Savjeti za unajmljivanje najboljeg planneru ili producentu događaja

Unajmljivanje vanjskog planera ili producenta događaja ne mora biti zastrašujući zadatak, ali trebate se pobrinuti da provodite vrijeme nabavljanjem najboljih planera događaja i pažljivo ih pregledavate prije nego što počnete za jedan događaj tvrtke.

Postoje varijable koje valja razmotriti prilikom odabira. To uključuje cilj vašeg događaja, proračun s kojim radite, razlog za angažiranje na otvorenom i dostupni kandidati za posao, a na sreću postoje odlični resursi koje tvrtke mogu odabrati najboljeg planner ili producent događaja kako bi pomoći u stvaranju događaja tvrtke.

Koristite sljedeći vodič kako biste lakše utvrdili trebate li planer događaja za sljedeći događaj tvrtke, a ako to učinite, kako odabrati najbolji kandidat za posao.

Odredite svoj cilj događaja i potrebu za planerom događaja

Većina ljudi misli da zapošljavanje vanjskog planera događaja ili ugostitelja počinje određivanjem proračuna događaja, ali istina je da je važno početi definirati zašto želite održati događaj na prvom mjestu. Prije nego što se obratite vanjskom ili internom resursu koji će vam pomoći da planirate taj događaj, želite biti u mogućnosti dijeliti važne ciljeve događaja. Odgovarajte na vaša relevantna pitanja o tome tko, što, gdje, kada, zašto i kako će biti dovoljno vremena za prilagodbe kasnije.

Nakon što definirate svoje ciljeve, početi će se pojaviti nekoliko jasnih ideja o temi i poruci koju želite prenijeti na vašem događaju, no najvažnije je da odredite koje aktivnosti i usluge trebate za vanjsko sredstvo za obradu u vaše ime.

Želite odrediti koji vam proračun imate za planera i ako će vam pomoći odabrati mjesto održavanja, izgraditi izbornike i davati preporuke o mogućnostima hrane i pića, izvorima govornika i zabavi, biti na licu mjesta za potrebe proizvodnje na dan, i / ili pomoći u stvaranju važnih komunikacijskih dokumenata kao što su pozivnice i popis gostiju. Ako planirate svoj događaj sam i još uvijek imate neku od tih potreba, vjerojatno ćete poželjeti unajmiti planer događaja kako biste upravljali tim zadacima i odgovornostima.

Upotrijebite lokalne izvore da biste pronašli kvalificirani alat za planiranje događaja

Često ljudi misle da je riječ o usmenim riječima najbolji način za angažiranje planera događaja za godišnjicu, poslovni sastanak s doručkom, vikend povlačenje ili neku drugu vrstu događaja, a iako to svakako pomaže, to vjerojatno nije najučinkovitiji pristup.

Ako pokušavate pronaći najbolju planera događaja za svoju aferu, najbolje je istražiti nekoga tko je iskusan i ima snažnu reputaciju unutar zajednice planera događaja. Riječ usta pruža priliku za jednostavnu prodaju za planera koji želi pronaći nove klijente, ali reputacija peer je vrlo učinkovit.

Bez obzira je li riječ o društvenom događaju ili korporativnom sastanku, općenito govoreći, pravila unajmljivanja planera događaja ili ugostitelja ostaju ista: želite zaposliti nekoga tko ima stručnost u izradi vaše vrste događaja.

Razmotrite poglavlja profesionalnih članarina ili provjerite s nacionalnim ili mjesnim poglavljem sastanaka stručnjaka za sastanke, Međunarodnog društva za posebna događanja, Nacionalne udruge ugostitelja. Također je važno otkriti tko objavljuje članke u svojoj industriji.

Ako želite znati tko ima reputaciju za pružanje usluga ili stručnosti na određenom tržištu, provjerite kod lokalne konvencije i ureda za posjetitelje, budući da su mnogi planeri događanja aktivni članovi, a također održavaju odnose s lokalnim gospodarskim komorama; drugi način da izvorni stručnjaci dopre do odjela za prodaju konvencije hotela - oni će vam podijeliti povjerenje.

Intervjui i razgovor o potrebama događaja s prijaviteljima

Većina planera događaja će željeti čuti o vašem konkretnom događaju, ali im prvo dajete kratke pojedinosti i usredotočite se malo više na njihovu stručnost u početnom krugu intervjua, tijekom kojih biste trebali smanjiti broj kandidata do tri najjačih podnositelja zahtjeva.

Tada biste trebali zatražiti od svakog planera događaja ili njihove tvrtke da podijele informacije o svom poslu, iskustvu s prošlim događajima i kako planiraju za nepredviđene slučajeve, pažljivo obratite pažnju na način odgovora podnositelja zahtjeva i bilo kakva pitanja vezana uz praćenje za svoju tvrtku, događaj ili ciljeve.

Dobri planeri će vas provesti kroz raspravu kako bi saznali o ukupnim ciljevima vašeg događaja, vremenskoj skali, proračunu, broju gostiju i osobnim preferencijama. Dobri planeri će vam postaviti pitanja o svojoj organizaciji i saznati više o vašim ciljevima i vašem događaju - potražite ove znakove prilikom intervjuiranja kako biste pronašli kandidate koji se izdvajaju od ostatka.

