Velike pogreške u planiranju događaja koje možete spriječiti

Proizvod koji planeri događaja stvaraju je i nježan i prolazan. Događaji mogu biti negativno pod utjecajem različitih okolnosti, a kada se šteta napravi, obično je nemoguće "pokušati ponovno". Zbog toga planiranje zahtijeva takvu predanost detaljima. Jedna mala pogreška može predstavljati lančanu reakciju koju je teško oporaviti. Navedene u nastavku su 5 takvih pogrešaka, stoga ih svakako dodajte na kontrolni popis preventivnih katastrofa.

Ne dopušta dovoljno vremena postavljanja

Uvijek postoji utrka protiv vremena pri postavljanju događaja, ali trebate imati procjenu koliko vremena ćete morati dobiti sve na mjestu. Ništa ne izgleda gore nego da ima prostranu punu radnika kada prvi gost stigne. Cilj bi trebao biti da sve bude postavljeno najmanje 15 minuta prije otvaranja vrata.

Ne zakazivanje prolaza s klijentima

Proračunske tablice, e-poruke i događaji događaja banketa izvrstan su alat za komuniciranje pojedinosti o događaju. Međutim, oslanjajući se isključivo na dokumente da slika sliku tog prigoda može dovesti do propusta. Bolja strategija je šetnja itinererom sa svojim klijentom na licu mjesta kad god je to moguće. Raspravite svaki trenutak i detalj kao da se događaj događa ispred vas.

Zaboraviti potvrditi svoje dobavljače

Vaš prosječni distributer događaja služi više klijenata u više različitih kategorija. Ukratko, to znači da imaju puno toga za pamćenje. Uvijek biste željeli dobiti verbalnu e-poruku ili potvrdu e-pošte od svih dobavljača 48 sati prije vremena postavljanja. E-pošta obično je bolja jer možete odrediti vaša očekivanja i zamoliti ih da pismeno odgovaraju.

S pogledom na natjecateljska događanja

Ako ste ikada imali "bučnu susjedu", onda već znate kako ometaju ove situacije. Napad protiv drugih događaja u vašem domu može biti veliki izazov, zbog čega biste trebali unaprijed razgovarati o ovom scenariju s upravljanjem mjestom i svojim klijentima. Saznajte tko će dijeliti iste zajedničke prostore i javne resurse s vašom stranom i utvrditi tko ima ovlasti za rješavanje problema s bavljenjem ako postanu problem.

Nemate plan za nepredviđene okolnosti

Što se događa s vašim događajem u slučaju lošeg vremena ili čak zatvaranja mjesta? To nisu jednostavne stvari za planiranje, ali postaju nemoguće upravljati na dan emisije. Izradite svoju strategiju nepredviđenih uvjeta najmanje 2 tjedna unaprijed za dobru mjeru. Čak i ako planirate otkazati događaj, trebat ćete organiziranu metodu za kontaktiranje svih vaših gostiju.

Nemajući dovoljno pomoći na dan događaja

Troškovi rada uvijek su problem kada pokušavate uravnotežiti proračune događaja. To se, rekao je, nedostatak pomažući ruke može uzrokovati veće probleme od prelaska proračuna. Ne možete očekivati ​​da ćete sve učiniti sami ako ste planer događaja. Koordinacija zaposlenika, dobavljača i detalja dovoljna je da vas sami zauzmete. Nemojte se bojati potrošiti par stotina dolara da biste zaposlili dodatne radnike jer nećete moći neko vrijeme krenuti.

Nije korištenje popisa pakiranja

Upravljanje događajima izvan mjesta obično zahtijeva opsežan popis potrošnog materijala. Naravno, obično imate nekoliko tjedana kako biste nabavili sve ove zalihe, ali oni neće činiti ništa ako nikad ne dođu na mjesto događaja. Popis za pakiranje pruža trenutni osvježivač za stvari koje trebate učitati u automobil. Naravno, vjerojatno ćete naći olovke i trake za posudbu na mjestu događaja, ali što će se dogoditi ako zaboravite oznake s imenima ili prijenosno računalo? Napravite popis za pakiranje i provjerite ga dvaput prije nego što odete.

Dobra vijest je da su te pogreške planiranja događaja sve lako spriječiti. Zapravo, možete ispisati ovaj članak i objaviti ga kako bi poslužio kao podsjetnik na ono što ne treba učiniti. Zapamtite, prevencija je uvijek jednostavnija od oporavka!