Što je naknada troškova prilikom putovanja u posao?

Naknada troškova je način plaćanja zaposlenika natrag kad potroše vlastiti novac dok rade na vrijeme tvrtke. Ovi troškovi obično se javljaju kada zaposlenik putuje za posao.

Putni troškovi mogu uključivati ​​smještaj, letove, zemaljski prijevoz, savjete za radionice, jela i ostale slučajne troškove koje zaposlenik može doživjeti dok putujete na posao. Ostali poslovni rashodi mogu uključivati ​​stavke kao što su uzimanje klijenata ili potencijalnih zaposlenika na ručak ili večeru, kupnju potrebnih knjiga ili drugih obrazovnih materijala koje pokriva poslodavac ili troškovi vožnje.

Vrste troškova koje će organizacija nadoknaditi nalaze se u poslovnim putovanjima, zabavama i općim pravilima o povratnim troškovima tvrtke u priručniku zaposlenika. U nekim slučajevima pokriveni su troškovi kao što su suho čišćenje i teretana na produženim putovanjima. Dok je zabava za klijente na poslovnim putovanjima zajednički naknadni trošak, većina tvrtki postavlja ograničenja potrošnje hrane i zabave.

Kako zaposlenici plaćaju za troškove

Sve više tvrtke daju zaposlenicima niske i srednje razine koji često putuju s korporativnim kreditnim karticama. Umjesto da plaćaju troškove vlastitim novcem, zaposlenici naplaćuju sve osim incidenata i savjeta na kreditnu karticu tvrtke.

To je praktičan pristup naknadi troškova za zaposlenika, jer računi kreditne kartice dokumentiraju točne troškove bez da zaposlenik mora štedjeti račune i ispuniti izvješća o troškovima putovanja.

Drugi način plaćanja zaposlenika za troškove poslovnih putovanja je s dnevnikom. Per diem je unaprijed određeni dnevni dodatak isplaćenim zaposlenicima za troškove koji su nastali prilikom putovanja u posao. Ti troškovi mogu biti za smještaj, prehranu, savjete, taksi i ostale naknade za prijevoz tereta.

Ispunjavanje Izvješća o troškovima

U oba slučaja korištenja kreditne kartice tvrtke i plaćanja gotovine, zaposlenici će vjerojatno morati popuniti izvješće o naknadi troškova nakon povratka s putovanja. Uz kreditnu karticu tvrtke morat će objasniti manje od očitih troškova koji se pojavljuju na računu kreditne kartice (poput kasnog noćnog obroka). Također će naplatiti tvrtku za dodatne troškove koje su platili vlastitim novcem ili kreditnom karticom.

Kada zaposlenik isplati gotovinu, morat će popisati i povremeno opravdati svaki trošak za koji se traži naknada. Većina tvrtki postavlja datum po kojem se troškovi izvješća o naknadi moraju podnijeti i svi se troškovi pregledavaju računovodstveno, kao što su izvješća od kreditne kartice. Bilo koji neopravdani trošak, ili oni koji su isključeni politikom tvrtke, nije nadoknađena - uzrokujući probleme zaposleniku.

Neuobičajene situacije

Recimo da prodajni zastupnik odvede kućnog ljubimca s njima na putovanje i naplaćuje naknadu za hotelski ljubimac na kreditnu karticu tvrtke, tvrdeći da hotel ne bi odvojio naknadu, a planirali su nadoknaditi tvrtku.

Je li to zlouporaba sredstava tvrtke? Izgleda tako. Bilo pismeno ili ne, to je prilično jasno, korištenje kreditne kartice tvrtke koristi se samo za troškove tvrtke. U nekim slučajevima, osobna uporaba korporacije može rezultirati ukidanjem. Međutim, evo što trebate uzeti u obzir. Je li zaposlenik otišao u računovodstvo i objasnio problem koji hotel nije mogao odvojiti kućne troškove? Ili, je li zaposlenik uhvaćen pažljivim pregledom svojih troškova u računovodstvu?

Druga je razmatranja, da li su u prošlosti tvrtke koje su u prošlosti nadoknadile druge zaposlenike za slične troškove? Ako je tako, disciplinski postupak nije u redu. Međutim, ako politika tvrtke jasno kaže da određeni trošak nije dopušten, a zaposlenik je uhvaćen (a ne izravno), HR treba poduzeti neku vrstu teških disciplinskih akcija. Nije svaka situacija jasna. Ponekad se morate raspitati i napraviti malo kopanja prije nego što poduzmete akciju.