Kako zadržati CRA kilometraža dnevnik za troškove vozila

Ako ste koristili jedno ili više vaših vozila za ostvarivanje poslovnih prihoda u proteklih godinu dana, možete potraživati ​​povezane troškove kao poslovni trošak na vašem porezu na dohodak u SAD-u i Kanadi korištenjem dnevnika prijeđenih kilometara. Ali kao i uvijek, ako želite oduzeti te troškove, morate biti u mogućnosti potkrijepiti vaš zahtjev s dokazima u obliku dnevnika vozila za kilometražu.

Kako zadržati dnevnik kilometraže

I Internal Revenue Service (IRS) i Agencija za priznavanje prihoda (Canada Revenue Agency - CRA) navode da je održavanje točne dnevnice poslovnih putovanja održavano tijekom cijele godine najbolji dokaz koji možete poduprijeti potraživanja troškovnika za motorna vozila.

U dnevnik će se bilježiti sljedeće informacije svaki put kada se vozilo koristi u poslovne svrhe:

• Datum,
• početna točka,
• odredište,
• svrha vašeg putovanja;
• vozilo koje počinje kilometražu,
• vozilo koje završava kilometražu,
• ukupne milje (ili kilometre u Kanadi).

Primjer dnevnika kilometraže

Zapisnici kilometraže obično su dostupni u trgovinama uredske opskrbe ili možete koristiti sljedeći predložak koji se može kopirati u Word, Excel ili sličnu uredsku dokumentaciju odabirom teksta i korištenjem kopiranja / lijepljenja (pomoću sustava Windows, označavanje teksta koji se odabire s mišem i pritisnite CTRL-C za kopiranje i CTRL-V za lijepljenje).

Vozilo kilometraže / dnevnik troškova_____ Odometar 1. siječnja _____

Datum	Početak kilometraže	Kraj kraja kilometraže	Ukupni kilometražaj	Poslovni prijedlog	Park $	cestarine $	Ostali $

Automatsko praćenje kilometraže

Ručno unos podataka o putovanju u dnevnik je dosadan, osobito ako radite mnogo poslovnih putovanja.

Srećom, dostupne su nekoliko aplikacija za praćenje kilometraža za Appleove i Android smartphoneove koji koriste GPS telefone kako bi pratili svaki kilometar / kilometar upravljan za poslovne svrhe. Za malu mjesečnu naknadu aplikacija će prijaviti podatke o vašem poslovnom putu i omogućiti vam da preuzmete kilometražu sažetak svoje porezne prijave.

Neke od najpopularnijih aplikacija za praćenje prijeđenih kilometara uključuju:

• MileIQ (IOS i Android)
• Zapisnik troška kilometraže (samo IOS)
• TripLog (IOS i Android)
• QuickBooks (praćenje kilometraža uključeno je u QuickBooks Self-Employed)

Poslovna uporaba protiv osobnog

IRS i CRA budu oprezni zbog prekomjernih potraživanja za poslovno korištenje osobnih vozila - tvrdeći da je većina ili sva kilometraža vozila za poslovnu uporabu siguran način privlačenja dodatnog proučavanja od poreznih vlasti i moguće revizije. (Pogledajte 10 crvenih zastava koje će dobiti vaš kanadski revizija malih tvrtki.)

Stoga, kada dođe vrijeme da potražite troškove poslovanja s automobilom, morat ćete znati koliko je kilometara ili kilometara koje ste vozili, a najlakši način da to učinite jest da otkrijete koliko ukupnih milja ili kilometara imate tijekom cijele godine, uspoređujući čitanje kilometraže vašeg vozila na kraju porezne godine na ono što je bilo na početku godine.

Zatim, nakon što dobijete svoje podatke za godinu dana, da biste izračunali troškove motornih vozila, morate prikupiti sve kilometre / kilometre koje ste vozili za poslovnu upotrebu tijekom cijele godine. Vaša osobna upotreba je tada ukupna kilometraža za godinu minus poslovna kilometraža.

Poslovna uporaba versus personal za zaposlenike

Zaposlenici koji koriste vozila tvrtke također moraju pratiti kilometražu upravljanu u poslovne svrhe u odnosu na kilometražu osobne uporabe. Kilometraža iz osobnih razloga je oporeziva korist koja mora biti uključena u prihod zaposlenika. Imajte na umu da se kilometraža usmjerena na i od redovitog mjesta zaposlenja (osim točke poziva) smatra putovanjem i klasificirana je kao osobna upotreba.

