Izbjegavajte pogreške u računovodstvu

01 Nepridržavanje postupaka računovodstva

Čak i mali poduzetnici, samozaposleni pojedinci i slobodnjaci trebaju postaviti formalne, dokumentirane i detaljne postupke za vođenje knjigovodstvenih i računovodstvenih postupaka, kao i za obavljanje drugih rutinskih zadataka.

Koristan korak je razvoj standardiziranih obrazaca i kontrolnih popisa kako bi se osigurala konzistentnost i točnost. Na primjer, želite dokumentirati postupak postavljanja novih dobavljača.

Potrebno vam je ime, adresa, telefonski broj i identifikacijski broj poslodavca (EIN), među ostalim dokumentima kao što su potvrde o osiguranju, pisma preporuke ili potpisani ugovori. Tada ćete morati unijeti ove podatke u računovodstveni softver tako da možete obraditi uplate.

Vi ćete želite uzeti vrijeme potrebno uzeti u obzir informacije koje trebate skupiti od svojih dobavljača, razviti standardizirane obrazac ili popis kako bi bili sigurni da dobijete tu informaciju, a zatim imati pisanu politiku da vaši zaposlenici mogu slijediti.

02 Rad bez proračuna

Izradite proračun tako da imate osnovu za procjenu rezultata poslovanja tvrtke. Proračuni nisu samo korisni u suzbijanju prekoračenja, već se mogu koristiti za uspostavljanje realističnih, pisanih financijskih ciljeva. Proračuni bi se uvijek trebali utemeljiti u stvarnosti, ali svakako možete koristiti proračun kako biste postavili razumne financijske ciljeve, bilo da se radi o povećanju prihoda ili smanjenju troškova poslovanja.

Pogreške pri unosu podataka

S vremena na vrijeme se pojavljuju pogreške pri unosu podataka. Iako ne možete spriječiti sve pogreške u unosu podataka, možete pravilno izvršiti različite usklađivanja kako biste osigurali da se unose podataka brzo otkriju i mogu se ispraviti.

Na primjer, želite izvršiti mjesečne pomirbe banaka, kao i potraživanja i naplatu. Također možete pokrenuti proračun-na-stvarnim razlikama identificirati moguće pogreške u klasificiranju prihode ili rashode ili pokrenuti račune klijenata ili izvješća prodavač plaćanja periodično kako bi se osiguralo da su svi primici i isplate činilo razumnim.

Neuobičajene transakcije trebaju biti pregledane kako bi se osiguralo da nema pogrešaka unosa podataka i da su transakcije točne.

Neuspjeh za sigurnosnim kopiranjem računovodstvenog softvera

Redovito trebate sigurnosno kopirati računovodstveni softver i druge podatke svoje tvrtke. Mnogi softverski programi za računovodstvo malih poduzeća imaju značajku koja vam omogućuje da postavite automatsku kopiju vašeg računovodstvenog programa.

Iskoristi. Također biste trebali uzeti vremena da dvaput provjerite sigurnosne kopije datoteka, čak i ako odete do upotrebe datoteke sigurnosne kopije da biste vidjeli možete li pokrenuti svoju tvrtku kao i obično s njom.

Ponekad su datoteke oštećene; ponekad ne sigurnosno kopirajte sve potrebne podatke. Brza provjera može identificirati probleme s procesom izrade sigurnosnih kopija tako da možete osigurati da imate sve što vam je potrebno da biste nastavili s poslovanjem ako trebate.

Obavljanje previše

Ulaganje administrativnih poslova koje ne dodaju vrijednost vašoj tvrtki može biti prednost.

Na primjer, porezni računovođa vjerojatno bolje upućen u poreznom zakonu nego što jesu, tako outsourcing porezno planiranje i pripremu za vaš knjigovođa će vam sniziti poreznu obvezu, povećati porezne discipline, i ostaviti vas s više vremena posvetiti se ostvaruje prihode aktivnosti.

Mnogi vlasnici malih tvrtki ne žele delegirati odgovornost na druge sposobnih stručnjaka, ali outsourcing računovodstvene, pravne, informatičke i druge administrativne funkcije mogu smanjiti pogreške i povećati profitabilnost ako koristite novostečenu vrijeme mudro.

06 Neuspjeh da se pravilno kategoriziraju prihodi i rashodi

Metoda računovodstva s cipelicama vjerojatno nije dobar izbor za male tvrtke s više od samo nekoliko transakcija godišnje. Sav novac koji ulazi i izlazi iz vaše tvrtke mora biti dodijeljen odgovarajućoj kategoriji.

Vlasnici tvrtki koji ostanu na vrhu svoje računovodstvene evidencije ne trpe pogreške. Znat će tko je naplaćen, koliko, i hoće li kupac platiti.

Također ćete naći da ste vaš priprema poreznih prijedloga na kraju godine bit će puno glatka nego pokušavajući ponovno sastaviti evidencije koje su vam potrebne za pripremu porezne prijave vaše tvrtke prije nego što se vrati povrat.