Savjeti za organiziranje zajedničkih festivala hrane

S obzirom da je Okus Chicaga započeo 1980. godine, planeri za Okus imaju veliko iskustvo u planiranju festivala zajednice za hranu. Ured za posebne događaje gradonačelnika upravlja programom i nadgleda planiranje i izvršenje. Njegov upravljački tim nudi sljedeće savjete za one koji možda po prvi puta stvaraju sličan festival ili proširuju elemente programiranja za postojeći festival.

01 Savjeti za generalne menadžere festivala

Generalni direktor je osoba koja upravlja različitim elementima festivala. Mary Slowik, generalni direktor za Okus u Chicagu, nudi sljedeće prijedloge:

• Odredite svoju publiku i utvrdite žele li festival.
• Ako sličan program već postoji, izbjegavajte dupliciranje.
• Dobijte buy-in gdje želite zadržati događaj.
• Promijenite programiranje za događaj opće publike.
• Provjerite da prostor može ugostiti mnoštvo.
• Pobrinite se da dobavljači mogu obraditi količine sudionika.
• Izradite proračun i dobijte ponude od renomiranih tvrtki.
• Ako ovo prvi put planiraš događaj, zaposli van prodavača festivala.

02 Savjeti za menadžere festivalskih operacija

Voditelj operacija nadgleda pripremu, fazi i produkciju web mjesta, podršku događaja i sigurnost. John Truck, voditelj poslova za okus Chicaga u posljednjih 19 godina, savjetuje sljedeće:

• Festivali zahtijevaju suradnju s ljudima, stoga budite spremni ostati dinamični i fluidni.
• Sigurnije ste dobili dobru opremu po povoljnoj cijeni.
• Pobrinite se da iznajmite strukturno prodane štandove i skele.
• Nabavite licitacije i provjerite povijest svih dobavljača, uključujući reference.
• Zadržite standarde i osigurajte da sve ostane pod kontrolom.
• Upoznajte se s dobavljačima dnevno tijekom programa kako biste upravljali radnim posadama.
• Budite vjerni svojoj riječi i dobavljači, izvođači i ljudi hrane će se vratiti i raditi s vama.

03 Savjeti za upravljanje sponzorstvom festivala

Voditelj sponzora je osoba koja radi za dobivanje marketinških dolara za podršku događaju. Christine Jacob, voditelj sponzora za okus, nudi sljedeće savjete:

• Istražite slične događaje negdje drugdje i ponovite njihove uspjehe.
• Ciljanje sponzora da ponudi gotovinu, robu i vrijednost oglašavanja.
• Izradite kategoriju prezentacijskog sponzora.
• Izradite glavne sponzorske kategorije (npr. Auto, financijska, pića, mediji itd.).
• Izradite kategorije sponzora za svako od programskih područja.
• Nemoj dopustiti sponzorima da lutaju na licu mjesta tijekom događaja.
• Prepoznajte rane zahtjeve sponzora kao što su struja, voda itd. I obavijestite tim za operaciju kako biste utvrdili najbolje lokacije.

04 Savjeti za upravljanje koncertima / talentima

Voditeljica je osoba koja pregovara kako bi izvođače dovela do festivala. Jenenne Brown Mosely, talent menadžer za okus Chicaga, nudi sljedeće savjete:

• Znajte svoj proračun: umjetnici velikih imena mogu koštati između 500.000 i 1.000.000 dolara za 60 do 90 minuta.
• Ne prekomjerujte na jednog umjetnika za događaje više dana.
• Usko surađujte s vašim medijskim pokroviteljima kako biste pomogli u nadoknadi troškova.
• Pregovarajte s umjetnicima koji se već nalaze na području oko vašeg događaja.
• Dajte talentu da li nudiš svoj koncert kao besplatnu emisiju (može smanjiti naknadu).
• Partner sa sponzorima poput zrakoplovnih tvrtki i hotela radi kompenzacije troškova izvođača.
• Osigurajte veliko ime za otvaranje, srednje i posljednje dane.

05 Savjeti za marketing marketinga

Voditelj marketinga je osoba koja upravlja svim komunikacijama povezanim s festivalom. Cindy Gatziolis, voditelj marketinga za Okus, sugerira sljedeće:

• Medijski partneri pomoći će vam smanjiti potrebu za troškovima oglašavanja.
• Uključite festival u postojeće oglašavanje, odnose s javnošću i marketinške kampanje.
• Raspored izrade brošure za tisak događaja pomoći će u provedbi rokova planiranja festivala.
• Napravite individualne priopćenja za tisak na svakom proizvodnom elementu za festival.