Kako napisati neprofitno godišnje izvješće

Iako neprofitne organizacije izvještavaju IRS sa svojim godišnjim 990-tim, oni također znaju da bi trebali izraditi publikaciju koja svoje postignuće prikazuje svojim pristašama i široj javnosti.

Godišnje izvješće vam može pomoći da demonstrirate svoje dostignuće sadašnjim i budućim donatorima, razvijate nova partnerstva i prepoznate važne ljude.

Međutim, neprofitne organizacije često se bore s onim što bi trebalo biti uključeno u godišnje izvješće i što bi trebalo biti izostavljeno.

Godišnja izvješća također su značajno promijenjena tijekom vremena.

Jednom davno ponderirane brošure napisane na jeziku koje su samo insideri mogli shvatiti, godišnja izvješća sada govore široj skupini ljudi i koriste jednostavan tekst i još mnogo fotografija i infografika.

Godišnja izvješća dolaze u svim oblicima, veličinama i prezentacijama. Mnogi su objavljeni na web stranicama, a ne tiskani i poslani. Godišnje izvješće može biti video, razglednica ili prezentacija. Mnoga godišnja izvješća postala su slučaj neprofitne organizacije za podršku, kako bi se organizirala kampanja za prikupljanje sredstava.

Godišnja izvješća možda čak ni ne bi bila nazvana. Oni bi mogli biti "izvješće za našu zajednicu" ili "poziv na akciju". Često koriste teme za organiziranje informacija, kao što su "dan u životu" ili "transformacija".

Ključ uspješnog godišnjeg izvješća danas može biti jednostavno korištenje vaše mašte, lovajući brojne primjere dobrotvornih društava sličnih vašoj, i shvatiti što vaša publika uživa. Mlađa publika će voljeti nešto digitalno dok će stariji donatorski bazen više voljeti tradicionalniji pristup.

Sljedećih deset savjeta pomoći će vam u razvijanju izvrsnog neprofitnog godišnjeg izvješća, bez obzira da li se pridržavate pokušaja i istinitosti, ili pak gurnite granice svih dostupnih medija.

Usredotočite se na postignuća, a ne aktivnosti

Donatori žele znati što ste učinili, ali još važnije, žele znati zašto ste to učinili. Koji su rezultati bili? Zašto ste potrošili svoje vrijeme i novac na način koji ste učinili? Kakva je razlika učinila? Povežite svakodnevne aktivnosti vaše organizacije s izjavom o misiji. Nemojte pretpostavljati da će čitatelji automatski razumjeti kako vam vaše aktivnosti pomažu da postignete svoju misiju. Spojite točkice za njih.

Prestani govoriti o internim stvarima

Dobivanje velike brzine internetske veze u uredu i novog računovodstvenog softvera mogu biti velika postignuća odakle sjedite za stolom, ali nemaju veze s vašom misijom. Inspirirajte donatore sa postignućima vezanim za vašu misiju u svom godišnjem izvještaju i ostavite sve administrativne predmete za svoje izvješće vašem odboru.

Nemojte se hvaliti zbog svojih uspjeha za prikupljanje sredstava

Donatori očekuju da ćete prikupiti novac, ali uspjehe za prikupljanje sredstava ne bi trebale biti obilježene u vašem godišnjem izvješću na istoj razini kao i rezultati povezani s misijom. Čitatelji bi radije znali što ste učinili s novcem nego što ste ga podigli. Iako je prikladno uključiti informacije o tome koliko dobro ide napore za prikupljanje sredstava, najbolje je staviti te podatke u financijski odjeljak izvješća, a ne na prednjem i središnjem mjestu.

Uključi fotografije u godišnje izvješće

Da, fotografije vrijedi tisuću riječi. Mnogi ljudi koji čitaju vaše godišnje izvješće neće čitati. Pokazuj im što radite s liberalnom upotrebom fotografija. Ove slike trebaju pokazati ljude ili životinje koje pomažu, a ne članovi uprave, izvršni direktor ili glavni donatori. Današnji donatori očekuju priču od tebe, a tu priču može biti još bolje s sjajnim fotografijama.

