Saznajte kako planirati svoj prvi veliki događaj

Čestitamo! Vaš je šef upravo naveo da koordinirate konferenciju o obuci tvrtke. To je velika prilika za vas da pokažete svoje vještine i potencijalno zaradite povećanje u tom procesu. Postoji samo jedan problem: nikad prije niste planirali takav događaj! Bez brige. Puno se drugih ljudi našlo u istoj situaciji i uspjet ćete jer ste organizirani i odlučni. Baš kao i svaki poslovni projekt, prvi korak je organiziranje svih informacija koje imate i prepoznavanje najhitnijih stvari.

Prije nego započnete s izborom mjesta ili iznajmljivanjem zvučnika, morate znati osnovne parametre vašeg događaja. Gotovo je nemoguće razgovarati o pojedinostima i troškovima s trećom stranom sve dok više ne uklonite pojedinosti. Evo ključnih pojedinosti koje biste trebali definirati prije kontaktiranja vanjskih dobavljača.

Datum

Sve se vrti oko datuma vašeg posebnog događaja. Idealno, želite imati tri potencijalne datume kako biste mogli usporediti dostupnost i cijene na cijelom brodu. Pokušajte uključiti različite dane u tjednu za maksimalnu fleksibilnost.

Vremenski okvir

Čak i jednokratna razlika može utjecati na vaše planiranje, stoga trebate dobiti određene podatke o predviđenim vremenskim okvirima. Na primjer, s početkom u 10 sati ujutro umjesto 8 sati znači da možda ne morate dodijeliti proračun za doručak.

Brojevi pohađanja

To je jedan detalj koji se često preširoko procjenjuje za produktivne pregovore. Ostvarite se s predviđanjima pohađanja. Raspravite unaprijed o tome koga ćete pozvati i staviti svoje projekcije na proračunsku tablicu. Prisustvo i proračun izravno su povezani, stoga nemojte slučajno nagađati o broju osoba za koje mislite da će prisustvovati.

Prekidne sesije

Možda vam je potrebna samo jedna sala za bankete ako organizira večeru, no konferencija u punoj veličini vjerojatno će zahtijevati dodatne sobe za izbacivanje i izložbeni prostor. Još jednom, nećete moći mjeriti troškove dok ne odredite koliko vam je prostora potrebno. Za konferencije, najbolji pristup je planirati ismijavanje itinerar u svoj prvi sastanak. Dijeljenje ideja i njihovo sklapanje na papiru pomoći će vam da upravljate kroz sljedeće odluke o planiranju.

Proračun prema troškovima

Moglo bi se zvučati nepraktično raditi na proračunu prije saznanja troškova održavanja i ugostiteljstva, ali rad na taj način pruža mjerilo za mjerenje svih prijedloga dobavljača. Započnite sa svojim izvorima prihoda. Koliko biste trebali naplatiti za pohađanje? Hoćete li pozvati sponzore da pomognu u nadoknadi troškova? Što će izlagači platiti za sudjelovanje? Prihodi će u konačnici diktirati vaš proračun, stoga im je jedino smisla zaštititi ih prvo.

Marketing

Nakon što ste identificirali izvore prihoda, sljedeći je korak da navedete svoj marketinški plan. Koji je najbolji način za privlačenje i privlačenje generatora prihoda? Možda imate popis potencijalnih sudionika kao poslodavca ili udruženja članstva. To bi očito bilo korisno, ali što je s sponzorima i izlagačima? Ako planirate privući više od 20 izlagača, morate ih moći doći do njih. Ciljane marketinške kampanje troše novac, a to smanjuje vaše prihode.

Prijevoz i smještaj

Pokretanje lokalne konferencije obično uklanja bilo kakve zabrinutosti oko prijevoza. Međutim, još uvijek trebate adresu stanovanja za govornike, izlagače i posebne goste. Neki hoteli daju popuste na prostor za sastanke ako rezervirate dovoljno noćenja. Jedini način da iskoristite to je poznavanje vaših potreba za smještajom unaprijed. Vratite se kroz podatke o posjedovanju i projicirajte koliko je gostiju izvan vašeg područja.

Sada sve ovo vjerojatno zvuči kao puno informacija kako bi se okupilo ispred, i to je. Ali imajte na umu da su to detalji koji utječu na sve ostalo u procesu planiranja. Možda biste se u početku privukli na više zadaća, kao što su posjeti web-lokaciji i planiranje izbornika. Samo se sjetite da će doći njihovo vrijeme. Za sada, usredotočite se na činjenice kako biste kasnije donijeli najbolje odluke.