10 stvari koje svaki novi voditelj programa treba znati

Upravljanje programom je nagrađivanje i dobro plaćen izbor karijere, ali može biti i izazovna uloga. Ako ste upravo dobili svoj prvi posao za upravljanje programom ili želite znati trebate li skok u karijeru upravljanja programom, važno je razumjeti što karijera podrazumijeva. Razmotrite ove 10 stvari koje svaki novi voditelj programa treba biti svjestan prije nego što započne ulogu.

Upravljanje programom nije isto kao i upravljanje projektima

Upravljanje projektom je planiranje rada, organiziranje zadataka i resursa, kontrola procesa i isporuka određenog cilja. Bez obzira na otvaranje novog ureda, pokretanje nove aplikacije ili izgradnju olimpijskog stadiona, projekti imaju određeni početak, srednji i kraj s jasnim ciljem.

Upravljanje programom je različito i općenito mnogo širi. Voditelj programa može nadzirati više projekata odjednom, od kojih svaki može imati svoj projektni tim i voditelj projekta. Ti projekti zajedno mogu biti dio većeg programa osmišljenog tako da vremenom pružaju nešto od vrijednosti organizaciji.

Očekujte da postoji nesigurnost

Programi su inherentno neizvjesni. Iako znate koja je velika slika, to je samo izjavu o viziji kad počnete. Točan put kako doći i projekti koji će biti potrebni tijekom duljeg vremenskog razdoblja je nešto što morate raditi dok idete.

Počnite s detaljnim planiranjem za ono što znate i izradite sliku o tome kako riješiti ostatak dok se približite. Progresivno produžite horizonte planiranja i isporuke sve dok ne možete nastaviti dalje.

Blokirajte vrijeme u redovitim intervalima kako biste planirali sljedeće korake. Isto tako, možete iskoristiti ovu priliku kako biste bili sigurni da ste još na putu za isporuku poslovne vrijednosti.

Pazi na Burnout

Iako je projekt možda završio godinu dana, programi se mogu naizgled beskrajno protezati.

Voditelji programa trebaju zaštititi svoje ekipe od izgaranja. Ne možete raditi vrhunsku brzinu beskonačno, stoga osigurajte svojim članovima osoblja odgovarajuće vrijeme zastoja. To bi trebalo obuhvaćati razdoblja tihog vremena na poslu s manje isporuka i dovoljno vremena od ureda za odmore.

Pomno pratite bolovanje, pratite izvješća o prekovremenom radu i budite oprezni na činjenicu da je dobrobit vašeg tima od najveće važnosti ako želite smanjiti gubitak i zadržati svoje talentirane ljude za život programa.

Trebate upravljati ritmom

Kada isporučujete program koji ima udaljeni datum dovršavanja, morate upravljati ritmom rada. Teško je zadržati zamah tijekom više godina, tako da je vaša uloga voditelja programa zglobni prioriteti i projekti tako da se redovito isporučuju mjerljivi rezultati.

Pomiješajte brzu pobjedu i stalni napredak prema većim ciljevima slike. To pomaže timu da se pomičete prema naprijed i osiguravate da neke kratkoročne priče o uspjehu podijelite kako biste zadržali motivaciju visoko. Konačno, to pomaže investitorima i izvršnim menadžerima da vide kako se ostvaruje napredak.

Vježbajte svoj tim za uspjeh

Programi često daju nešto novu, jedinstvenu ili transformativnu za organizaciju. Jedan od izazova rada na takvim inicijativama je da vjerojatno nemate vještine unutar tvrtke da biste mogli obaviti sve potrebne zadatke i projekte.

To je u redu i za očekivati. Vaš posao kao novi programski menadžer je osigurati da se upskill, retrain i razvijati ljude koje imate, tako da zajedno možete odgovoriti na sve zahtjeve za resursima.

Može postojati neka područja gdje vam je potreban samo određeni resurs za ograničeno razdoblje. Na primjer, nećete trenirati svoje osoblje kako voziti viličar ako je to vještina koja vam je potrebna samo za jedan tjedan. Međutim, ako pretvorite način upravljanja mrežom vaše tvrtke na mreži, vjerojatno bi bilo drago imati vještine za razvoj web stranica u kući zajedno s nekim stručnjacima o društvenim medijima ili optimizaciji tražilica. To su vještine na koje će se poslovanje dugoročno oslanjati.

