Koliko dugo morate voditi zapise zaposlenika?

Jedna od najvećih stvari o ljudskim resursima je da imamo mnogo papira. Tona i tona i tona. Odobreno, puno je elektronski ovih dana, ali načelo ostaje. HR vodi evidenciju. Moramo zadržati one zapise, ali koliko dugo?

Ovdje su osnovne smjernice za evidenciju HR evidencije. Zapamtite, međutim, da se državni zakoni mogu razlikovati od ovih smjernica. Ako se sukobljavaju državni zakoni i federalni zakoni, uvijek vodite evidenciju na temelju bilo kojeg zahtjeva koji je duži. Bolje je držati nešto dulje nego nedugo.

Unos zapisa: 1 godina

Morate spremiti sve te životopise, bilješke intervjua, aplikacije i poslove, a čak i zapis svojih pretraživanja putem svog sustava za praćenje podnositelja prijave za godinu dana nakon što je donesena odluka o izradi ponude za posao. Dakle, ako razgovarate s podnositeljem prijave, a cijeli proces zanemaruje tri mjeseca, to nije sve dok se ne odluči konačna odluka o zapošljavanju da sat počinje otkucavati.

Zašto to moraš učiniti? Ako netko ikad pita na vašu odluku o zapošljavanju, morat ćete pokazati da niste ilegalno diskriminirali na bilo koji način, oblik ili oblik. Zakoni poput Zakona o Amerikancima s invaliditetom, Glave VII i mnogih drugih zahtijevaju da pokažete da ste u skladu. Održavanje ovih zapisa pomaže vam u tome.

Zapisi o testiranju lijekova: 1 godina ili 5 godina za transportne poslove

Ako trebate testiranje na droge za pre-zapošljavanje, to je dio zapisa o zapošljavanju, a trebali biste zadržati kopiju rezultata za jednu godinu. Ako obavljate dodatno testiranje na droge, bilo zbog incidenta na poslu ili kao dio slučajne provjere, također morate održavati te zapise jednu godinu. Međutim, ako ste podvrgnuti odjelu propisa o prijevozu, minimalni vremenski okvir za evidenciju droga je pet godina.

Plaće / vremenske kartice, itd.: 3 godine minimalno, 5 godina nakon završetka preporučuje

Zakon vas traži da zadržite ove evidencije tri godine, ali nedavne tužbe znače da bi bilo pametnije da ih zadržite duže. Želite zadržati evidenciju o tome koliko je svaki zaposlenik bio isplaćen i koliko sati su radili za cijelo vrijeme u vašoj tvrtki. Držite evidenciju najmanje pet godina nakon što zaposlenik napusti, bez obzira na razlog.

Za oslobođene radnike, naravno, ne trebate voditi evidenciju o vremenu, jer je plaća ista bez obzira na broj radnih sati. Međutim, ako ste ikada pogrešno klasificirali zaposlenika kao oslobođeni kada je trebala biti oslobođena od plaćanja tih obveza, ovi sati snimljeni zapisima mogu vas voditi prema plaćanju dugovanja.

Pobrinite se da uključite kako tvrtka izračunava plaćanje. Na primjer, morate pratiti je li riječ o izravnoj plaći, plaći plus proviziju, prekovremeni rad, komad rada ili plaća izravno po satu.

Morate to učiniti ne samo za plaćanja i porezna pitanja, već se mnoge druge odluke oslanjaju na broj sati rada. Na primjer, pravo na FMLA ovisi o broju radnih sati u godini. Ako imate zaposlenik izuzete od skraćenog radnog vremena, možda biste trebali razmisliti o potrebi snimanja vremena kako biste utvrdili ispunjavanje uvjeta za FMLA. Također morate biti u stanju dokazati da ste platili radnicima za sve radno vrijeme.

Oblik I-9: 3 godine poslije najma, 1 godina nakon prestanka, bez obzira na to što je kasnije.

Održavajte obrazac I-9 zaposlenika, pohranjen odvojeno od vaših osobnih podataka, tri godine nakon što zaposlite zaposlenika i godinu dana nakon prestanka zaposlenja, ovisno o tome što je kasnije.

Informacije o zdravlju / mirovinama: 6 godina

Morate voditi evidenciju o svojim planovima za sve vaše prednosti najmanje šest godina. Sudovi su zaključili da, ako vas neki zaposlenik uputi, rekavši da zaslužuje veću mirovinu, primjerice, poslodavac je dužan dokazati da više ne duguju, a ne odgovornost zaposlenika da dokazuju da to čine. Zadržite sve one opise sažetaka plana.

Ako imate bivše zaposlenike koji ispunjavaju uvjete za COBRA, šireći im zdravstvene beneficije, trebali biste ih zadržati šest godina samo da budu sigurni. Zakon ne specificira zadržavanje, no budući da se to može primijeniti prema Zakonu o sigurnosti zaposlenika u mirovini (ERISA), ovaj zakon zahtijeva zadržavanje šest godina. Da budete na sigurnoj strani, nemojte bacati te zapise.

FMLA zapisi: 3 godine

Kada zaposlenik zatraži FMLA, morate zadržati tu papirnu stazu, čak i ako odbijete dopust. Pazite da pratite svaki dopust zaposlenika - kada je započeo i koliko se vremena koristi. Ako zaposlenik ima isprekidani FMLA, provjerite pratite li svaki dopust i dokumentirate broj sati korištenja. Datumi i broj sati trebaju biti dokumentirani. Zapamtite, povremeni dopust može se koristiti nekoliko sati u danu ili nekoliko dana u tjednu. Dokumentirati sve i držati te zapise.

Zapamtite, ovo nije sveobuhvatan popis i odnosi se samo na federalne statute. Možda ćete morati podvrgnuti dodatnim zakonima o zadržavanju podataka ako, na primjer, vi ste savezni izvođač ili vaša država ima različite standarde. Ako ste u nedoumici, nemojte ga bacati.

Možete pristupiti dodatnim resursima o čuvanju evidencija i obveznom izvješćivanju u Društvu za upravljanje ljudskim resursima (SHRM).

Odricanje: Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Stranicu čitaju publika širom svijeta, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje.Tražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih državnih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne za vašu lokaciju. Te informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.