Što se nalazi u dokumentu projekta

Kada pokrenete novu inicijativu, dokument o opsegu projekta ključni je podatak za cijeli tim. Određuje da će krajnji proizvod biti isporučen kupcu, kada mora biti isporučen i po kojoj cijeni.

U osnovi, ovaj dokument definira granice posla, tako da svaki član tima i kupac razumiju sve što projekt podrazumijeva. Jednako važno, oni razumiju što ona radi ne značiti.

Povlastice

Izjava o opsegu projekta koja se podijeli s svakim članom tima i klijentima projekta, sastavni je dio upravljanja projektom. Među njegovim prednostima:

• Zajedničko razumijevanje svih uključenih u očekivane značajke, kvalitetu i vrijeme projekta
• Sredstvo za komunikaciju s ostalim dionicima u projektu kako bi stekli njihovu podršku i sudjelovanje
• Alat za usmjeravanje napora tima na posao koji je potreban da bi se zadovoljile potrebe kupaca

Štoviše, ako se sugeriraju promjene koje su izvan granica izvornog opsega, izjava postaje temelj za procjenu i predlaganje izmjena. Ako su sve zainteresirane strane prihvatile promjene, izjava o opsegu može se revidirati.

Početak rada

Voditelj projekta treba tražiti podatke od članova tima, kupaca, izvršnog sponzora i drugih ključnih dionika kako bi razumjeli i opisali potrebne rezultate iz inicijative projekta. To se često naziva isporukom.

Opis isporučenog mora sadržavati troškove ili prihvatljivi raspon troškova za projekt. Također definira ključne značajke koje treba uključiti i vremenski okvir za isporuku.

Nakon što su dogovorili kupac, voditelj projekta, projektni tim i izvršni sponzor, svaka promjena izjave projekta mora se izvršiti pomoću pažljivo kontroliranog i dokumentiranog postupka promjene.

Kaskadni utjecaj

Nakon što se dogovori o izjavi o opsegu ili dokumentu, svaki dio tima koristi ga kao temelj za vlastite procjene posla, vremena i troškova. Što je preciznija i točnija izjava o opsegu, to je vjerojatnije da će radni timovi proizvesti točne procjene i zahtjeve za resursima.

Izuzimanja mogu biti važna

Nije neuobičajeno da dokument dokumenta u okviru projekta navodi određene stavke koje treba isključiti iz isporučenog materijala. Na primjer, ugovorna strana dokumenta za izgradnju kuće mogla bi odrediti da okolišna dozvola mora biti nabavljena od strane vlasnika i nije odgovorna za izvođača radova koji gradi kuću.

Što može biti pogrešno?

Nedostatak jasnoće je zajednički izvor stresa i neuspjeha projekta. Nejasan ili dvosmislen dokument o opsegu ostavlja mnoga pitanja otvorena za raspravu i neinformirane sudske pozive. To može utjecati na značajke, kvalitetu, vrijeme i troškove projekta.

Još jedna zamka koju treba izbjegavati poznata je kao "opseg širenja". Ako je izjava o opsegu nejasna, korisnik je u iskušenju da postavlja zahtjeve koji su izvan namjere ili granica originalnih planova.

Podešavanje opsega

Iako će česte promjene opsega odgoditi dovršenje projekta i mogu dodati značajne troškove, ponekad su potrebne i razumne. Voditelji projekata oslanjaju se na proces "upravljanja promjenama" koji identificira traženu promjenu, revidira sve odgovarajuće procjene vremena, troškova i opterećenja te procjenjuje projekt za nove rizike s obzirom na promjenu.

Voditelj projekta i izvršni sponzor obično donose konačnu odluku o promjeni opsega tek kada je situacija u potpunosti analizirana. Promjene su dokumentirane u dnevniku odluka i zatim komuniciraju s većim projektnim timom.