Načini zavaravanja vašeg dionika projekta

Kao voditelj projekta, dio vašeg posla je osigurati da dionici - to je vaš projektni tim i ključni kupci i dobavljači - dobiti ono što im je potrebno od projekta. Vaši dionici bi trebali biti vaši ključni prvaci. Trebaju vas podržati, pomažući vam u postizanju ciljeva projekta i pobrinuti se da se svi kreću u istom smjeru.

Ali, lako ih je smetati. A kada se to dogodi, oni se mogu transformirati u ljude koji više nemaju veze s vašim projektom. To je veliki rizik za voditelja projekta jer vam je potrebna pomoć i podrška da budu uspješni. Bez njihovog unosa, možda nećete moći isporučiti svoj projekt. Evo načina na koje možete zavarati svoje dionike projekta i što biste trebali raditi umjesto toga.

U nedostatku komunikacije

Komunikacija bi trebala biti oko 80% onoga što radite kao voditelj projekta. Kada ne kažete vašem timu, dobavljačima ili kupcima što se događa, brzo će se smetati. Što je još gore, oni imaju tendenciju popuniti praznine s objašnjenjem onoga što se događa, što vjerojatno nije točna i može izravno štetiti reputaciji projekta.

Umjesto toga, sastavite jasna izvješća o projektu. Upoznajte ih pojedinačno i u skupinama i informirajte ih na svakom koraku. Pripremite projektni komunikacijski plan i provodite analizu dionika kako biste saznali tko treba čuti što i kada treba da to čuju.

Ne pitaju svoje mišljenje

Komunikacija je jedna stvar, no to se odnosi na ažuriranje statusa i praćenje projekta. Morate učiniti više od toga kako biste ih angažirali u projektu. To može ljutiti ljude kad su stručnjaci za određeno područje, a vi ne zatražite njihovo sudjelovanje u nečemu što je visoko osposobljeno za komentiranje. Voditelji projekata mogu pasti u zamku vjerujući da trebaju učiniti sve i donositi same odluke, ali to uopće nije slučaj.

Umjesto toga, zamolite njihovo mišljenje o tome kako se nositi s problemima projekta kada se pojave. Uzmite u obzir svoje stavove. Ne morate učiniti ono što oni sugeriraju, ali pomaže u stvaranju odnosa ako slušate. To možete učiniti putem sastanaka na projektu i biti dostupni za slušanje kada vam dođu prijedloge. Ako je vaš tim, pobrinite se da imaju odgovarajuću priliku da svoje stavove prebace.

Vjerujući vaše kvalifikacije, dajete superpowers

Budući da je PMP® ne čini vas najboljim voditeljem projekata na svijetu (iako bi vam pomoglo malo). Držanje PRINCE2® praktičarskog certifikata, ili APMP ili bilo koja druga oznaka upravljanja projektima, ne ostavlja vas izvan sramota.

Govoreći o kvalifikacijama cijelo vrijeme i kako knjige rade stvari, siguran je način da zadežete svoje dionike. Oni ne žele čuti o vašim velikim rezultatima na ispitu ili kako primjenjujete metodologiju u svoj projekt. Zapravo, sve što žele je da projekt ide dobro. Oni se ne brinu kako ti se tamo, većinu vremena.

Nemojte pretpostavljati da, primjerice, imate kvalifikaciju i znate kako napraviti upravljanje rizikom, da nećete biti uhvaćeni u projektnom riziku. To se događa najbolje od nas! Zato je bolje biti ponizno i ​​posvećeno, stavljajući svoje vještine na dobru upotrebu na praktičan način, a ne vjerujući da vas postavljaju iznad vaših vršnjaka.

Vaše kvalifikacije bi trebale umjesto toga tiho dati vam povjerenje da bi vaš posao najbolje od svoje sposobnosti, ali ćete uvidjeti da mnogi ljudi koji rade kao voditelji projekata imaju certifikate. Zapravo, mnogi ljudi koji rade u specijaliziranim industrijama imaju certifikate, a za mnoge tvrtke vjerodajnice u vašem području stručnosti, bilo da su to arhitektura, računovodstvo ili upravljanje projektima, jednostavno su higijenski faktor.

Nemojte očekivati ​​da će vaši dionici biti impresionirani i ne govoriti o njima cijelo vrijeme. Pokažite svoje vještine dobro isporučujući projekt i pokazujte kako primjenjujete znanje koje ste naučili u učionici.

Promjena roka

Kada se svatko prijavio za projektne događaje i zna što se događa kada sve možete skladno raditi kao jedan tim. Kada mijenjate rokove i ne kažete nikome, to se događa kada se ljudi počnu ljutiti.

Promjena datuma ima ogroman utjecaj na rad drugih ljudi. Možda su rezervirali vrijeme odmora oko svog kritičkog posla na projektu. Možda su morali dopuniti resurse u drugim timovima jer je netko potreban za projekt u određeno vrijeme. Ako promijenite datume bez razumijevanja svih tih pozadina, mogli biste riskirati projekt.

Vaš sponzor projekta umjesto toga će razumjeti ako ne možete pogoditi dogovorene prekretnice. Stvari se mijenjaju. Postoje nove stavke dodane u vaš opseg projekta ili izuzetih stvari. No, nije vaš posao da se dogovorite samo o promjenama rokova. Radite sa svojim projektnim timom da biste razumjeli utjecaj promjene. Zatim predložite rješenje vašem sponzoru projekta, objašnjavajući obrazloženje o izmjeni datuma.

Pobrinite se da su svi zainteresirani dionici svjesni promjene i kako bi mogli utjecati na njihov rad. Zatim, uz svegovore, izvršite promjenu i ažurirajte projektnu dokumentaciju. Nikada ne biste trebali jednostavno mijenjati datume, a da ostatak tima ne dopustite najprije.

Gubljenje vremena

Sastanci! Svi ih volimo, zar ne? Oni bi trebali biti učinkoviti, dobro upravljani i velika upotreba svih vremena. Ali to nije uvijek slučaj. Mnogo puta dionici se žale da su svoje vrijeme provodili na sastancima. Nije bilo dnevnog reda, ili odluka za koju se očekivalo da se napravi nije napravljena jer su u sobi bili krivi ljudi.

Imate i druge mogućnosti da gubite vrijeme - to nije samo sastanak. Ne zagušite njihovu pristiglu poštu tako da ih stavite u kopiju e-pošte kada ne trebaju biti. Umjesto toga, dionici na projektima imaju i drugi posao da to rade, stoga moraju mudro koristiti svoje vrijeme. Provjerite imaju li vaši sastanci dnevni red. Planirajte ih, pozovite prave ljude i pobrinite se da kasnije pratite.

Pošaljite samo e-poštu relevantnim osobama. Ako trebate nekoga cc-a, pobrinite se da razumiju zašto je važno da budu svjesni i izbjegavaju zastrašeni "odgovoriti sve" koliko god možete. Samo budite svjesni činjenice da su drugi ljudi zauzeti i da vaš projekt nije njihov prioritet cijelo vrijeme (ako je u bilo kojem trenutku).