Novi obrasci najma i kontrolni popis

01 Obrazac W-4 za zadržavanje poreza na dohodak od poreza na dohodak

Svi novi posloprimci moraju ispuniti obrazac W-4 prije nego što dobiju prvu uplatu. Ovaj obrazac sadrži informacije o bračnom stanju, broju uzdržavanih osoba i određenim dodatnim iznosima odbitka. Koristi se za izračunavanje zadržavanja poreza na savezne poreze. Ne morate kopirati sve obrasce W-4, samo najnovije.

Poslodavci ne bi trebali dati zaposlenicima savjete o tome kako popuniti ovaj obrazac, ali ih možete uputiti na IRS-ov članak koji im pomaže u ispunjavanju ovog obrasca.

Svakako koristite najnoviju verziju obrasca W-4. Zakon o porezima na smanjenje poreza i zapošljavanje 2017. godine donio je značajne promjene u tablicama odbitka, a zaposlenici možda žele promijeniti zadržavanje kako bi izbjegli previše poreza preuzetih iz njihovih plaća. Trebali biste koristiti obrazac 2018 W-4 za nove zaposlenike i zaposlenike koji žele izmijeniti svoj obrazac.

Zaposlenici mogu promijeniti oblik W-4 onoliko često koliko god žele. Na primjer, zaposlenik može primiti bonus i želi promijeniti zadržavanje. Vaša je odgovornost kao poslodavac pratiti najnoviju promjenu i osigurati da plaće zaposlenika odražavaju želje zaposlenika za zadržavanje.

02 Obrazac I-9 i E-Provjera sustava prihvatljivosti za zapošljavanje

Kao poslodavac morate dokumentirati prihvatljivost novih zaposlenika za rad u SAD-u. Dokument koji morate upotrijebiti je obrazac I-9, potvrda o prihvatljivosti za zapošljavanje, koja mora biti dovršena svakim novim najamom. Novi zaposlenik mora dostaviti dokumentaciju o (a) identitetu i (b) ispunjavanju uvjeta za rad.

Dva su koraka za proces I-9. Prvo, zaposlenik ispunjava obrazac i navodi koji će se identiteti i radni dokumenti koristiti. Tada, vi kao poslodavac morate gledati te dokumente i provjeriti jesu li prikladni i prikladni.

Morate zadržati ovaj obrazac u zapisu zaposlenika, ali ga ne morate poslati nikome. Ako službenik za useljeništvo dođe u vašu tvrtku ili želi pregledati vaše dokumente zaposlenika, obrazac je vaš dokaz da ste potvrdili ispunjavanje uvjeta rada zaposlenika.

Veći poslodavci (s mnogim zaposlenicima) mogu se prijaviti za E-Verify sustav i koristiti je za provjeru prihvatljivosti novih zaposlenika za rad u SAD-u. Sustav koristi informacije o Obrascu I-9 za usporedbu s federalnim bazama podataka.

Obrazac za prijavu za posao

Svaki novi zaposlenik mora ispuniti obrazac zahtjeva za posao, čak i ako je ta osoba već poslala životopis za taj posao. Obrazac za prijavu za posao sadrži podatke o novom zaposleniku koji se može potvrditi, poput prethodnih poslodavaca i obrazovanja. Ona također uključuje nekoliko izjava koje podnositelj zahtjeva mora potpisati.

Jedna izjava na prijavnom obrascu potvrđuje da su informacije o prijavi istinite i ispravne, dok druge izjave omogućuju poslodavcu provođenje referentnih provjera i provjere u pozadini.

Imajući obrazac za prijavu za svakog zaposlenika štiti vas kao poslodavca od podnositelja zahtjeva koji daje lažne tvrdnje i omogućuje vam da poduzmete akciju ako obrazac za prijavu nije točan.

Državno zadržavanje i registracija

Poslodavci moraju registrirati nove zaposlenike sa svojim državnim novim sustavom obavijesti o najmu; ova registracija omogućuje državi prikupljanje isplata dječje potpore od tih zaposlenika. U ovom članku uključen je popis sustava za obavješćivanje države.

Svaka država koja prikuplja porez na dohodak ima zahtjeve za poslodavcima da prijave i plaćaju takve poreze. Obratite se svojem državnom odjelu za prihod (ili ekvivalent) za informacije o tome kako se registrirati kao poslodavac u državi. Ova državna agencija također će vam dati informacije o odbitku obrazaca i zahtjeva za izvješćivanje i plaćanje zadržanih iznosa.

Za države koje imaju porez na dohodak, morat ćete oduzeti te poreze od plaća zaposlenika i poslati zadržane poreze odgovarajućoj državnoj agenciji.

05 Kontrolni popis za zapošljavanje novih zaposlenika

Evo 12-koraka provjere novih procesa najma, tako da ne zaboravite ništa. To uključuje dobivanje broja za poslodavca (federalni identifikacijski broj poslodavca) koji se registrira s IRS-om za porezno izvješćivanje i plaćanja te se registrira s poreznom osobom države (ako je potreban državni porez na dohodak). Također su navedene i druge registracije i zahtjevi.

06 Još jedna stvar - vaš priručnik za zaposlenike

Ako vaša tvrtka ima nekoliko zaposlenika, trebali biste imati priručnik za zaposlenike ili priručnike o pravilima i postupcima. Priručnik može uključivati ​​opise radnih procesa i prednosti uz pravila i postupke.) Svi novi zaposlenici trebali bi dobiti kopiju ovog priručnika i potpisati da su ga pročitali i razumjeli.

Priručnik za zaposlenike postaje pravno obvezujući dokument za vas i vaše zaposlenike. Nakon što zaposlenici čitaju priručnik za zaposlenike, to može pomoći u sprječavanju nezadovoljnih zaposlenika, nezadovoljenim očekivanjima i mogućim tužbama.