastanka, ako učinkovito iskoristite vrijeme, gradit ćete entuzijazam za temu i generirati predanost sudionika. Ljudi će osjetiti dio nečega većeg od njihovih svakodnevnih izazova. Stoga, dobro pospremljeni, aktivni sastanak koji postavlja pozornicu za praćenje će rezultirati rezultatima sastanka.

Učinkovito olakšavanje poslovnog sastanka

Voditelj sastanka postavlja pozitivan, produktivni ton interakcije među sudionicima sastanka. Učinkovito olakšavanje sastanka započinje pregledom ciljeva ili očekivanih rezultata sastanka i dnevnog reda. Facilitator pomaže članovima grupe da ostanu fokusirani i produktivni.

Dizajn sastanka i dnevni red postavili su okvir za sastanak. Učinkovit facilitator, koji održava sudionike na putu, osigurava postizanje očekivanih, željenih rezultata kao rezultat sastanka.

Uključite svakog sudionika u poduzete radnje

Svaka radna skupina ima različite osobnosti koje se pojavljuju za sastanke. Imate miran suradnika, kao i ljude koji pokušavaju prevladati svaku raspravu. Bez obzira na to olakšavate li ili prisustvujete sastanku, morate uključiti svakog sudionika u procesu sastanka.

To osigurava da je svaki sudionik uložen na temu sastanka i da će slijediti. Nećete imati jednog člana - ili sebe - pokušavate nositi cijelo opterećenje.

Stvorite učinkovit plan praćenja poslovnog sastanka

Tijekom poslovnog sastanka napravite praćenje plana s akcijskim stavkama. Učinkoviti planovi uključuju sljedeće:

• Točna stavka akcije
• Ime osobe koja je preuzela vlasništvo za izvršenje stavke akcije
• Datum dospijeća stavke akcije
• Konsenzus o tome što čini završetak radnje

Raspravite o stvarnim scenarijima i preprekama uspjehu koje članovi tima mogu doživjeti dok pokušavaju postići predmete potrebne za proizvodnju rezultata. Ako vam je potreban daljnji sastanak, postavite vrijeme prije nego što sudionici napuste kako bi bili na svakom kalendaru.

Akcije koje treba poduzeti nakon poslovnog sastanka

Akcije i planiranje prije i tijekom sastanka igraju veliku ulogu u pomaganju postizanja očekivanih, pozitivnih i konstruktivnih ishoda. Vaše radnje koje slijede nakon sastanka jednako su važne. Praćenje na sljedećem zakazanom sastanku nikada nije dovoljno ulaganja radi osiguranja rezultata.

Objavite zapisnike sastanka

Objavite zapisnik i plan djelovanja u roku od 24 sata. Ljudi će najdjelotvornije doprinijeti rezultatima ako odmah počnu djelovati. Imaju još svježe sjećanje na sastanak, različite točke rasprave i obrazloženje za svaku stavku sastanka.

Također, kašnjenje u raspodjeli minuta utjecat će na vaše rezultate jer većina ljudi čeka da dođe do minuta prije rješavanja svojih obveza.

Učinkovito praćenje poslovnih sastanaka

Poštivanje i poštivanje rokova i praćenje pomoći će vam da postignete rezultate s vaših sastanaka. Nakon sastanka, svaka osoba s radnjom trebala bi napraviti akcijski plan za ostvarivanje svake od svojih obveza.

Bez obzira pišu li korake u planeru, delegiraju zadatke drugoj osobi, ili odmah dovršavaju zadatak, pojedinac je odgovoran za praćenje.

A možete poboljšati rezultate sastanka slijedeći svaku osobu na sredini između sastanaka. Vaš je cilj provjeriti napredak i osigurati da su zadaci u tijeku.

Odgovornost za praćenje na sljedećem sastanku

Jeste li ikad sjedili na sastanku koji se sastojao od svakog sudionika koji je rekao grupi zašto nisu mogli ostvariti svoju predanost? Uspostavljanje norme ili običaja odgovornosti za rezultate započinje rano u ciklusu sastanka.

Srednjovjekovni put između sastanaka prati pomoć facilitatora, ali skupina mora učiniti neuspjeh da obveze ostanu neprihvatljive. Neka sudionici izvještavaju o napretku i rezultatima na sljedećem sastanku s očekivanjem da će svi sudionici ostvariti svoje pridodane ciljeve. Ako se zadaća zakaše, na sljedećem sastanku provjerite postoji li legitimno sinkroniziranje oglasa i odrediti kako nastaviti.

Proučite proces poslovnog sastanka za kontinuirano poboljšanje

Praksa prepoznavanja svakog poslovnog sastanka snažan je alat za kontinuirano poboljšanje. Sudionici se naizmjenično raspravljaju o učinkovitosti ili neučinkovitosti trenutnog procesa poslovnog sastanka. Oni također razgovaraju o napretku koji osjećaju kako skupina stvara na ovoj temi.