Iako se u prvom krugu intervjua ne može uvijek osobno upoznati osobno, pogotovo ako je vaš program izvan grada, to može biti kritičan korak u odabiru pravog planera ili producenta za vaš događaj i tvrtku.

Susreti licem u lice pružaju uvid izvan stručnosti ili iskustva planera u njegovu odnosu s timom u vašoj tvrtki koji će vam pomoći stvoriti ovaj događaj - željet ćete odabrati kandidata koji ne samo da ima veliki trag za proizvodeći kvalitetne događaje, ali i one koji dobivaju zajedno sa svojim timom.

Sužavanje mogućnosti dolje i odabir

Nije dovoljno da odete na svoj instinkt, savjete svojih prijatelja, pa čak i kolega i suradnika, ili samog sastanka, to je vaš događaj i tvoje ime i vaš ugled bit će povezan s njom - morat ćete provjeriti i reference svojih kandidata. Obavezno zatražite imena klijenata s kojima su se kandidati surađivali, ali i iskoristiti u svakoj povijesti planera kako bi pronašli događaje koje nije spomenuo - možete saznati da je on ili ona izazvala nekoliko događaja s određenim klijentom koji nije ne bi napravio svoj životopis.

Nakon što potvrdite da je kandidat dobro povezan s vašom tvrtkom, pokazuje stručnost na terenu i ima prilično dobro razumijevanje događaja koji želite proizvoditi s njim, vrijeme je za suziti izbor na jedan i slušati svoje ideje o događaju. Na temelju vaših ciljeva i ideja, dobar planer događaja predstavit će vam plan koji će vam pomoći u postizanju teme - ako je to privatna večer i večera za intimnu grupu ljudi, planer bi trebao doći k vama s idejama koje uključuju mnoge od detalje vašeg programa.

U ovom trenutku planer događaja trebao bi vam predstaviti ideje koje će vam učiniti da se osjećate kao da ste uzeli proračun i udvostručili njegovu vrijednost. Trebao bi biti jasan u načinu na koji su postavili viziju za vaš događaj.

Uspoređujući svoj proračun s planerom događaja

Na temelju vaših ciljeva događaja, moguće je stvoriti opći smisao koliko će koštati razne elemente vašeg programa, što će se razlikovati ovisno o vrsti događaja koji organizira hosting i što uključuje. Mnogi ljudi koji prvi put organiziraju događaj imaju tendenciju da padnu u zamku da žele planirati događaj šampanjca na pivo, zbog čega će se mnogi ljudi obratiti svom planeru događaja za pomoć.

Idealni kandidat će uzeti ono što proračun prezentiraš i pretvoriti ga u nešto čarobno, no te ideje će doći po cijeni, a važno je da zamolite planeru da otkrije sve svoje troškove i potencijalne izvore o tome kako ove naknade bit će pokriveno i ugrađeno u ukupni budžet - planiranje događaja će se razlikovati od planera do planera ili događaja tvrtke do tvrtke događaja.

Ovisno o prirodi vašeg događaja, od vas će se tražiti da dostavi depozite, papire i ugovore planeru događaja i događajima i uslugama koje oni nude. To je sasvim prihvatljiv način za rukovanje poslovima, no najbolji savjet je u ovom trenutku tražiti profesionalni savjet i nikada potpisivati ​​ugovor koji nije pregledao vaš pravni savjetnik - pogotovo kada se radi o privatnim osobama koje možda nemaju isti resursi velike tvrtke.

Ostanite s planerom i pripremajte se za vatru i ponovni rad

Većina loših priča vezanih uz planiranje događaja obično je rezultat nedostatka praćenja. Planiranje događaja zahtijeva učinkovitu koordinaciju logistike i njihovo odgađanje osobama treće strane može se opaliti ako planer događaja koji ste angažirali nije potpuno odgovoran ciljevima i ciljevima vaše tvrtke za događaj.

Iz tog razloga, vi kao voditelj iznajmljivanja treba blisko surađivati ​​s planerom ili producentom kako bi se osiguralo da svaki element proizvodnje nestane bez problema - od osiguravanja da su mjesta i dobavljači spremni za događaj kako bi se osigurala plaćanja svakoj dobavljač prije i poslije. Ne znači da većina organizatora događaja ne isporučuje svoje obećane usluge; to jednostavno znači da biste trebali provjeriti je li logistika potvrđena.

Ako sve ide kako je planirano, imat ćete uspješan događaj i izvrstan resurs za planiranje događaja za budućnost, ali ako proces planiranja ne funkcionira glatko za usluge s kojima se dogovoreno pisano, važno je provjeriti je li projekt dobro se uklapaju s planerom.

Iako je razumno biti strpljiv i raditi kroz logistiku i eventualne nesporazume na putu, ako ne dobijete usluge koje želite, onda biste trebali biti spremni za ozbiljne rasprave. Ako morate, budite spremni za loše planner i uvijek imate opciju za rezervaciju.