Pet sastanaka Vaši zaposlenici će vam zahvaliti za ubijanje ili popravljanje

Ravnoteža ovog članka nudi dodatne tipove sastanaka koji šire stres i sukob. Kao voditelj ili vođa koji je odgovoran za privlačenje ljudi radi komuniciranja, dijeljenja i generiranja ideja, dobro ste im služili uklanjanjem tih vrsta sastanaka iz vaše rutine.

1. 8:00 ujutro Ponedjeljak jutarnjih sastanaka osoblja

Problem s ovim sastankom je da nitko nije spreman za to. Uostalom, u ponedjeljak ujutro u 8:00 ujutro, ništa se još nije dogodilo, a ono što se dogodilo prošlog tjedna uglavnom je drevna povijest. Drugi problem s ovim sastankom je taj da za bilo koga tko bude spreman, oni moraju raditi nedjeljnu večer koja je povoljna, ali zajamčena je da ćete zaraditi neke ozbiljne glasove za "skretanje godine" od zaposlenika i članova obitelji zaposlenika.

Rješenje: ako morate voditi timski sastanak u ponedjeljak, gurnite ga kasnije ujutro ili rano poslije podne. Još bolje, gurnite ga do utorka ujutro.

2. Susreti statusa okruglog stola

Znate ovaj sastanak. To je mjesto gdje ljudi kretati po sobi dijeleći svoja najnovija ažuriranja, sagase, fantazije i snove. Sjednite na pogrešno mjesto i završite kao 22^{Sjeverna Dakota} osobu da ponudi ažuriranu grupu čija su mokraća pretjerana i mozak umiruje od politički orijentiranih ažuriranja koja proizlaze iz usta kolega u dalekim funkcijama.

Rješenje: ispunite ako morate, ali postavite neka pravila o ažuriranjima. Zamolite ljude da se usredotoče na važne vijesti koje utječu na sve ili da identificiraju izazove koji zahtijevaju pomoć iz različitih funkcija. Učinite bilo što da biste ograničili bolan korak besplatnih ažuriranja statusa samopomoći koji generiraju nedisciplinirane sastanke okruglih stolova.

3. Ponavljajući sastanci koji su izgubili svoju namjenu

Svaki ponavljajući sastanak na kojem se nitko ne može sjetiti zašto se taj susret još uvijek održava kandidat je za neposrednu eliminaciju. Zakoni fizike koji se prenose na sastanke i sastanak na rasporedu imaju tendenciju da ostanu na rasporedu dugo nakon što je iskoristio svoju korisnost na radnom mjestu. Jedan novi menadžer pregledao je ponavljajući popis sastanaka na rasporedu svojeg tima i otkazao dva jer nije mogao otkriti razlog da takvi sastanci postoje. Dobio je više od nekoliko hvala-note i nekoliko komentara od ljudi pitajući se kako je uspio ubiti ovaj sastanak koji se pokušavali riješiti prošle godine.

Rješenje: pregledajte sve ponavljajuće sastanke koje podvrgavate vašem timu ili da ste sudionik i uklonite ih iz svog života i živote članova vašeg tima. Ako niste domaćin sastanka, obavijestite domaćina o svojoj namjeri i vašoj perspektivi o korisnosti sastanka. Ako ste domaćin / sponzor, angažirajte članove tima i dajte im glas i glas. Malo drakonsko rezanje ponavljajućih sastanaka otvara dragocjeno vrijeme za druge važnije aktivnosti.

4. Sastanci skupine Word-Smithing

Ovo je bilo koji sastanak na kojemu skupljate grupu ljudi da rade na tekstu za nešto: viziju, misiju, izjavu o strategiji, izjavu o opsegu u upravljanju projektima. Izlaz tih sesija obično je niz bespomoćno izrađenih rečenica koje reflektiraju kompromise od strane osobe koja je zadužena. Nitko u sobi ne slaže s konačnim proizvodom, ali svatko kima glavom u znak pristanka čim se tekst prebaće izvan smiješne do strašnog pokušaja da se boli.

Solution: nikada ne smijete odbaciti grubo rečeno nešto odboru. Uzmite si ubod na samu predmetnu stavku, odskaknite ga s nekolicine kolega, a kada se približite nečemu što počinje raditi za vas, vrlo pažljivo zatražite unos grupe. Zatraži razjašnjenja, uzima velike bilješke, a zatim nestaje i preoblikuje izjavu (e), ponavljajući postupak po potrebi.

5. Sastanci strategija predložaka

Završavam tamo gdje sam započeo, s vrlo slomljenom strategijskom sastankom opisanom u otvaranju ovog članka. Ne postoji čarobni proces ili predložak niti čak jednostavni niz koraka koji pomažu u strateškoj jasnoći. Provodi se S.W.O.T. (prednosti, slabosti, prilike i prijetnje) analiza nije uvijek na kritičnom putu do postizanja točne procjene uvjeta i prilika. I brojevi i ciljevi i rast nisu strategije. Čuvajte se bilo koga tko bi rekao da imaju jednostavan postupak za ovu složenu temu.

Rješenje: Investirajte u visoko kvalificiranog i iskusnog facilitatora strategije ili savjetnika koji razumije kako voditi, ponekad voditi i ponekad slijediti u potrazi za razvijanjem djelotvorne, smislene strategije. Pravi stručnjak će držati skupinu odgovornom za pronalaženje odgovora na pravu (teška) pitanja koja moraju biti odgovorena na putu ka strateškoj jasnoći.

Donja linija

Sastanci su neprocjenjive mogućnosti povezivanja, komuniciranja, izgradnje odnosa i poticanja kreativnog rješavanja problema. Oni su također zreli za zloupotrebu, pa čak i zlostavljanje. Nastojte biti upravitelj koji poštuje moć i važnost sastanaka. Koristite ove forume iz pravih razloga tako da ih arhitekturi usredotočite na ključna pitanja, traže ideje i važno, poštujte vrijeme koje svatko stavlja u sesije. Vaši članovi tima će cijeniti vaš pozitivan pristup više nego što ste ikada mogli znati.