Administrativni pomoćnik ili izvršni tajnik

Oba izvršna tajnika i administrativni asistenti pružaju naprednu administrativnu potporu jednom ili dva rukovoditelja ili menadžera. Ono što odvaja ove uredske pozicije od drugih urednijih i rutinijih uredskih poslova jest razina odgovornosti i povjerljivosti povezanih s njima.

Osim osnovnih funkcija ureda, izvršni tajnik ili administrativni asistent također je odgovoran za pisanje ili pripremu izvješća, organiziranje i zakazivanje sastanaka, pregled dolaznih poruka kako bi se utvrdilo njihovo značenje, pripremanje dnevnih redova za sastanke odbora, organiziranje putnih aranžmana, sastavljanje zapisnika o sastanku, istraživanje, priprema korespondencije, te nadzor i usavršavanje osoblja ureda na razini mladeži.

Ove uloge mogu zahtijevati različite razine iskustva i imati bilo koji od ovih sličnih naslova:

• Administrativni asistent na razini ulaza
• Administrativni asistent
• Viši administrativni asistent
• Izvršni tajnik
• Viši izvršni tajnik
• Upravitelj ureda
• Viši voditelj ureda

Napomena: Pravni i medicinski asistentski položaji su sasvim različiti i zahtijevaju posebnu obuku koja se traži u profesiji u kojoj rade.

Razlike između izvršnih tajnika i administrativnih asistenata

Uloga izvršnih tajnika i administrativnih asistenata ima znatno preklapanje, a razlike u ulogama mogu se razlikovati po organizaciji.

U većini slučajeva, izvršni tajnik usredotočuje se na više upravnih dužnosti u službi određene, male grupe menadžera ili rukovoditelja, kao što su raspoređivanje sastanaka, planiranje putovanja, rukovanje pisanim komunikacijama, pa čak i knjigovodstvo.

Administrativni asistent može se više usredotočiti na zadatke poslovnih operacija i preuzeti više uloge u nekim kapacitetima ureda, stvarajući agende za sastanke ili konferencije, upravljati proračunima i upravljati obračunom dobavljača. U administrativnim asistentima može se zahtijevati specijalizirano obrazovanje u nekim slučajevima gdje je upravljanje poslovnim operacijama ključno.

Osposobljenost za temeljne poslove

Oba izvršna tajnika i administrativni asistenti imaju osnovni skup vještina rada koji su ključni za njihove uloge. To uključuje izuzetne organizacijske vještine, izvrsne pisane i usmene komunikacijske sposobnosti, kao i veliku pozornost na detalje i profesionalnost. Moraju imati tehničku stručnost pomoću alata za automatizaciju ureda, uključujući softverske osnove kao što su Microsoft Word, Excel i PowerPoint, kao i knjigovodstvene alate kao što su QuickBooks.

Izvršni tajnik ili administrativni asistent u malom uredu

U malom uredu, odgovornosti izvršnog tajnika ili administrativnog pomoćnika obično obavljaju razni uredski djelatnici. Neki radovi zapravo mogu obavljati rukovoditelji same tvrtke, a administrativni asistent ili izvršni tajnik mogu uključivati ​​veći broj odgovornosti po potrebi u manjoj organizaciji.

Izvršni tajnik ili administrativni asistent u srednjem uredu

Kako se veličina tvrtke povećava, povećava se potreba za visoko organiziranom osobom koja može obavljati široku paletu zadataka. To posebno vrijedi za rukovoditelje koji vode tvrtku koja zahtijeva visoku razinu povjerljivosti i integriteta za poslovanje koje se provodi.

Izvršni tajnik ili administrativni asistent u velikom uredu

Uobičajeno je da veliki ured ima nekoliko izvršnih tajnika i / ili administrativnih pomoćnika. Na ovoj veličini tvrtke, obično je potrebno imati voditelja ureda za koordinaciju osoblja koje služi rukovoditeljima tvrtke. U nekim će slučajevima administrativni asistent pratiti izvršne vlasti na poslovnim putovanjima kako bi se pomoglo u organizaciji sastanaka, raspoređivanju i drugim važnim organizacijskim zadaćama.