Kako napisati izvješće o napretku poslovanja

Izvješće o napretku sastoji se od zaglavlja, izvršnog sažetka, opisa manjih dijelova, naznaka kada je sljedeće izvješće potrebno. Napisat ćete izvješće prema ovom predlošku, a zatim ga poslati svom šefu ili drugom vršnom izvještavanju kako je određeno.

Zaglavlje

Zaglavlje sadrži informacije za identifikaciju izvješća. Unijet ćete naslov, datum na koji se izvješće objavljuje, stanje statusne postaje za sve što prijavljujete (crveno, žuto-zeleno) i ukupni mjerni podatak, možda postotak dovršen, plan prema stvarnom. Napomena: Izvješće o napredovanju kao što je ovaj najčešće se koristi za projekte, ali se također može koristiti za izvještavanje o drugim stvarima. Na primjer, ako ste zaduženi za smanjenje broja sati po crtežu za inženjersku tvrtku, koristili biste izvješće o napretku kako biste pokazali napredak u smanjenju broja sati po crtežu.

• Naslov: Izvješće o napretku projekta X
• Datum: 30. svibnja 20xx
• Status: Zelena
• Postotak dovršen: 63 stvarni, 59 plan.

Sažetak

Napišite posljednji sažetak. Ovo je sažetak svih glavnih točaka navedenih u nastavku u izvješću. Ovisno o vašoj publici, ponekad je izvršni sažetak ograničen. To ovisi o vašoj publici, broju osoba koje primaju izvješće i njihovoj razini unutar organizacije. Izvršni sažetak usmjeren je na one višeg menadžera koji možda nemaju vremena za čitanje čitavog izvješća. Ako je vaše izvješće usmjereno na vaš neposredni nadzornik, očekuje se da će pročitati izvješće, a izvršni sažetak možda neće biti potrebno.

Međutim, ako je ovo izvješće koje je široko distribuirano mnogim rukovoditeljima diljem organizacije, možda će biti potrebno uključiti izvršni sažetak za one pojedince koji nemaju vremena pročitati čitavo izvješće.

Napredak komponenata

Ovo je glavno tijelo izvješća. U ovom odjeljku izvješća prikazujete svoj napredak u svim komponentnim područjima projekta. Navedete svoj napredak i postignuća u vezi svih mjernih podataka tijekom tog vremenskog razdoblja. Pokazujete što je vaš plan za sljedeći vremenski period. A onda popis ne samo blokera nego i napore koje poduzimaju da biste ih izbrisali. Konačno, odjeljak će pokazati koja je dodatna pomoć potrebna od šefa ili drugog primatelja izvješća o napretku.

Sažetak

Tijelo izvješća slijedi u sažetku. Uključuje manje detalja od napretka koji je objavljen u prethodnom odjeljku. Uključili biste iste podatke, mjerne podatke, postignuća, plan za naredno razdoblje i sve blokere, ali pružite manje pojedinosti za svaku kategoriju. Na primjer, sažetak može biti jedna rečenica, kao što su "svi isporuke na vrijeme", dok će napomena napretka u prethodnom odjeljku reći "Isporuka A, dospjela na xx / xx / xx, bit će isporučena tri dana ranije.

Izvještaj Y će biti isporučen na vrijeme xx / xx / xx. A izvješće C, odgođeno dva tjedna dok čeka grafika, sada se očekuje da će biti isporučena na revidiranom datumu dospijeća xx / xx / xx. "

Sljedeća izvješća zbog datuma

Ovdje navodite kada će se sljedeći izvještaj poslati. Ako je ovo tjedno izvješće, primjerice, datum dospijeća sljedećeg izvješća prikazivat će se kao tjedan dana nakon toga. Za mjesečno izvješće prikazivat ćeš datum sljedećeg mjeseca kada će se izvješće poslati. Korisnici koji primaju izvješće očekuju da ti podaci budu točni kao podaci u izvješćima.

Poanta

Vaše izvješće o napretku sastoji se od opcijskog izvršnog sažetka, izvještavanja o napretku svih komponenti projekta, detaljan sažetak i vremensku traku. Učini ih točno što možete.