Što se nalazi u osobnoj dokumentaciji zaposlenika?

Datoteka osoblja zaposlenika glavna je datoteka zaposlenika koja sadrži povijest radnog odnosa iz prijave za zapošljavanje putem izlaznog intervjua i dokumentacije o prestanku radnog odnosa. Samo osoblje za ljudske resurse i neposredni nadzornik i upravitelj zaposlenika mogu imati pristup informacijama u datotekama osoblja zaposlenika i nikada ne napušta ured za ljudske potencijale.

Datoteka osoblja zaposlenika uglavnom se pohranjuje u zaključanom, vatrootpornom ormaru datoteka na zaključanom mjestu koje je dostupno osoblju ljudskih resursa. Osobna je važnost povjerljivost informacija zaposlenika u kadrovskoj evidenciji.

Od svih datoteka zaposlenika čuvanih u tvrtki, datoteka zaposlenika zaposlenika najčešće se pristupa svakodnevno radi informacija od strane poslodavca, nadzornika ili osoblja ljudskih resursa.

Razmatranja o sadržaju osoblja zaposlenika zaposlenika

Temeljna načela i pitanja koja treba razmotriti prilikom podnošenja bilo kojeg dokumenta u datoteku osoblja zaposlenika su ta.

• Hoće li poslodavac zatražiti određeni dokument koji opravdava odluke ako je poslodavca podignut tužbu? Hoće li poslodavac zatražiti dokument na sudu?
• Da li zaposlenik zna i razumije da će dokument biti podnesen u njegovu ili njezinu osobnu datoteku? U većini slučajeva, poslodavci bi trebali imati zaposlenika potpisati dokument, a ne označiti pristanak sa sadržajem dokumenta, već priznati da su svjesni i pročitali dokument.
• Nikakva iznenađenja, mišljenja ili osobne bilješke o zaposleniku ne smiju se uvijek stavljati u datoteku osoblja zaposlenika. Samo činjenice, nema spekulativnih misli, pripadaju dosjeu zaposlenika zaposlenika.

Sadržaj osobne datoteke zaposlenika

Slijede preporuke o dokumentaciji koju poslodavac treba držati u datotekama osoblja zaposlenika.

Povijest zapošljavanja

• Prijava za posao
• Rezime
• Nastavi pismo pokrivanja
• Provjera obrazovanja
• Provjera zapošljavanja
• Pismo odbijanja
• Opis radnog mjesta
• Zapisi o analizi poslova
• Pismo ponude ili ugovor o radu
• Agencija za zapošljavanje ili ugovor o vremenskoj agenciji, ako se koristi
• Hitni podaci za kontakt
• Potpisan obrazac za potvrdu priručnika zaposlenika koji prikazuje potvrdu primitka priručnika zaposlenika
• Popis za provjeru iz nove orijentacije zaposlenika koji prikazuje pokrivene teme i tko ih je poslao
• Svaki sporazum o preseljenju i dokumentaciju
• Svaki ugovor, pismeni sporazum, primitak ili priznanje između zaposlenika i poslodavca (kao što je nekonvencionalni ugovor, ugovor o radu ili ugovor koji se odnosi na automobil koji se pruža tvrtki), na primjer
• Službeni oblici službi za zapošljavanje, uključujući zahtjeve za prijenos, promociju, interne prijave za posao i tako dalje
• Bilo koja druga dokumentacija koja se odnosi na zapošljavanje

Razvoj zaposlenika, razvojni planovi i poboljšanja

• Kopije bilo kojeg ocjenjivanja koja se koristi ili planovima razvoja zaposlenika
• Samoprocjene zaposlenika
• Evidencija iz bilo kojeg formalnog savjetovanja
• Bilješke o pohađanju ili zakašnjenju
• Dokumentacija planova poboljšanja performansi
• Disciplinska akcijska izvješća
• Priznanje zaposlenika predstavljeno kao što su certifikati, prepoznavanje slova i tako dalje
• Formalni prijedlozi i preporuke zaposlenika, odgovori organizacije
• Zapisi o obuci
• Zahtjevi za obuku
• Procjene kompetencija
• Obavijest o rasporedu ili rasporedu treninga
• Potpisane su procjene potreba
• Izvješća o troškovima obuke
• Prigovori kupaca ili suradnika

Zapisnici o prestanku zapošljavanja

• Pismo ostavke zaposlenika
• Izlaz iz dokumentacije intervjua
• Obavijest o Cobri
• Kontrolni popis za završetak zapošljavanja
• Završno obračunavanje za sve aspekte zapošljavanja zaposlenika kao što su konačni paycheck, plaća za odmor, povrat imovine poduzeća i tako dalje.

Dostupni su dodatni dokumenti vezani uz osobne datoteke.

• Pregled osobnih datoteka
• Pravila o pristupanju datotekama osoblja
• Što poslodavci ne smiju čuvati u zapisima o osoblju