Osnovne činjenice o obrascu W-2

Što je W-2 obrazac?

W-2 obrazac je izjava koju poslodavci moraju pripremiti svake godine za zaposlenike, prikazujući ukupnu bruto plaću zaposlenika, zaradu od socijalne sigurnosti, zaradu Medicare i savezne i državne poreze zadržane od zaposlenika. Svrha ovog obrasca je pružiti zaposleniku informacije koje moraju biti uključene u obrazac poreza na dohodak. Ona također daje upravi za socijalnu sigurnost i podatke o IRS-u kako bi potvrdio povrat poreza na dohodak zaposlenika.

Kada je zbog obrasca W-2?

VAŽNI PROMJENA:Počevši s godišnjim poreznim izvješćima za 2016. i za sve sljedeće godine, obrasci W-2 i W-3 moraju biti podneseni u Upravi za socijalnu sigurnost (SSA) do 31. siječnja iduće godine. Dakle, za 2017. plaćanja poreza morate podnijeti do 31. siječnja 2018. Ova izmjena je provedena kako bi se smanjila porezna prijevara. 2018 godišnji obračun poreza na plaćeza 2017 porezne isplate pokazuju točne rokove za tekuću godinu.

Obrazac W-2 mora biti dostavljen zaposlenicima najkasnije do kraja siječnja s podacima iz prethodne kalendarske godine. Ovaj rok nije se promijenio. W-2 mora sadržavati obrazac za slanje obrasca W-3, osim ako se ne prijavljujete na mreži sa SSA-om. Rok 31. siječnja primjenjuje se na poštanske i online prijave SSA. Podnošenje nakon roka može rezultirati kasnim podnošenjem kazni.

Da, morate poslati W-2s s upravom za socijalnu sigurnost (SSA) istim rokovima kao i obrasce zaposlenicima. To je dobar razlog da zaposlenicima dajete svoje obrasce početkom siječnja kako biste mogli pronaći i popraviti pogreške prije podnošenja prijave SSA.

Dijelovi oblika W-2

W-2 oblik je multipart oblik:

• Kopija A odlazi u Administraciju socijalne sigurnosti. Kopija A obično se ispisuje na prostranom crvenom obliku koji se može skenirati laserom. Ako podnosite papirnu kopiju, morate koristiti samo papir koji pruža SSA.
• Kopija 1 odnosi se na grad, državu ili lokalitet
• Kopija B je za podnošenje s federalnim poreznim prihodom zaposlenika
• Kopija C je za zapise zaposlenika
• Kopija 2 je još jedan primjerak grada, države ili lokaliteta
• Kopija D je za zapise poslodavca.

Gdje mogu dobiti obrasce W-2?

Ne možete samo kopirati W-2 obrazac s interneta. Kao što je gore navedeno, kopija A obrasca tiskana je na posebnom papiru. Morate koristiti službene obrasce. Možete dobiti službene obrasce W-2 iz trgovine kopija, nekih poreznih softverskih programa (potražite verziju male tvrtke) ili vašeg poreznog preparatora.

Koje informacije moram dovršiti W-2 obrasce?

Informacije o vašoj tvrtki

Za svaki W-2 morat ćete uključiti podatke o svojoj tvrtki:

• Vaš ID broj poslodavca
• Vaše ime tvrtke
• Vaša adresa tvrtke
• Porezni broj poreznog poreznog računa tvrtke (provjerite s odjelom prihoda države)

Informacije o vašim zaposlenicima

Za svakog zaposlenika potrebni su vam ažurni osobni podaci:

• Broj socijalnog osiguranja ili drugi porezni identifikacijski broj
• Ime
• Adresa

Informacije o zaradi zaposlenika

Zatim ćete trebati informacije o ukupnoj plaći i zadržavanju za svakog zaposlenika za prošlu godinu:

• Ukupne plaće, prihod od dohotka i ostale naknade
• Ukupne plaće socijalne sigurnosti (do maksimalnog iznosa socijalne sigurnosti)
• Ukupne plaće Medicare (isto kao i ukupne plaće)
• Savjeti za socijalnu sigurnost i savjeti dodijeljeni

Informacije o mirovinskim planovima

U polju 12. trebate naznačiti, za svaki W-2, da svaki zaposlenik sudjeluje u planu umirovljenja ili nekvalificiranog plana s vašom tvrtkom, ako je taj zaposlenik zakonski zaposlenik ili ako je osoba primila naknadu za bolest treće strane ,

Informacije o posebnim pogodnostima

Okvir 13 W-2 zahtijeva informacije o odbitcima za planove zaposlenih zaposlenika i druge odbitke koji se moraju prijaviti na prihod poreza na dohodak zaposlenika. Upute za obrazac W-2 sadrže referentni vodič za šifre polja 13.

Kontrolni broj (izborno)

Možda ćete htjeti dodati broj interne kontrole na svaki obrazac W-2 ako plaćate mnogo zaposlenika. Možete generirati broj, ili vaš softver za pripremu plaće može generirati taj broj.

Gdje mogu pronaći informacije za W-2?

Podaci za ovaj obrazac dolaze iz vašeg registra plaća, koji prikazuje godišnje ukupne iznose za svakog zaposlenika za plaće i odbitak, uz odbitak za zdravstvene planove, zdravstvene štednje i ostale stavke. Trebat će vam i trenutačni W-4 obrazac za svakog zaposlenika. Radnik W-4 koristi zaposlenik kako bi vam dao adresu i broj socijalnog osiguranja (ili poreznog obveznika).

Kako mogu dovršiti W-2 obrazac?

Nakon što prikupite sve svoje podatke i odgovarajuće obrasce, pažljivo pratite upute korak po korak kako biste izbjegli pogreške.

Kako poslati W-2 obrazac? Mogu li e-datoteka?

Šaljete obrazac W-2 do Uprave za socijalnu sigurnost (SSA) do kraja veljače. Ove obrasce možete poslati na SSA pomoću svoje Business Online usluge. Ako imate 250 ili više W-2 obrazaca, morate ih poslati na SSA online.

Što ako napravim pogrešku na obrascu W-2?

Prije slanja tih obrazaca zaposlenicima provjerite pogreške. Ako pogriješite, možete jednostavno ispraviti obrazac i vratiti ispravljeni obrazac zaposleniku. Ako se pogreška otkrije nakon što pošaljete obrasce upravi za socijalnu sigurnost, evo postupka za ispravak obrasca. Morate ponovno poslati obrasce za prijenos W-3.