Obveze poreza na plaće za poslodavce na kraju godine

Kojim se godišnjim platnim zadaćama trebaju brinuti?

Pored planiranja poreza, prosinac je i vrijeme za dovršetak zrelih radnih mjesta na kraju godine i priprema za novu godinu plaće. Evo nekoliko podsjetnika koji će vam pomoći da zatvorite svoj platni list za ovu godinu i pripremite se za sljedeće godine porez na plaće

Obrazac zaposlenika W-4 - Potvrda o zadržavanju zaposlenih

Zaposlenici mogu dovršiti obrasce W-4 u bilo kojem trenutku, a kraj kalendarske godine je dobar trenutak da ih podsjeti da pregledaju svoje W-4 kako bi bili sigurni da su informacije točne i koliko ih želi uskratiti od saveznih dohodaka porezi su točni. Ako vaša država zahtijeva porez na dohodak, zaposlenici bi također trebali provjeriti porez na dohodak poreza na dohodak za promjene i zadržavanje iznosa. Samo podsjetnik da zaposlenici mogu promijeniti svoje obrasce W-4 onoliko često koliko god žele tijekom cijele godine, samo ne više od jednom za bilo koju plaću, naravno.

Obrazac W-9 koji nije zaposlenik - Zahtjev za identifikacijski broj poreznog obveznika i ovjeru

Oblik W-9 sličan je obrascu W-2, ali je za ne-zaposlenike. Obrazac W-9 koristi se za potvrdu adrese osobe i poreznog identifikacijskog broja. Porezni identifikacijski broj je važnija informacija jer IRS koristi to kako bi se podudarao s 1099-ih koje su poslali porezni obveznici s 1099 poslodavaca.

Naručite obrasce W-2 i obrasce 1099-MISC

Ako šaljete obrasce W-2 (sažetak poreza za zaposlenike na kraju godine) i obrasce 1099-MISC (sažetak poreza na dobit za nezavisne ugovaratelje), sada je vrijeme za narudžbu obrasca za ovu poreznu godinu. Ako imate uslugu plaća, provjerite jesu li u siječnju imali ono što im je potrebno za pripremu tih obrazaca. Zapamtite da se obrasci W-2 i obrasci od 1099 MISC moraju predati pojedincima prije kraja siječnja.

Možete dobiti obrasce W-2 iz trgovina uredskom opremom ili iz IRS-a. Ne možete koristiti obrazac W-2 koji preuzimate s interneta jer je crvena tinta na kopiji A posebna i ne može se kopirati. Morate koristiti službeni obrazac.

Pročitajte više o W-2s i 1099s

Potvrdite imena zaposlenika i brojeve socijalnog osiguranja (SSN)

Prije pripreme obrasca W-2, provjerite s upravom socijalne sigurnosti kako biste bili sigurni da se imena zaposlenika i brojevi socijalnih službi podudaraju i da su točni. Dodatne informacije potražite u odjeljku SSA za poslovne usluge.

Potvrdite podatke koji nisu zaposlenici prije slanja obrasca od 1099-MISC.

Prije nego što pošaljete nekog zaposlenika, kao izvođača ili tvrtku koju ste platili, morate potvrditi porezni ID za tu osobu. Kao što je gore navedeno, morat ćete poslati obrazac W-9 da biste dobili adresu i porezni broj.

Ostale druge porezne obveze na kraju godine

• Budite sigurni da su plaće zaposlenika zabilježene u točnoj godini. Korištenje računovodstvenog koncepta konstruktivnog primitka kao datuma kad osoba ima neograničen pristup sredstvima, je ono što se računa. Dakle, stavite plaće u ispravnu godinu pomoću datuma plaće. Ako plaćate plaće zaposlenika za prošli tjedan u prosincu, no plaća je datirana u siječnju, taj prihod broji do siječnja. Iznimka je ako iz nekog razloga unaprijed plaćate plaće u prosincu, za plaće zaposlenika, za plaće koje su dugujete za siječanj. Pročitajte više o mjerenju zaposlenosti zaposlenika krajem godine, kao i ostalim prihodima i troškovima na kraju godine.
• Odredite kako ćete se baviti plaćanjima zaposlenicima koji nisu dugo unovčeni. Morate iskreno nastojati pronaći zaposlenika (koristite ovjerena pisma tako da možete pokazati da je pismo nije moguće isporučiti). Ako ne možete pronaći zaposlenika, od državnog su zakona zahtijevani da se prebacujete na neopredijeljene plaće u svoj odjel za državni prihod. Nastavit će raditi na pronalaženju pojedinca. Također ćete morati uzeti u obzir obvezu plaće za neplaćenu plaću u svom računovodstvenom sustavu. Način na koji se njime upravlja ovisi o vjerojatnosti da će zaposlenik isplati ček.
• Odredite oporezive iznose za zaposlenike W-2 za određene pogodnosti, uključujući postotke za osobnu upotrebu vozila tvrtke i mobitela od strane vlasnika i zaposlenika te troškove obrazovanja plaćenih poslodavca koji mogu biti oporezivi. Provjerite kod svog poreznog savjetnika o zahtjevima za izvješćivanje o tim pogodnostima.