Pregled osobnih datoteka i pravila o uzorcima datoteka

Osobna datoteka je spremljena dokumentacija povijesti i statusa cjelokupnog radnog odnosa poslodavaca s pojedinim zaposlenikom. Poslodavac održava ovu dokumentaciju o zapošljavanju u osobnoj dokumentaciji iz tri razloga.

• Poslodavac želi imati točne informacije korisne i organizirane kada vam je potreban pristup informacijama iz bilo kojeg razloga. Promjene u hitnim kontaktima, adrese zaposlenika, praćenje ocjena rada, disciplinskih pisama, priznavanja zaposlenika i materijala za aplikaciju za zapošljavanje primjeri su vrsta informacija koje će poslodavac željeti brzo pristupiti.
• Poslodavac treba zadržati dokumentaciju o osobnim pitanjima kao što su odabir zaposlenika, izvedba, radna povijest, obrazloženje naknade i aplikacije interne promocije, da spomenemo samo nekoliko.Zahtjev EEOC-a, tužba ili čak potreba za opravdanjem nedostatka podizanja ili promocije zaposleniku zahtijeva da je poslodavac prikupio i zadržao ovu vrstu dokumentacije zaposlenika.

• Neki zapisi zaposlenika zahtijevaju savezne ili državne vlade za poslodavce da zadrže. Organiziranje informacija zaposlenika u osobnoj datoteci ima smisla za pristup i pravnu usklađenost i spremnost.

Vrste osobnih datoteka

Poslodavac općenito održava nekoliko vrsta osobnih datoteka, za poslovnu uporabu, za povjerljivost zaposlenika, za privatnu zaštitu zdravlja i za zakonsku usklađenost. Nisam svjestan bilo kojeg zakona koji kaže koliko je datoteka poslodavac dužan zadržati.

Međutim, postoje mnogi zakoni, a postoje osobne najbolje prakse za povjerljivost zaposlenika, koje reguliraju sadržaj osobnih datoteka i tko ima pristup tim informacijama. To su osobne datoteke koje većina poslodavaca u SAD-u održava. (Svjetski zakoni i prakse mogu se razlikovati.)

• Datoteka osoblja: Ovo je glavna datoteka zaposlenika koja sadrži povijest radnog odnosa.
• Dozvola za plaće: Želite zadržati zasebnu datoteku za sve probleme vezane uz plaće vezane uz plaću i naknade.
• Medicinska datoteka zaposlenika: Federalni Zakon o pokretljivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja iz 1996. (HIPAA) zahtijeva od poslodavaca da zaštite medicinske zapise zaposlenika kao povjerljive.
• I-9 Oblici zaposlenika: Morate održavati zasebnu datoteku za sve oblike I-9 zaposlenika (ne po zaposleniku) jer ne želite da vladini zaposlenici, koji su ovlašteni provjeriti ove obrasce u različitim okolnostima, gledaju kroz vaše glavne, povjerljive datoteke zaposlenika zaposlenika ,

Pristup zaposlenicima osobnim datotekama

Zaposlenicima je dopušteno pristup njihovim osobnim datotekama zaposlenika pod vodstvom i nadzorom osoblja ljudskih resursa. Osobni dosje zaposlenika smatra se vlasništvom poslodavca koji je odgovoran za njihovo održavanje i zaštitu.

Uzorak pravila o osobnoj evidenciji

Slijedeći primjer je pravila osobnih datoteka za upotrebu u vašoj tvrtki. Razgovara o različitim datotekama koje se preporučuju i tko bi trebao imati pristup svakoj datoteci.

Uzorak pravila

Tvrtka održava tri datoteke zaposlenika za svakog zaposlenika.

osobna datoteka održava se za svakog zaposlenika tvrtke (naziv vaše tvrtke). Ove osobne datoteke sadrže povjerljive dokumente i njima upravlja i održava osoblje ljudskih resursa.

Pristup ovoj datoteci ograničen je na osoblje HR-a i pretpostavlja da upravitelj svakog zaposlenika održava svoju datoteku s dokumentima koji su relevantni za radno djelovanje zaposlenika.

Tipični dokumenti u osobnoj datoteci obuhvaćaju aplikaciju za zapošljavanje, obiteljsku kontaktnu službu za hitne slučajeve, dokumentiranu povijest akcije discipliniranja, životopis, priručnik zaposlenika i poslodavac na radnom mjestu koji se prijavljuje s listovima, aktualnim osobnim podacima i reference na posao.

Nisu sve osobne datoteke sadrže iste dokumente, ali svaka datoteka osoblja ima neke dokumente koji su isti.

Plaće datoteke također se održavaju; platne liste sadrže povijest radnih mjesta zaposlenika, odjela, promjene naknade i tako dalje. Pristup dosjeu plaća ograničen je na odgovarajuće računovodstvene i kadrovske službe.

medicinski file zaposlenika također se održava. Sadržaj medicinske datoteke nije dostupan nikome osim osoblju zaduženom za ljudske resurse i zaposlenika čija se evidencija zadržava u datoteci. Na vašem imenu tvrtke), medicinske datoteke primaju najviši stupanj sigurne pohrane i povjerljivosti.

Zaposlenik može pregledati njegovu ili njezinu osobnu datoteku kontaktirajući osoblje osoblja s ljudskim resursima tijekom normalnog radnog vremena. Nijedan zaposlenik ne smije mijenjati niti ukloniti bilo koji dokument iz svojeg osobnog dokumenta koji se mora pregledati u nazočnosti osoblja HR djelatnika.

Također poznat kaodatoteke zaposlenika, evidencije zaposlenika, datoteke za ljudske resurse, dokumentaciju

Odricanje od odgovornosti - Napominjemo:

Susan Heathfield ulaže sve napore kako bi ponudila točne, zajedničke smjernice, etičko upravljanje ljudskim resursima, poslodavac i savjetovanje na radnom mjestu na ovoj web stranici i povezano s ove web stranice, ali ona nije odvjetnik i sadržaj na web mjestu, dok autoritativno, nije zajamčeno za točnost i zakonitost, i ne treba ga tumačiti kao pravni savjet.

Web mjesto ima svjetsku publiku, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje, tako da stranica ne može biti konačna za sve na vašem radnom mjestu.Ako ste u nedoumici, uvijek potražite pravni savjet ili pomoć državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne. Informacije na ovim stranicama služe samo kao smjernice, ideje i pomoć.