Izvorni dokumenti za računovodstvene transakcije

Svaki put kada tvrtka izvrši financijsku transakciju, generira neku vrstu papira. Računovođe pozivaju ovaj dokument trag izvornog dokumenta ili dokumenata. Ako mala tvrtka piše ček s računa tekućeg računa za uredsku potrošnju, primjerice, potvrda o čekovima i uredskim pomagalima postaju izvorni dokumenti.

Važnost izvornih dokumenata

Izvorni dokument bitan je za knjigovodstvenu i računovodstvenu procjenu jer dokazuje da je došlo do financijske transakcije. Tijekom računovodstvene ili porezne revizije izvorni dokumenti sigurnosno kopiraju računovodstvene časopise i glavnu knjigu kao neupitnu transakcijsku stazu.

Zadržali biste izvorne dokumente za svoju tvrtku baš kao što zadržavate priznanice za porezne odbitne stavke za svoje osobne poreze. Ako se osobni porezi revidiraju, izvorni dokumenti pružaju dokaz da ste izvršili te kupnje. Isto vrijedi i za vašu tvrtku, ali u poslovanju zadržavate izvorne dokumente za svaku financijsku transakciju, a ne samo dobrotvorne donacije.

Važni podaci i činjenice

Izvorni dokument opisuje sve osnovne činjenice transakcije, kao što je iznos transakcije, kome je izvršena transakcija, svrha transakcije i datum transakcije.

Zajednički izvorni dokumenti uključuju:

• Otkazane provjere
• računi
• Računi blagajni
• Računalno generirani računi
• Priznanica za povrat novca
• Vrijeme zaposlenika
• Depozit sklizne
• Narudžbenice

Pohranjivanje dokumenata

Podaci o izvornom dokumentu trebaju biti zabilježeni u odgovarajućem računovodstvenom časopisu što je prije moguće nakon transakcije. Nakon snimanja, svi izvorni dokumenti trebaju biti podignuti u nekom sustavu gdje se mogu dohvatiti ako i kada je to potrebno. U određenim slučajevima, čak bi bilo važno osigurati lanac pritvora kako bi mogao utvrditi da je predmetni izvorni dokument ostao pod vašom kontrolom.

Originals vs. fotokopije

U većini okolnosti, fotokopije izvornih dokumenata su pravno prihvatljiva. Služba za unutarnje prihode, primjerice, prihvatila je fotokopije računa od 1997., sve dok su čitljive, sadrže sve informacije koje su prisutne u izvorniku i, u granicama postupka skeniranja, te podatke prikazuju u formatu identičnom izvornik.

Prihvat materijala koji je odredio kupljene objekte i plaćenu cijenu, ali koji su skenirani bez imena dobavljača, ne bi se kvalificirali. Dokument koji je prikazao sve podatke u izvornom prijemu, ali koji je bio ispisan u Word ili Excel formatu, također se neće kvalificirati.

IRS standard potpune, čitljive i precizne reprodukcije izvornih dokumenata, također koriste mnoge tvrtke i vladine agencije. Međutim, druge institucije dodaju ove opće zahtjeve.

Na primjer, Sveučilište u Washingtonu prihvaća, kao zamjene za originalni dokument, fotokopije skenirane na minimalnoj gustoći od 300 točaka po inču (dpi) i prikazane u PDF ili TIFF formatima; ne prihvaća JPEG fotokopije.

Ako planirate skenirati računovodstvene ili pravne dokumente kako biste olakšali pohranu, provjerite je li relevantna ustanova uvjerena da će prihvatiti dokumente u formatu koji namjeravate koristiti.