Kada revizor ili inspektor dolaze u vašu tvrtku

Svatko u poslovnom svijetu zna za revizija IRS-a, ali vaše poslovanje može biti pregledano ili revidirano od strane lokalnih, državnih i saveznih agencija i odjela za mnoštvo pitanja:

• Lokalna vlast , za vatrogasne preglede, kodove gradnje, pitanja zdravlja i sigurnosti i mogućih kršenja Zakona o Amerikancima s invaliditetom (ADA)
• Državne agencije , za porez na promet, registraciju poduzeća i pitanja zapošljavanja
• Savezne agencije, uključujući i OSHA (Agencija za zaštitu zdravlja i sigurnost), ADA (Zakon o Amerikancima s invaliditetom), EEOC (Odbor za jednake mogućnosti zapošljavanja, Odjel za plaće i sat Ministarstva rada i imigracije / običaji).

Evo popisa državnih i saveznih agencija koje mogu provjeriti ili pregledati vašu tvrtku.

Vrste revizije i inspekcija

• Neke agencije trebaju pregledajte svoje poslovanje kada se otvori. To su obično lokalne tvrtke poput zdravstvenog odjela ili građevinskog odjela.
• Neke agencije redovito provjeravajte , Lokalni vatrogasni i zdravstveni inspektori obično dolaze na rotirajući raspored.
• Neke agencije mogu bez razloga dođite na posao bez najave .
• Dolaze neke agencije kao odgovor na pritužbu od zaposlenika ili kupca ili druge osobe. Imigracioni inspektori ICE, ADA inspektori i OSHA inspektori reagiraju na pritužbe zaposlenika ili kupca. IRS revizori ili državni revizori poreza na plaće mogu doći kao odgovor na pritužbu nezavisnog ugovaratelja.

Znati koji inspektori mogu doći nenajavljeni

Neke propise omogućuju nenajavljene provjere ili inspekcije:

• OSHA inspektori mogu doći na Vaše poslovanje nenajavljeni. Ako inspektor nema važeći nalog za pretragu, ne morate ih dopustiti da pregledaju. Ako niste sigurni što trebate učiniti, obavijestite inspektora da se vrati s nalogom za pretragu.
• IRS može napraviti nenajavljene posjete kućanstvu ili poslovanju poreznog obveznika.
• Lokalne vlasti obično trebaju nalog za pretragu za ulazak u vašu tvrtku, osim ako je situacija izvanredna (poput požara) ili potreban (pritisak). Postoji savezni zakon o tome i države mogu imati svoje zakone.

• Većina ICE inspekcija započinje iznenađujućim posjetom.
• EEOC obično ne dolazi do poslovanja nenajavljenima.
• Inspektori nadnica i sati iz Odjela za rad mogu doći nenajavljeni.

Pripremite se prije provjere ili inspekcije

Učini vrijeme da se pripremi za moguće revizije ili inspekcije:

• Napravite popis mogućih agencija koji mogu pregledati vaše specifično poslovanje. Uključite agencije koje bi se mogle pojaviti zbog specifičnosti vaše tvrtke. Na primjer, tvrtke koje se bave hranom mogu imati zdravstvenog inspektora.
• Znati svoja prava za svaku vrstu pregleda. Možete li zatražiti od inspektora da se vrati kasnije, kada vam je više prikladan? Imate li pravo pratiti inspektora ili revizora? Imate li pravo tražiti nalog za pretragu prije nego što pustite inspektora na svoju imovinu?
• Sjedni s odvjetnikom i razgovarajte o svojim pravima i odgovornostima tijekom ovih revizija i inspekcija.
• Postavljanje postupaka za vas i vaše osoblje da pratite kada se pojavi inspektor ili revizor, i osposobiti svoje osoblje što učiniti. Možda je dobra ideja staviti te procese u bilježnicu negdje.
• Odlučite tko bi trebao biti obaviješten kada stigne inspektor. Što bi vaše osoblje trebalo učiniti ako niste dostupni? Tko je sljedeći? Treba li vaš odvjetnik obavijestiti i kada?
• Provjerite poslovne zapise koji se odnose na ovu inspekciju kako bi bili sigurni da su točni, potpuni i u skladu sa zakonom. Primjerice, federalni ili državni inspektori za plaće i satove žele vidjeti vremenske listove ili druge zapise o vremenu.

Broj jedan za napraviti tijekom inspekcije ili revizije:

Budite pristojni i korisni. Vaš stav bi trebao biti: "Želimo pokoriti laika i učiniti ispravnu stvar. Pomozite nam da znamo što je to. Ako postoje pitanja, želimo ih ispraviti."

• Potvrdite identitet inspektora i pobrinite se da inspektor ima odgovarajuće papire, uključujući nalog, ako je potrebno. Lažni inspektori ponekad se pojavljuju pokušavajući zastrašiti poslodavce da podnesu inspekcije, a zatim plaćaju kazne ili kazne ili kupuju kompleta za sukladnost. IRS ima članak o tome kako reći je li netko tko tvrdi da je IRS revizor pravi posao.
• Zatim, stavite svoj plan u akciju .
• Fotografirajte ili držite zapisnik inspekcije ili revizije. Slijedite inspektora ili pitajte možete li sjediti na reviziji.
• Ne volontirajte ništa, Ako vam se postavlja pitanje, odgovorite. Nemoj dodati ništa na svoj odgovor.
• Na kraju revizije ili inspekcije, zatražite recenziju. Većina inspektora ili revizora neće se posvetiti ničemu specifičnima, no trebali bi vam dati opću ideju da li postoje kršenja i što sljedeće očekivati.

Nakon revizije ili inspekcije

Ako je inspektor navela prekršaje, možda imate pravo na postupak žalbe. Kako se ovaj korak obrađuje ovisi o specifičnoj agenciji. Kao praćenje, svaka agencija trebala bi vam dati pisani zapis o kršenjima, bez obzira na to jesu li to ispravljive i kako, i koje kazne i kazne se nameću.

U ovom trenutku, vjerojatno ćete se želite obratiti svom odvjetniku kako biste raspravili odgovor.

Ako ne dođe do kršenja inspekcije, raspitajte se sa svojim zaposlenicima što je dobro prošlo, ono što ste čuli ili vidjeli i što ćete naučiti učiniti bolje sljedeći put.

Za gotovo svaki posao, bit će sljedeći put.