Savjeti za upravljanje događajima planiranja događaja

Imajući više grupa na istoj stranici jedan je od najvećih izazova s ​​kojima se planeri događaja suočavaju svakodnevno. Dok svi uključeni u neki događaj žele da bude uspjeh, bez definiranog puta za komunikaciju, uvijek će imati priliku da detalji padaju kroz pukotine. Sprječavanje propusta može se izbjeći uspostavljanjem dijagrami informacija od samog početka. Slijedite smjernice u nastavku kako bi sve strane radile u istom smjeru.

Budi glavni

Većina događaja zajednički je napor između nekoliko različitih odjela, ali na kraju dana mora postojati jedan vođa koji će nadgledati cijelu proizvodnju. Svaka osoba u timu trebala bi se usredotočiti na svoju specijalnost i razumjeti važnost svojih granica. Prepoznajte sebe kao vodećeg planera od samog početka projekta. Objasnite suradnicima važnost protoka informacija i ilustrirajte što se događa kada se protokoli ignoriraju. Budući da nitko ne želi biti odgovoran za stvaranje problema, objasnite pravila za unutarnji dijalog prvog dana.

Organizirajte povjerenstva

Cilj je ovdje parirati radnike čije će se odgovornosti međusobno križati. Na primjer, odjel marketinga trebao bi biti u istom odboru kao i audiovizualni tim kako bi se osiguralo da se sva grafička i logotipovi ispravno prikazuju. Stvaranje timova koji, naravno, moraju raditi zajedno, eliminirat će mnoge zanemarive poruke e-pošte koje se ubrzavaju. Izaberite jedan kontakt od svakog odjela kako bi vas obavijestio o najnovijim zbivanjima.

rokovi

Knjiženje rokova daleko unaprijed smanjuje razinu stresa za sve uključene. Možete povećati vrijednost vaših rokova izradom dijagrama toka koji ilustrira način rada svakog odbora kako bi sve zajedno. Zaposlenici općenito reagiraju bolje kad znaju da drugi odjel čeka njihov odgovor. Dijeljenje tih informacija čuva proces transparentnim i naglašava odgovornost bez upotrebe negativnih postupaka.

Informirajte voditelje

Jedna od najvećih pogrešaka koje možete napraviti jest raditi iza kulisa dok niste spremni predstaviti ideje izvršnim vođama. Rijetko, ako ikad, hodite u svoj ured i odlazite bez da promijenite neki aspekt vašeg događaja. Uštedite se ovom frustracijom proaktivnim susretom s njima u redovitim razmacima tijekom procesa planiranja. Mnogo je lakše napraviti promjene u sredini vašeg projekta, za razliku od kruženja natrag na kraju.

Kontaktirajte svoje dobavljače

Druga naizgled nevina pogreška koja se može dogoditi je sekundarna komunikacija s dobavljačima. To se događa kada suradnik preuzme inicijativu da izravno kontaktira dobavljača kako bi podijelio detalje planiranja koji niste svjesni. Rezultat ovih bočnih razgovora može imati veliki utjecaj na to kako se događaj zbližava. Jedini način da to spriječite jest ograničiti dobavljača na preuzimanje naloga od drugih zaposlenika. Možda mislite da zvuči preteško, ali ćete spavati mnogo lakše znajući da sve informacije teče kroz vas.

Proaktivna ažuriranja

Biti vodeći planer za događaj zahtijeva da podijelite što više informacija kao što ste primili. Vodite glavni dokument za planiranje koji navodi pojedinosti o događaju i šalje tjedne ažuriranja svim članovima odbora. Držite svoje komunikacije kratko i do točke. Želite da svi čitaju bilješke u vašim tjednim ažuriranjima putem e-pošte, ali ako neprestano propadnu, brzo ćete izgubiti pozornost.

Upravljanje tijekovima informacija vaših događaja zahtijeva iste postupke kao što su međusektorska komunikacija. Držite svi svjesni svojih odgovornosti i podijelite važna ažuriranja sa svim uključenim stranama. Kritična razlika je u tome što ste glavni izvršni direktor projekta. Vaša je uloga upravljati svim detaljima koji dolaze i prevesti ih u zajedničku viziju koja zadovoljava potrebe svakog odjela. Temelj uspjeha je osigurati da sve informacije teče u istom smjeru.