Što voditelji projekata rade cijeli dan

Mnogi se malo zbunjuju zbog toga što voditelj projekta radi jer je uloga toliko široka. Ukratko, voditelj projekta preuzima odgovornost za uspješno pokretanje, projektiranje, planiranje, nadzor, provođenje, praćenje i zatvaranje projekta.

Posao voditelja projekta zahtijeva od nekoga tko može nositi mnogo različitih šešira, a tko ima sposobnost vještog obavljanja zadataka kroz upravljanje timom ljudi jer mnogi projekti zahtijevaju više posla nego što se jedna osoba obično može nositi.

Razvijte veliku ideju

Prvi posao voditelja projekta je pokrenuti projekt razvijajući ideju. Povijesno gledano, voditelji projekata bili su spremni preuzeti potpunu ideju, vjerojatno punu poslovnu situaciju, i pretvoriti ih u projektni plan koji bi se mogao izvršiti. Danas, međutim, uloga voditelja projekta donekle se razvija, a vi kao voditelj projekta možda ćete se naći uključeni u projekt tijekom faze ideje prije nego što postanete punopravni projekt.

Vjerojatno ćete raditi s sponzorom projekta, često zaposlenikom na visokoj razini koji podržava projekt i ima dovoljno snage za pružanje resursa i kupnju tvrtke da bi se projekt učinio. Surađivat ćete zajedno kako biste izjednačili ideju kako biste stvorili početnu sliku projekta i utvrdili je li to izvedivo.

Organiziranje zadataka projekta

Tijekom inicijacije projekta i ranih početnih faza, radit ćete sa svojim timom kako biste točno shvatili što treba učiniti. To uključuje jasno definiranje djelokruga rada i očekivani ishod, a istodobno navodeći sve potrebne ciljeve da dođu do njega.

Pisanje sve to u smislu poslovne vrijednosti ili koristi pomaže u postizanju jasnoće tijekom ovog procesa. Drugim riječima, objasnite zašto se upustite na taj novi posao i ono što očekujete da će izaći iz nje.

Skupite tim

Ako se vaša velika ideja smatra izvedivom, pomaknite se na sastavljanje tima koji može pomoći da projektnu ideju dovede u stvarnost. Trebat će vam više ljudi koji mogu ispuniti različite uloge vašeg projektnog tima.

U idealnom slučaju, potražite stručnjake za predmet u svakom funkcionalnom području projekta, ali uzmite u obzir i dostupnost. Voditelji projekata ne mogu uvijek dobiti osoblje koje žele u timu jer bi ti stručnjaci mogli biti vezani za druge projekte u slučaju konzultanata ili previše zauzeti drugim redovitim radnim zadacima u slučaju zaposlenika tvrtke. Ako ne možete čekati da postanu dostupni, morat ćete učiniti najbolje s ljudima koji su dostupni.

Svi koji su uključeni u tim neće biti zauzeti cijelo vrijeme. Neki funkcionalni stručnjaci, poput pravnika ili službenika za tisak, trebat će se samo pridružiti timu na relevantnim mjestima na putu. Dio vještine upravljanja projektima i upravljanja resursima pomaže vam da obavijestite svoje zadaće, a zatim ih dovedite do brzine na projektu čim to bude potrebno.

Uključivanje dionika

Literatura o upravljanju projektima u prošlosti je govorila o "upravljanju dionicima". Danas je prepoznato da ne možete "upravljati" dionikom. Čini se naivnim i smatra se pomalo uvredljivom da bi to predložio, tako da se projektni menadžment razgovara o centrima oko njih 'angažiranja'.

Angažman dionika znači rad s ljudima zahvaćenom projektom kako bi se osiguralo razumijevanje dolaznih promjena i koje će promjene utjecati na njih ako ih ima.

U praktičnom smislu, uključeni alati nisu se promijenili - to je samo retorika i stav koji je drugačiji. I dalje ćete otkriti tko su dionici na projektu i jesu li oni posebno snažni ili utjecajni u odnosu na vaš projekt. Izraditi komunikacijski plan i staviti ga u praksu.

Mudro je razviti strpljenje jer ćete se vjerojatno morati nositi s nekoliko teških dionika jer su neki otporni na promjene, a drugi bi mogli biti izazov za rad, jer ne vjeruju u projekt.

Upravljanje novcem

Projekti trošak novca, a jedan od najvažnijih, temeljnih vještina voditelja projekta je u mogućnosti sastaviti proračun projekta. Vaša uloga također ne završava, jer ćete morati upravljati potrošenim novcem i kontrolirati troškove projekta koji ide dalje. Ako radite na savjetodavnoj osnovi za klijenta, možda ćete morati pripremiti detaljne fakture napretka svaki mjesec ili u određenim fazama ili prekretnicama projekta.

