Uobičajene pogreške u popunjavanju obrasca W-2

Biti unaprijed zamišljen je zaokružen. Prije nego što pošaljete obrasce W-2 zaposlenicima i podnesete ove obrasce s upravom za socijalnu sigurnost (uz obrazac za slanje obrasca W-3), pregledajte ove uobičajene pogreške kako biste izbjegli probleme.

Polaganje obrasca W-2 kasno

Počevši od porezne godine 2016. godine, rok za podnošenje zahtjeva za obrasce W-2 (i 1099 obrasca) prebačen je do 31. siječnja. Dakle, obrasci 2017 W-2 za zaposlenike moraju biti dostavljeni Upravi za socijalnu sigurnost najkasnije do 31. siječnja , 2018. Postoje kazne za kasno podnošenje.

Korištenje Wrong Year's W-2 obrasca

Upotrijebite obrasce W-2 za godinu u kojoj je došlo do oporezivanja dohotka, a ne godine kada podnosite obrazac. Na primjer, za plaće zaposlenika u 2015. godini, koristite obrazac 2016 W-2; ovaj će obrazac dati zaposlenicima i podnijeti upravi za socijalnu sigurnost 2017. godine.

Nedostaju rokovi podnošenja prijave. Obrazac W-2 morate poslati zaposlenicima najkasnije do kraja siječnja, a ove obrasce morate poslati upravi za socijalnu sigurnost najkasnije do kraja veljače. Rokovi se mijenjaju svake godine ovisno o tome kada datum pada na kalendar. Ako je krajnji rok vikend ili praznik, datum se premješta na sljedeći radni dan.

Ne upotrebljavajući odobreni obrazac W-2

Ne možete preuzeti W-2 obrazac, kopirati ga i koristiti. Crvena boja na A je posebna tinta. Morate dobiti odobrene obrasce, od uredske tvrtke za opskrbu, IRS-a ili softverske tvrtke.

Neuspjeh za prestanak zadržavanja socijalnog osiguranja

Oslobođenje od socijalne sigurnosti mora se zaustaviti na maksimalnoj oporezivoj plaći Društvene sigurnosti za svaku godinu. (Ova najveća promjena u većini godina da bi odražavala troškove života.) Iako to nije konkretno W-2 pogreška, to je uobičajeno i uzrokovat će vam preveliku prijavu plaće socijalne sigurnosti za zaposlenika. Tada ćete morati vratiti višak zaposleniku i ispraviti i W-2 i obrazac 941, kvartalnu plaću i porezne izvještaje za svaku četvrtinu koja odražava višak. Na primjer, ako je zaposlenik dostigao maksimalni iznos za zadržavanje socijalnog osiguranja u rujnu, morate promijeniti oblik 941 za treći kvartal.

Slanje obrasca W-2 u IRS

Obrazac za socijalnu sigurnost mora se dati zaposlenicima do kraja siječnja i podnijeti upravi za socijalnu sigurnost do kraja veljače, zajedno s obrascem za prijenos podataka W-3, koji prikuplja sve podatke iz svih W-2.

U nedostatku dobiti IRS odricanje od ne-e-bing

Poslodavci koji podnesu 250 ili više W-2 obrazaca moraju dobiti odricanje ako ne žele e-datoteku.

Izrada tih zajedničkih pogrešaka na obrascu W-2

Najčešće pogreške na obrascima W-2 uključuju:

• Ne uključuje decimalne i centi na iznose
• Ako ne upotrebljavate crnu tintu (unos previše svjetla)
• Unos je prevelik ili premalen. IRS sugerira da koristite 12 pt. Font Courier tipa za ispis W-2s.
• Naziv zaposlenika koji nije oblikovan. Prvo ime zaposlenika i srednji početak idu u prvu kućicu, ime zaposlenika ide u drugu kućicu, a bilo koji sufiks (poput "Jr.") ide u treću kućicu.

Pomoću financijskog softvera možete izbjeći mnoge od tih pogrešaka na obrascima W-2, posebice pogrešaka u obliku, a softver vas može upozoriti kada dosegnete iznos maksimalne plaće za socijalnu sigurnost. Pogledajte ovaj članak o računovodstvenim računovodstvenim programima tvrtke Rosemary Peavler, Vodič za poslovne financije za 2012. godinu, s naglaskom na programe koji uključuju funkcije plaća.

Kako ispraviti W-2 obrazac

Svakom zaposleniku morate poslati obrasce W-2 do kraja siječnja svake godine (za prethodnu kalendarsku godinu), no ti obrasci ne trebate poslati upravi za socijalnu sigurnost (SSA) do kraja veljače. Ovo kašnjenje omogućuje vrijeme za ispravljanje pogrešaka.

Ako možete ispraviti pogrešku prije podnošenja prijave sa SSA, samo ispravite i pošaljite ispravljeni obrazac.

Ako pronađete pogrešku nakon što ste podnijeli zahtjev za SSA, morate poslati ispravljen W-2 uz ispravljeni obrazac za slanje obrasca W-3c).