Korak-po-korak vodič za platni spisak za male tvrtke

Izračunavanje plaće ispravno može biti izazov, pogotovo kada ste vlasnik male tvrtke. Vaša stručnost leži u poduzetništvu - ne nužno u praćenju različitih radnih i poreznih zakona koji se primjenjuju na svakog vašeg zaposlenika. Bez obzira imate li jednog zaposlenika ili velikog osoblja, postavljanje točnog, pouzdanog sustava plaće sprečava ozbiljne probleme zaposlenicima i vašem poslovanju.

Prijavite se za identifikacijski broj poslodavca (EIN)

Vaš EIN jedinstveni je broj koji je posebno određen za vašu tvrtku za IRS svrhe. Taj broj identificira vašu tvrtku pri izvješćivanju o vašim zaposlenicima u savezne i državne agencije. Primjeri tih podataka uključuju ukupne prihode i poreze koji se plaćaju u njihovo ime. Možete čuti EIN koji se naziva obrazac SS-4 ili porezni ID - isti su kao i EIN.

Prijavite se za svoj EIN putem IRS-a izravno. Najjednostavniji način za dovršenje ove transakcije je putem online aplikacije. Međutim, prijave se također prihvaćaju faksom i poštom.

Provjerite državne i lokalne propise za dodatne EIN zahtjeve

Iako mnoge države i lokaliteti prihvaćaju vaš federalni EIN za identifikaciju, neki od njih zahtijevaju odvojene brojeve za porezne svrhe. Primjeri uključuju New York, Massachusetts i Južnu Karolinu. Možete odrediti svoje gradske i / ili državne propise posjetom web stranice malih poduzeća odgovarajuće države.

Razumjeti razliku između neovisnog izvođača i zaposlenika

Bilo da zaposlite samostalne poduzetnike ili zaposlenike značajno utječe na plaćanje poreza na dohodak, Medicare, socijalnu sigurnost i nezaposlenost, stoga je važno razumjeti razliku između njih.

Osnovni se test svodi na slijedeća tri pitanja:

• Ima li poslodavac kontrolu kada, gdje i kako je posao završen? Ako je tako, radnik je vjerojatno zaposlenik.
• Ima li poslodavac kontrolu financijskih aspekata posla? Na primjer, jesu li troškovi nadoknađeni? Ima li poslodavac radni alati, kao što su računala? Ako je tako, radnik je vjerojatno zaposlenik.
• Je li veza u tijeku ili je li zaposlenik zaposlen u određenom projektu bez očekivanja nastavka zaposlenja? Iznosi li poslodavac, kao što je zdravstveno osiguranje i plaćeno vrijeme, radniku? Ako je odnos u tijeku i / ili ako se nude pogodnosti, radnik je vjerojatno zaposlenik.

Dobiti potrebne obrasce zaposlenika

Nakon što su vaši dokumenti u redu, spremni ste zaposliti svoje zaposlenike. Obavezno prikupite podatke o porezu i plaću u roku od prvih nekoliko dana zaposlenja kako biste bili sigurni da pravovremeno dobiju prvu uplatu na plaću. Vi svibanj želite potaknuti zaposlenika korištenje izravnog depozita za brže isplate.

Svaki zaposlenik mora ispuniti obrazac za zadržavanje poreza na dohodak od poreza na dohodak W-4, koji vam omogućuje izračun ispravnog zadržavanja poreza. Zaposlenici također moraju ispuniti obrazac I-9 kako bi potvrdili da im je zakonito dopušteno raditi u Sjedinjenim Državama.

Odaberite razdoblje plaćanja

Što manje razdoblja plaćanja imate, to je lakše dovršiti obračun plaća. Međutim, neke države zahtijevaju da se zaposlenici plaćaju prema određenom rasporedu, na primjer, tjedno ili dvotjedno. Ako želite voditi platni list manje od jednom tjedno, obratite se State Departmentu za rad kako biste utvrdili je li predloženo razdoblje plaćanja u skladu s državnim propisima.

Izradite postupke povezane s plaćama

Prije nego što možete izdati precizne uplate, trebat će vam način praćenja broja zaposlenih. Dostupni su mnogi alati za tu svrhu, od osnovnih listova za prijavu na platforme koje prate rad zaposlenika na telefonima ili računalima. Također je važno postaviti pravila za plaćeno odmora ako namjeravate ponuditi, prekovremeni rad i ostale pogodnosti.

S druge strane, morate imati postupak kako biste osigurali da se odbitci za naknade, poreze i slično plaćaju odgovarajućim dobavljačima i agencijama u ime vaših zaposlenika.

Odaberite platnu platformu

Ako planirate upravljati platnim spisima unutar tvrtke, budite sigurni da ste vi ili vaš knjigovođa zadovoljni s nijansama ovog zadatka. Postoji nekoliko platformi za platni list visoke kvalitete koji olakšavaju stvari. Međutim, većina malih poduzeća preferira vanjske usluge kontrolora, budući da ti stručnjaci imaju znanje i iskustvo za izradu plaća točno i na vrijeme.

Izradite svoj platni list

Nakon što vi ili vaš kontrolor unesete osobne podatke zaposlenika u svoj sustav plaća, spremni ste za izradu svoje prve vožnje plaća. Pomoću mjernih alata za mjerenje vremena koje imate na radnom mjestu (ne oslobođenih radnika) unesite ili prijavite broj sati za svakog. Radnici koji rade (izuzeti) ne moraju prijaviti svoje radno vrijeme. Svaki tjedan plaća se isti iznos.

Napomena: Ako radite troškovima posla u računovodstvu, i dalje ćete htjeti zaposlenicima da pratite sate. To neće utjecati na njihovu tjednu plaću, ali ćete htjeti točno odrediti vrijeme na posao kako biste razumjeli troškove. Razmislite o korištenju programa praćenja vremena koji se sinkronizira s računovodstvenim softverom glavne knjige za izradu tih izvješća. Mnogi će imati sinkronizaciju s vašim platnim bilježenjem, tako da ih možete koristiti za zaposlenike i zaposlenike po satu.

Zadrži potrebne zapise

Određene evidencije vezane uz plaće moraju se zadržati u svrhu IRS-a. Kao opće pravilo, morate zadržati sve zapise za pojedince koji su aktivno zaposleni, bez obzira na dužinu trajanja.Mnogo se zapisa mora čuvati za određeno razdoblje nakon prestanka zaposlenja. Na primjer, evidencija o porezu na zapošljavanje mora se zadržati najmanje četiri godine. Posebne upute dostupne su putem IRS-a.

Izračunajte i platite federalne i državne poreze na plaće

Konačno, vi kao poslodavac ste odgovorni za isplate plaća poreza na plaće i izradu određenih izvješća. Općenito, izvješća trebaju biti kvartalno ili godišnje. Koristite resurse dostupne putem IRS-a i državnog poreznog ureda kako biste osigurali da se svi porezi i izvještaji rješavaju na odgovarajući način.

Točna, plaća na vrijeme je jedna od najvažnijih odgovornosti vašeg poslovanja. Prvo, pogreške plaće su siguran način da uzrujate zaposlenike. Drugo, porezne pogreške mogu rezultirati značajnim kaznama i kaznama. Pažljivo razmislite kako će se obrađivati ​​vaša plaća kako biste izbjegli najčešće zamke.