Donesite odluke o tome koje morate imati u tim i koje biste trebali biti izdvojene, a zatim osigurajte da vaš program može predati zadaće za obuku i zapošljavanje potrebne da budu spremni za upravljanje rezultatima kao što svaki projekt donosi.

Upravljanje je složenije

Ako ste došli iz pozadine za upravljanje projektima, tada vas vlada neće iznenaditi. To je način na koji su projektne i programske strukture organizirane i kontrolirane kako bi se osiguralo da se donošenje odluka vrši na pravi način i da su uključeni pravi ljudi. Od ključne je važnosti za osiguranje da se posao napreduje na način koji odgovara cjelokupnom poslovnom slučaju i pomaže ljudima da budu odgovorni.

Upravljanje je također način na koji ured za upravljanje projektima i viši rukovoditelji mogu osigurati da program bude na putu za isporuku prednosti. Ona također pruža formalnu rutu za zatvaranje projekata ili cjelokupni program ukoliko se može pokazati da se te pogodnosti više neće ostvariti.

Upravljanje je složenije u programskom okruženju nego u projektnom okruženju. Projektne zajednice i upravljačke skupine normalno imaju članstvo na izvršnoj razini. To se može očekivati ​​jer je krajnji rezultat iz programa obično poslovna transformacija.

Planiranje je teže …

Voditelji projekata koji su uključeni u program obično će staviti svoje planove projekta, a zatim tim za upravljanje programom - pod vašim vodstvom programskog upravitelja - susreće se i planovi su integrirani.

To je lakše reći nego učiniti. To zahtijeva utvrđivanje zavisnosti između projekata i projektnih zadataka. To prisiljava vas da pogledate zahtjeve za resursima za cijeli program i da žongliraju aktivnosti koje odgovaraju raspoloživosti ključnih ljudi.

Nakon uspostavljanja integriranog programskog plana, možete ga pratiti u Ganttovom grafikonu ili nekom drugom softverskom alatu. Budući da vaši voditelji projekata prave svoje projekte u stvarnom vremenu, morat ćete prilagoditi programski plan, čuvajući sve informacije o promjenama i naglašavajući što to znači za njihovo područje rada.

… Ali ne morate planirati svaku liniju

Kao voditelj programa, oslonite se na svoje voditelje projekata za detaljno planiranje. Nije praktično ili poželjno da pratite program s tisućama zadataka.

Potrebna vam je pregledna i visoka razina projekata s dovoljno pojedinosti kako bi vam pokazala da li će nešto imati utjecaj na razini programa.

Najjednostavniji način za to je namjenske softverske aplikacije. Pokušavate upravljati svojim multimilijunskim programom na osnovnoj proračunskoj tablici bilo bi previše izazovno.

Morate delegirati

Međutim, dobro ste delegirati, budući da ste u ulozi upravljanja programom znači da trebate još bolje postići.

Dobra vijest je da trebate imati tim voditelja projekata, a možda čak imate poseban ured za upravljanje programom koji će podržati vašu transformativnu promjenu.

Mnogo je posla na programu, a postavljanje kako bi se osiguralo da se svi pokretni dijelovi pomiču zajedno u pravom trenutku, predstavlja ogroman napor. Ne možete to učiniti sami i ne biste trebali pokušati. Provedite koliko vremena morate pokrenuti pokretanje programa, a zatim osigurati da na tim mjestu imate podršku.

Ako nemate nikoga u svom uredu za upravljanje programom, zamolite da se netko šalje u tim za upravljanje programom. Mnogo ih je učiniti. Na primjer, netko u ulozi koordiniranja projekta bio bi savršeno položen kako bi osigurao potrebnu koordinaciju na razini programa, oslobađajući vas da se uključe u strateške zadatke.

Nemojte se bojati sukoba

Postoje mnoge teme za programe. Od projekata s teškim zainteresiranim stranama do naizgled neodrživih rokova, svaki dan će vam dati prilike za sukob. Pazite na stvari koje ometaju izvedbu projekta i budite spremni za korak kada je potrebno kako biste izbjegli situaciju prije nego što počnete.