Upravljajte novcem projekta:

• Izrada glavnog proračuna koji sadrži procjene za pokrivanje svih potrebnih projektnih zadataka i resursa.
• Radite sa svojim stručnjacima za temu kako biste bili sigurni da je proračun sveobuhvatan i potpuni.
• Korištenje proračuna za prikaz troškova i obveza projekta sponzoru projekta i jasnoće o tome gdje je vaš tim trenutačno prisutan, kao što je faza ili zadatak na kojem rade i kada će projekt biti dovršen.

Zatim, kroz cijeli projekt možete upravljati svojim troškovima putem točnog praćenja troškova. To uključuje usporedbu onoga što potrošite u stvarnom životu s procjenama i proračunom projekta koji ste sastavili.

Uz dobru upravu, ne bi trebali biti previše udaljeni, ali ako primijetite trend pretjerane potrošnje ili netočnih procjena, tada ćete je moći ispraviti prije nego što se dogodilo previše štete.Možete samo popraviti ono što primijetite, tako da je važno kontrolirati i nadzirati troškove.

Stručni savjet: Dobra kontrola troškova uključuje više od praćenja troškova. Nadzirite i količinu posla koji se obavlja na projektu, budući da je kombinacija novca i zadataka dovršena, što vam daje pregled da li projekt troši izvan svojih sredstava.

Vodite tim

Sada ste osmislili svoj projekt, sastavili svoj tim, izvršili proračun i dobivali svoje dionike na brodu. Svi znate što trebate postići zajedno, a posao voditelja projekta je da osigura da cijeli tim radi zajedno kako bi to postigao.

Uspješno voditi tim znači pregovarati o izazovima nesuglasica, sukoba i biti na vrhu komunikacija u svakom trenutku. Morat ćete motivirati vaš tim da izvrsno obavlja posao, pogotovo ako se vremena postanu teška.

Također možete obaviti neke treninge, obuku, mentoriranje i razvoj ljudi koji rade na projektu, čak i ako ne rade izravno za vas. To je često zaboravljeni dio projektnog tima, ali ljudi bolje izvode kada smatraju da ih poštuju i potiču. Ako svoj projekt možete izraditi na mjestu gdje ljudi rastu i razvijaju nove vještine, ljudi će htjeti učiniti sve što je za vas najbolje.

Vođenje tim također uključuje postavljanje i upravljanje suradnjom u timu. To može biti putem alata za upravljanje projektima na mreži ili sastanaka na licu mjesta, ili nešto između njih. Suradnja i izgradnja osjećaja "tima" pomoći će vašim projektnim resursima da se suoče kada postoje sukobi ili teška vremena na projektu, kao što je krajnji rok koji se iznenada dovodi.

Donošenje odluka

Dok vam je projektni sponzor potreban za donošenje najvećih odluka, vi kao voditelj projekta imate odgovornost za većinu odluka donesenih na projektu. Čak i kada izravno ne donosite odluku, predložit ćete preporuku za odluku koju mislite da bi sponzor trebao učiniti, jer ste bili uronjeni u projekt i razumjeli sve detalje koji se nalaze iza odluke, a oni bi mogli nemaju istu razinu razumijevanja.

Isporučiti ciljeve projekta

To ćete učiniti uz sudjelovanje vašeg tima, i to je ono što sve do sada vodi do.

Biti u stanju učinkovito izvršiti ono što ste obećali oslanja se na vrlo jasno o tome što bi to trebalo biti. Faktori uspjeha ključnih dokumenata i mjere koje će se koristiti za procjenu jeste li postigli ono što ste postavili za projekt.

To bi trebalo biti navedeno u poslovnom slučaju projekta ili dokumentu za pokretanje projekta (ili oboje, na različite razine pojedinosti). Trebao bi biti relativno jednostavan za pronalaženje ciljeva projekta, iako je manje jasno kako biste bili sigurni da ih isporučujete.

Upravljanje prijenosom

Najvažnija stvar na kraju faze izvedbe projekta jest pružiti jasan i potpun doprinos timu koji će upravljati projektom koji ide dalje ili raditi s izlazom koji ste dostavili vi i vaš tim.

Dobar prekapčanje znači da možete poduzeti korak natrag. Više nećete biti "idi na" osobu na projektu i moći ćete se preseliti na svoj sljedeći projekt znajući da je poslovni tim u mogućnosti izvući najbolje od onoga što ste im dostavili.

Podijeli Znanje

"Naučene lekcije" opisuju ono što je naučeno iz projekta koje bi se u budućnosti moglo koristiti na drugim inicijativama. Voditelj projekta može održati sastanak naučenih lekcija na kraju projekta. To pomaže timu da raste i održava organizacijsko znanje, a istovremeno sprječava tvrtku da ponovi iste pogreške.