Tipke za poziv poslovnog telefona

Razgovarajte o prvom pojavljivanju; telefonski pozdravi su kritični. Izgledi su odlučivanje hoće li ili ne posluju s vama. Otmjeni kupci odlučuju koliko ste korisni i kompetentni. Ipak, mnoge tvrtke zaziru telefonski pozdrav do te mjere da zaposlenici mrze govoreći o tome, a klijenti i izglede užasavaju slušajući.

Kada je riječ o telefonskim pozdravima, moć je u jednostavnosti. Za najbolje rezultate ugradite tri jednostavna elementa u pozdravne telefonske brojeve telefona: ugodnost, kratkoća i iskrenost.

Telefonske pozdrave trebaju biti ugodne

Ugodan pozdrav telefon je neophodan za uspješan poziv, jer postavlja pozornicu emocijama. Općenito, slušatelji imaju tendenciju zrcaljenja ili "uhvatiti" emocionalna stanja govornika. To je načelo komunikacije koje vrijedi da li se netko razgovara s grupom od 1000, s malim sastankom od 10 ili s jednim klijentom preko telefona.

Drugim riječima, ljudi reagiraju u naturi. Ako na telefon odgovorimo jadno, šanse su da će pozivatelj postati jezivo. Ako mi dobro odgovorimo na telefon, šanse su da će pozivatelj biti ugodan, a mi svi znamo tko je lakše raditi s pozivateljem.

Zamislite da ste klijent koji zove mjesto poslovanja. Profesionalac na drugom kraju telefona zvuči razdražen. Kakav je vaš odgovor na takav telefonski pozdrav?

Kada smo kupac, naš odgovor ima tendenciju da bude iritacija. Počnimo razmišljati o sebi: "Pa, misliš da si sada razdražen? Pričekaj dok ne završiš s nama, znat ćeš kakav je nadražaj!" Nismo se čak ni iritirali kada smo nazvali tvrtku. Jednostavno smo uhvatili profesionalnu iritaciju.

Imali smo suprotno iskustvo kao i klijent. Mi smo razdražljivi, jako iritirajući. Stvarno želimo dopustiti da ga netko ima. Zovemo tvrtku, ali osoba koja odgovara na telefon je tako lijepa i profesionalna da se ne možemo natjerati da vikamo na njih. Mrzimo kad se to dogodi. Ovaj put smo uhvatili svoj profesionalizam.

Jedan od najlakših načina za brzo stjecanje emocionalnog stanja, kao što je ugodno, jest korištenje govora tijela. Istraživanje koje su proveli John Grinder i Richard Bandler sugerira da govor tijela pomaže u stvaranju emocionalnih stanja. Ako se nosimo s klopavim ramenima, namršteno lice sagnutog lica, skrenute oči i plitko disanje, vjerojatno ćemo se osjećati depresivno. Ako se nasmiješimo, duboko udahni, povucimo ramena i gledamo ravno, vjerojatno ćemo se osjećati dobro. Kako se cijeli dan nosiš na poslu?

Preporučujemo da stručnjaci uspostavljaju ritual prije odgovaranja na telefon. Kako bismo zvuk ugodni, moramo se nositi u skladu s tim. Moj pozdravni ritual telefona je sjediti na rubu svog sjedala, povući ramena natrag, duboko udahnuti, osmijeh, neka telefon zazvoni dvaput, a zatim odgovoriti. Nikada ne odgovaramo na naš telefon osim ako nismo prošli kroz naš ritual. Naše je poslovanje previše važno.

Ponekad ćemo čak stajati prije nego što odgovorimo na telefon ako nam je potreban dodatni udar energije. Stani na glavu. Skokovi za skakanje. Učinite sve što je potrebno da biste postigli ugodnu državu prije nego što ste se javili na telefon. (Unutar granica naravno.)

Telefonske pozdrave trebaju biti iskrene

Nema skripti. Protiv smo pisanju skriptnih telefonskih pozdrava jer zvuče neiskreno, iritiraju pozivatelje i obeshrabruju zaposlenike. Zapisani pozdrave obično uključuju neku vrstu slogana. "Zdravo, ovo je lijep dan ovdje u tvrtki XYZ."

Sada nam nije važno gdje radite. Ne može biti tako dobro cijeli dan. U nekom trenutku govoreći: "Ovo je lijep dan …" bit će istezanje ili neiskreno. Drugi je rizik da je pozivatelj bijesan. Zaposlenik tvrtke namještaja povjerio mi je da mrzi odgovor na telefon: "Ovo je lijep dan …" jer se iriti pozivatelji vraćaju natrag, "Pa to nije lijep dan kad smo i dođi ovamo i popravimo ovo ! "Pitam se zašto zaposlenici i korisnici mrze pisane pozdrave?

Želite da pozdrav bude prirodan, što također olakšava zvuk ugodnim dosljednošću. Ključni elementi telefonskog pozdrav su vaš odjel ili naziv tvrtke, vaše ime i ponudu pomoći, kao u ovim poslovnim telefonskim pozdravima.

Primjer telefonskog pozdravnog telefonskog pozivnog telefona može se zvati ovako: "XYZ Tvrtka. Ovo je Bob. Kako mogu usmjeriti vaš poziv?"

Pozdrav od nekoga iz računovodstvenog odjela može se zvati ovako: "Računovodstvo. Ovo je Bob. Kako vam mogu pomoći?"

Navedite ime tvrtke ili odjela kako bi korisnici i izgledi znali da su na pravom mjestu. Koliko puta ste bili pet minuta u poziv samo da biste shvatili da bi pozivatelj bolje služio u nekom drugom odjelu?

Uvijek navedite svoje ime jer je znak autoriteta. Navođenje vašeg imena implicira da ste odgovorni. Također stvara osobni dodir. Konačno, okončajte svoj poslovni poziv na telefonu s pitanjem koje izražava vašu želju da služi pozivatelju. (Vidi 8 Pravila za dobru službu za korisnike.)

Telefonske pozdrave trebaju biti kratke

Držite ga kratko. Čuo sam da su telefonski pozdravi tako dugo, bojao sam se da će osoba odgovoriti na telefon idući u hiperventilirati i krenuti u srčani zastoj pokušavajući ga izvući u jednom dahu.

Prekomjerno dugo čestitke su neprofesionalni iz mnogih razloga. Ne zvuče ugodno ili iskreno jer su tehnički nemoguće izvršiti. Zaposlenici ih mrze i ti osjećaji prolaze. Pozivatelji ih mrze jer gube vrijeme.Srećom, slijedom gore navedenih smjernica osigurano je kratkoća.

Sažetak

Telefonski pozdrave snažan su dio poslovanja. Da biste bili uspješni, vodite telefonski pozdrav jednostavnim. Praksa rituala biti ugodan. Ostati neozbiljan. Budi kratak.