Timovi za upravljanje projektima i kako svaka članica doprinosi

Vrsta projekata profesionalnih menadžera projekata obično su velika i komplicirana. Oni zahtijevaju unos broja ljudi, uključujući vas kao voditelja projekta.

Nisu svi svjesni svake uloge i upravo ono što rade, pa ćemo ih ovdje opisati za vas.

Sponzor projekta

Često se u velikoj organizaciji radi o sponzoru osobe visoke razine, eventualno višeg menadžera ili direktora. Ova uloga često može biti poput radnog odnosa kojeg će predsjednik tvrtke preuzeti s izvršnim direktorom: onaj kritičke prijateljske / moralne potpore / ključnih komunikatora različitim publikama (uzimajući u obzir odgovarajuću ulogu ovisno o kontekstu). Ali uloga je nešto složenija od toga.

Sponzor projekta je vaš zagovornik na najvišoj razini, koji surađuju s vama bliže nego bilo tko drugi u višem menadžmentu. Oni predstavljaju vaš napredak višem rukovodstvu i odgovorni su s vama za uspjeh ili na drugi način projekta.

Oni imaju širi pogled na ono što se događa diljem organizacije kao cjeline i može vidjeti gdje se projekt uklapa u veću sliku. Oni će moći upravljati projektom kako bi postigli svoje ciljeve koje je postavio viši menadžment i u kontekstu smjera putovanja organizacije. Mogu se dogovoriti da se dodatni resursi budu stavljeni na raspolaganje i otvorili vrata koja vam mogu biti zatvarana kao voditelj projekta zbog vašeg relativnog nedostatka radnog staža.

U osnovi, projektni sponzor postoji da preuzme vlasništvo nad poslovnom prilikom ili potrebom i da ga preusmjeri kako bi se osiguralo rješavanje problema i ostvarene koristi, dok su u stanju riješiti probleme izvan kontrole voditelja projekta.

Voditelj projekta (That's You)

Vi ste središte ovog projekta. Morate znati što su ciljevi, gdje se to uklapa u većoj slici, a istodobno se u svakoj fazi bavila mnogim detaljima.

Vi ste planer (uključujući održavanje Ganttovog grafikona), organizatora i implementatora i onoga koji mora imati vještine upravljanja projektom kako bi se osiguralo sve, uključujući uspjeh, točno izmjereno i prijavljeno.

Morate biti objektivni sudac velikog dijela onoga što se događa, a istodobno biti u subjektivnom srcu svega što se događa.

Projekt Klijent / Klijent

To je osoba koja je odgovorna za plaćanje posla. Često je to tim koji je odgovoran za problem ili priliku koju je projekt osnovao da pogleda. Oni su ljudi s najviše dobiti od projekta, stoga je njihov proračun koji je u opasnosti.

Dobavljači

Kada vaš projekt zahtijeva skup nišačkih vještina, često se nalaze izvan osoblja vaše organizacije. Materijali potrebni za projekt često dolaze i izvan vaše organizacije - bilo da se radi o papirnatom materijalu, asfaltu ili fotografijama iz zraka.

Ove dodatne vještine ili materijali često će biti ključni za uspjeh projekta. Nema pravilnog stručnjaka ili cakline koje dolaze prekasno (ili rano) mogu imati štetan utjecaj na uspjeh vašeg projekta.

Projektni odbor

Gore navedene skupine obično čine Upravni odbor. Odbor obično ima ključne ljude za koje se može vidjeti da predstavljaju različite interese u projektu. Često se promatraju u skupinama sastavljenima od:

• Grupe dobavljača (vidi gore)
• Korisničke grupe (klijent, vidi gore)

Ploču obično predsjeda projektni sponzor i forum je na kojem se projekt dovodi do zaključka. Voditelj projekta je dio te grupe i koristi ga za komunikaciju s tim ključnim dionicima, izvješće i usmjeravanje na način na koji se projekt treba razvijati.

Koordinator projekta

Veliki projekti također mogu imati koristi od koordinatora projekta da pomogne administratoru. To osigurava svakodnevne, ali vitalne, zadatke obaviti. To može obuhvaćati minute sastanaka, fakturiranje ili narudžbu za tiskanice.

Voditelji projekata mogu ponekad biti u iskušenju da jednostavno obavljaju ove jednostavne zadatke, ali svaki može biti odvod na vrijeme. Trebali biste upravljati projektom, a ne upravljati administratorom - to je važan skup vještina, ali voditelji projekata trebaju znati kada delegirati.