Pazite da imate jasna pravila o osobnoj upotrebi vozila tvrtke, uključujući:

• tko može voziti vozilo (npr. samo zaposlenik, supružnik itd.)
• što je dopušteno za osobnu upotrebu - na primjer, pomoću kamiona tvrtke za vući kamper ili brod
• kako zadržati točne podatke o kilometrima

Dobra vijest za kanadske porezne obveznike - možete koristiti Pojednostavljeni CRA kilometraža prijaviti kao dokaz

Agencija za prihode od Kanade sada dopušta malim poslovnim ljudima smanjivanje evidencije dnevnika i korištenje tročlanog dnevnika uzorka za ekstrapolaciju poslovne upotrebe tijekom cijele godine.

Upotreba pojednostavljenog dnevnika:

• Morali ste prethodno održavati zapisnik kilometraže za jednu cjelovitu godinu kako biste uspostavili baznu godinu za poslovno korištenje vozila.
• Morate imati taj dnevnik za cijelu godinu u 2009. ili kasnijoj godini.
• Vaša upotreba vašeg vozila za godinu dana kada koristite pojednostavljeni dnevnik mora biti unutar 10% rezultata vašeg korištenja vašeg vozila koje ste zabilježili za baznu godinu.

CRA također kaže da će tvrtke morati pokazati da upotreba vozila u baznoj godini i dalje predstavlja svoju normalnu uporabu.

Sve ove stvari su istinite, tada biste mogli zadržati dnevnik za samo tri mjeseca, a zatim izračunati svoju upotrebu vozila korištenjem vozila umnožavanjem poslovne koristi određene u baznoj godini prema omjeru razdoblja uzorka i bazne godine , pomoću ove formule:

(Godišnje razdoblje uzorkovanja% ÷ bazno razdoblje%) × godišnja osnovna godina% = izračunava godišnja poslovna uporaba

Napominjemo da ćete to morati znati koliko je postotak vašeg poslovanja za određeno razdoblje od tri mjeseca u godini koju koristite kao osnovnu godinu kako biste ga mogli usporediti s novim uzorkom godine.

Dakle, ako sam, primjerice, zadržao pojednostavljeni dnevnik CRA kilometraže za siječanj, veljaču i ožujak prošle porezne godine, moram znati koji je moj postotak korištenja mog vozila u siječnju, veljači i ožujku tijekom moje bazne godine kad sam zadržao kilometražu za cijelu godinu.

Evo primjera:

Pretpostavimo da sam zadržao pojednostavljenu dnevnik za prva tri mjeseca u godini i ustanovio da je moje poslovno korištenje postotka vozila 64%.

Vraćam se na moj cijeli cjeloviti dnevnik kilometraža za poreznu godinu 2015., koju sam odabrao za moju baznu godinu, pogledati zapise za siječanj, veljaču i ožujak i ustanoviti da moja poslovna upotreba postotka vozila tijekom tog vremena bilo je 68%. Moj postotak korištenja mog vozila u poslovne svrhe za cijelu osnovnu godinu bio je 70%.

Zatim, primjenom formule za ekstrapolaciju mojih tri mjeseca podataka u mojem pojednostavljenom dnevniku kako bih obuhvatio cijelu godinu:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Dakle, 65% je godišnja upotreba vozila postotka vozila za koju tvrdi da upotrebljavam pojednostavljene podatke o dnevniku, što će biti prihvatljivo Agenciji za prihod u Kanadi jer se nalazi unutar dopuštenog raspona varijacija od 10%.

Za više pojedinosti o potraživanju troškova poslovanja vezanih uz korištenje vašeg vozila za ostvarivanje poslovnih prihoda, pogledajte Što troškovi motornih vozila možete potraživati ​​na porezu na dohodak u Kanadi?

Troškovi nabave vozila i troškovi kapitalnih troškova u Kanadi

Ako ste kupili vozilo koje će se koristiti u vašem poslovanju, također ćete htjeti pročitati Kako se potraživati ​​CCA (Capital Cost Allowance) na kupljenu vozilo za poslovnu uporabu koja objašnjava kako naplatiti trošak vašeg automobila kroz kapitalni trošak.