Stvari koje treba uključiti u plan projekta

01 Ciljevi projekta

Ciljevi projekta definirani su u charter projektu, ali oni bi također trebali biti uključeni u projektni plan. Postoji nekoliko načina za to. Projektni plan mogao bi dodatno objasniti ciljeve projekta ili bi mogao uključiti charter kao dodatak. Bez obzira na to kako voditelj projekta odabire uključivanje ciljeva u projektni plan, važno je održati jasnu vezu između dokumenta o projektu, prvog ključnog dokumenta projekta i drugog ključnog dokumenta projekta, njegovog plana projekta ,

02 Projektni opseg

Kao i ciljevi projekta, Äãscope je definiran u charteru. Međutim, voditelj projekta trebao bi dodatno precizirati opseg projekta. Na primjer, projekt automatizacije ručnog postupka trebao bi definirati opseg definiranjem mjesta gdje taj proces počinje i završava.

03 Vremenska razdoblja i glavni isporučivi proizvodi

Ključna dostignuća projekta nazivaju se prekretnice. Ključni radni proizvodi nazivaju se glavnim isporukama. Oni predstavljaju velike komponente rada na projektu. Plan projekta trebao bi identificirati ove stavke, definirati ih i postaviti rokove za njihovo dovršavanje.

Ako organizacija poduzme projekt za razvoj novog softvera, glavni isporuke mogu biti konačni popis poslovnih zahtjeva i kako ih implementirati. Nakon toga, projekt bi mogao imati prekretnice za završetak dizajna, testiranje sustava, testiranje prihvatljivosti korisnika i datum uspostave softvera. Ovi prekretnici imaju radne proizvode povezane s njima, ali više su o procesima nego sami proizvodi.

Prekretnica i glavni rokovi isporuke ne moraju biti točni datumi, no što točnije, to bolje. Precizni datumi pomažu voditeljima projekata da preciznije raspadaju radne strukture.

Struktura radne raspodjele

Struktura raščlambe rada, ili WBS, dekonstruira prekretnice i glavne isporuke u projektu u manje komade tako da jedna osoba može biti dodijeljena odgovornost za svaki komad. U razvijanju strukture rada, voditelj projekta razmatra mnoge čimbenike kao što su snage i slabosti članova projektnog tima, međuovisnosti među zadacima, raspoloživi resursi i ukupni rok projekta.

Voditelj projekta je u konačnici odgovoran za uspjeh projekta, ali sama ne može obavljati posao. WBS je alat koji voditelj projekta koristi kako bi se osigurala odgovornost za projekt jer govori sponzoru projekta, članovima projektnog tima i dionicima koji su odgovorni za to. Ako je voditelj projekta zabrinut za zadatak, točno zna tko se susreće u vezi s tom zabrinutošću.

05 Proračun

Proračun projekta pokazuje koliko je novca dodijeljeno za dovršetak projekta. Voditelj projekta je odgovoran za raspršivanje tih resursa na odgovarajući način. Za projekt koji ima dobavljače, voditelj projekta osigurava da su isporuke završene u skladu s uvjetima ugovora, uz posebnu pozornost na kvalitetu. Neki proračuni projekta povezani su s planom ljudskih resursa.

06 Plan ljudskih resursa

Plan ljudskih resursa pokazuje kako će projekt biti osoblje. Ponekad je poznat kao plan osoblja. Ovaj plan definira tko će biti na projektnom timu i koliko dugo opredjeljenje za svaku osobu očekuje. U izradi ovog plana, voditelj projekta pregovara s članovima tima i njihovim nadzornicima o tome koliko vremena svaki član tima može posvetiti projektu. Ako je potrebno osoblje za savjetovanje o projektu, ali je dio projektnog tima, to je također dokumentirano u planu osoblja. Opet, savjetuju se odgovarajuci nadzornici.

07 Plan upravljanja rizicima

Mnoge stvari mogu pogriješiti na projektu. Dok je svaka moguća katastrofa ili manje štucanje nepredvidljiva, mnogi se mogu predvidjeti. U planu upravljanja rizikom, voditelj projekta identificira rizike za projekt, vjerojatnost da će se ti rizici dogoditi i strategije ublažavanja tih rizika. Voditelj projekta traži unos projekta sponzora, projektnog tima, dionika i internih stručnjaka.

Strategije ublažavanja stavljaju se na mjesto za rizike koji su vjerojatno nastali ili imaju visoke troškove povezane s njima. Rizici koji se vjerojatno neće pojaviti i one koji imaju niske troškove navedeni su u planu; međutim, oni možda nemaju strategije ublažavanja.

08 Plan komunikacija

Komunikacijski plan prikazuje kako će projekt biti priopćen različitoj publici. Slično kao struktura raščlambe rada, komunikacijski plan dodjeljuje odgovornost za popunjavanje svake komponente članu projektnog tima.

Svaka poruka ima namjeru publike. Voditelji projekata jamče svaku poruku prilagođenu njegovoj specifičnoj publici.Komunikacijski plan pomaže voditeljima projekata da osiguraju dobre informacije pravim ljudima u pravo vrijeme.

09 Plan upravljanja zainteresiranim stranama

Plan upravljanja dionicima identificira kako će se dionici koristiti u projektu. Ponekad dionici trebaju samo dobiti informacije. To se može pobrinuti u planu komunikacije. Ako je potrebno više od zainteresiranih strana, plan upravljanja zainteresiranim stranama navodi kako će se dobiti.

10 Plan upravljanja promjenama

Plan upravljanja promjenama postavlja okvir za izmjenu projekta. Voditelji projekata žele izbjeći promjene projekta, ali ponekad su neizbježni. Plan upravljanja promjenama osigurava protokole i procese za stvaranje promjena. Od ključne je važnosti za odgovornost i transparentnost koju sponzori projekata, voditelji projekata i članovi projektnog tima prate plan upravljanja promjenama.