Kako bi politika otvorenih vrata trebala funkcionirati

Želite zaobići razinu upravljanja, štrajkati strah u srcima supervizora i potkopati svoj zapovjedni lanac? Usvojite pravila o otvorenim vratima koja navode da svaki zaposlenik može bilo kada razgovarati s bilo kojim upraviteljem razine o bilo kojem pitanju. Nije li to točka pravila o otvorenim vratima, možeš pitati? Moj odgovor? Da i ne.

Teoretski, svaki zaposlenik bi trebao moći razgovarati s bilo kojom razinom upravitelja ili bilo kojeg drugog zaposlenika o bilo kojem subjektu u bilo kojem trenutku. Filozofski, vjerujem da smo svi jednaki; imamo samo različite poslove.

No, pravila o otvorenim vratima, koja se obično tumače, ne uspijevaju izgraditi sposobnost organizacije da riješi probleme blizu mjesta gdje se problem pojavljuje. Oni potiču zaposlenike da zaobiđu svog neposrednog menadžera kad god imaju prigovor ili problem koji treba riješiti.

Ne potiču razvoj vještina rješavanja problema pojedinih menadžera. Oni omogućuju više viših menadžera da izgledaju dobro i da se osjećaju dobro na štetu menadžera na srednjem nivou.

Obučavaju zaposlenike da zaobiđu svoje nadzornike i menadžere. Razvijate kulturu u kojoj zaposlenici vjeruju da će, kako bi ostvarili svoje ciljeve, trebali zaobići njihove neposredne nadzornike i tražiti uho viših menadžera.

Ovo je disfunkcionalno i potkopava funkcioniranje uspješne organizacije. To je osobito istinito u organizacijama s menadžerima koji ne razumiju utjecaj svojih radnji i odluka na druge menadžere i nadzornike.

Uspješna pravila otvorenih vrata

Uspješna i učinkovita politika otvorenih vrata ostavlja otvorena vrata višim menadžerima, ali pruža smjernice koje omogućuju rješavanje problema na svim razinama organizacije. Djelotvorna politika otvorenih vrata pruža očekivanja da će zaposlenici rješavati probleme prvo sa svojim nadglednikom.

Ovo rješenje je jednostavno. Viši menadžeri mogu omogućiti i omogućiti pristup svim zaposlenicima, u okviru pravila otvorenih vrata. Nakon što odrede razlog posjeta zaposlenika, međutim, oni imaju izbore koje trebaju napraviti.

Zaposlenici traže pomoć od viših menadžera s različitim pitanjima. No, uobičajeno je pitanje da zaposlenik ima problema s nadglednikom ili upraviteljem.

Viši menadžer koji želi riješiti taj problem, a da rukovoditelju ili nadzorniku koji je u pitanju ne riješi prvi problem, stvara disfunkcionalnu organizaciju.

Kada zaposlenik želi razgovarati o različitim pitanjima, poput tvrtke, tržišta, potreba i želje zaposlenika, viši upravitelj mora slušati. To osigurava suštinu pravilima otvorenih vrata. No, ako se zaposlenik žali za svog nadzornika, upravitelj mora postaviti pitanje je li zaposlenik riješio problem s nadređenom osobom.

Ako je odgovor "ne", upravitelj mora preusmjeriti zaposlenika na prvu adresu problema sa svojim neposrednim nadglednikom. Mnogi faktori utječu na ovu preporuku. Možda je nadzorniku teško razgovarati, ne poštuje stajalište zaposlenika ili se ne slaže s prijedlogom zaposlenika.

Slijedom toga, viši menadžer mora pratiti kako bi se osiguralo da zaposlenik rješava problem s nadzornikom i da je nadzornik na odgovarajući način odgovorio. Dobar način da se to dogodi jest zatražiti od zaposlenika da uspostavi još jedan sastanak sa starijim upraviteljem kako bi opisao sastanak zaposlenika s izravnim upraviteljem ili nadređenom osobom.

Ako se sastanak ne dogodi ili ishod nije zadovoljavajući, viši menadžer mora unijeti zaposlenika i nadzornika zajedno kako bi procijenio situaciju. Uloga starijih vođa na ovom sastanku je posrednik.

Kao i kod bilo koje druge vrste sukoba, sukob koji ostaje neodređen, gnijezda i ozljeđivanje odnosa i organizacije.

U politici otvorenih vrata, kada je zaposlenik tražio višeg menadžera, menadžer ne bi uvijek trebao riješiti problem, i doista, u takvim okolnostima - nikada ne riješi problem - ali mora pratiti da se problem riješi ili odgovori do odgovarajućih ljudi.

Kada je politika otvorenih vrata učinkovito podržana,

• poštuje se politika otvorenih vrata,
• zapovjedni lanac je počašćen,
• vještine rješavanja problema menadžera su poboljšane,
• osobna hrabrost zaposlenika, rješavanje sukoba i vještine rješavanja problema poboljšane su,
• organizacija koristi zajedničke informacije i povratne informacije, i
• visok povjerenje zaposlenika generira se iz uspješnog iskustva s menadžmentom

Djelotvorna politika otvorenih vrata je pobjeda za sve sudionike.