Investirajte u dobru digitalnu kameru ili potrošite nešto novca na profesionalnog fotografa. Također je dobro koristiti zaliha fotografija ako ste na uskom proračunu, sve dok pažljivo odaberete te slike. Upišite "besplatne fotografije" u svoju omiljenu tražilicu i naći ćete brojne web stranice. Vaše fotografije trebale bi sadržavati lica više od stvari. Napišite naslove koji govore o vašoj priči.

Sada kad ste ih dobili gledajući fotografije, ispričajte priču s vašim naslovima. Nemojte samo reći što je na slici. Spojite fotografiju na postignuće. Ako ljudi čitaju samo bilješke u vašem godišnjem izvještaju, trebali bi dobiti osjećaj za dobar posao koji ste prošle godine učinili.

Uključi osobne profile

Donatori vole stvarne priče o stvarnim ljudima. Opći sažeci vašeg rada stavit će vaše donatore na spavanje. Objasnite ono što ste postigli, a zatim humanizirajte statistiku nekim osobnim profilima. Istaknite kako je vaš rad pomogao određenoj osobi. Podijelite priču o volonteru kako su napravili pozitivnu razliku.

Objasnite svoje financije

Mnogi od vaših donatora neće znati čitati financijsko izvješće ili neće trebati vremena za čitanje. Uključite stavak ili dva koji objašnjavaju u običnom engleskom jeziku što govore stolovi. Pokušajte staviti neke od tih informacija u infografiju. Sam čin projektiranja infografskih sila snage pojednostavljuje i pojednostavljuje neke druge. Tekst o brojevima smanjuje oči ljudi. Infografska slika zgrabi njihovu pažnju, a te brojke vjerojatno će se pamtiti. Koji brojevi trebate uključiti? Kako o tome odakle dolazi novac i kako ga potrošite?

Koliko ste ljudi postigli? Koje su vaše osnovne strategije prikupljanja sredstava? Jeste li ove godine stvorili taktiku uštede troškova?

Ako vam je potrebno više prostora, smanjite popise donatora

Neprofitne organizacije trebaju postići ravnotežu između korištenja prostora u njihovom godišnjem izvješću kako bi raspravljali o njihovim postignućima i upotrebljavali ga kako bi prepoznali donatore. Ako je čak polovica vašeg godišnjeg izvješća popis donatora, razmislite o skaliranju popisa natrag da biste dobili više mjesta za tekst i fotografije. Manji donatori mogu se prepoznati na druge načine kao što su popisi u biltenima. Također razmotrite poštivanje donatora na druge načine, kao što ih zovete na društvenim medijima ili objavljujete fotografije nakon događaja.

Trostruko provjerite donatore

Nema boljeg načina da sabotažete buduću donaciju nego da pogrešno unesete ime donatora u svoje godišnje izvješće. Ako niste sigurni u ime, nemojte pogoditi. Provjerite je s donatorom. Također, pažljivo provjerite imena vladinih agencija i zaklada koje su vam dale potpore. Nazivi ljudi koji ove organizacije nazivaju u razgovoru često su kratki za puni pravni naziv koji pripada vašem godišnjem izvješću.

Recite donatorima kako oni mogu pomoći

Nikad nemojte ostavljati potencijalnog navijača koji se visi, pitajući se kako vam oni mogu pomoći. Nakon što inspirirate svoje čitatelje s dobrim djelima u svom godišnjem izvješću, zaključite ih tako što ćete im reći kako vam mogu pomoći da učinite više. Kako vam mogu poduprijeti svojim novcem ili vremenom? Zamolite ih da se volontiraju. Podsjetite ih na planirane mogućnosti davanja. Recite im o darovima zaliha. Upravljajte im na način da koristite svoju kreditnu karticu da doniraju. Budite jasni o najboljim načinima pomoći.