Možete poboljšati razinu sudjelovanja u intervjuu izlasku

Izlazni intervjui jedan su od najboljih načina za dobivanje istinitih i iskrenih povratnih informacija od zaposlenika. Nedostatak je taj što je potrebno malo vremena za izgradnju značajne količine podataka iz izlaznih intervjua. Međutim, povećanje stope participacije može vam pomoći da brže prikupite veću količinu informacija koje se mogu poduzimati u djelo s vaših izlaznih intervjua.

Što se smatra dobrom stopom sudjelovanja za izlazne intervjue

Istraživanja pokazuju da je prosječna stopa odgovora za intervjue o izlasku papira i olovke oko 30-35 posto. To znači da će tvrtka s 2000 zaposlenika i stopa od 15 posto prometa očekivati ​​oko 100 završenih intervjua izlaska godišnje. Na ovoj razini sudjelovanja organizacija dobiva izlazne povratne informacije od samo 5 posto ukupne zaposlenosti stanovništva.

Uz malo dodatnog napora, trebali biste uspjeti udvostručiti tu stopu odgovora. 65 posto ili bolje je dobar cilj za sudjelovanje na izlasku iz intervjua. To možete postići intervjuima za izlazak iz papira i olovke, internetskim izlaznim intervjuima i intervjuima izlaznih telefonskih razgovora.

Mjerenje vašeg sudjelovanja u intervjuu izlasku

Da biste izmjerili stopu odgovora, podijelite broj dovršenih izlaznih intervjua s brojem zaposlenika od kojih ste zatražili izlazni intervju. U idealnom slučaju, drugi broj treba biti jednak ukupnom broju otkaza, ali iz praktičnih razloga, to obično nije slučaj.

Na primjer, ako imate 125 dovršenih izlaznih intervjua od 300 osoba koje ste zatražili da biste dovršili izlazni intervju, vaša stopa sudjelovanja iznosi 125/300 što odgovara .416 ili 41,6 posto.

Važno je osigurati da imate dobar način za praćenje ove vrste sudjelovanja. Na najmanju ruku, želite pratiti stopu sudjelovanja na početku projekta poboljšanja, a zatim periodički nakon toga.

Idealni scenarij je da zadržite prosječni prosjek na koji se redovito možete uputiti. Ovaj broj u stvarnom vremenu odmah vas upozorava na pad (ili povećanje) sudjelovanja zaposlenika u izlaznim intervjuima. Sustav upravljanja mrežnim izlazom na mreži trebao bi to učiniti automatski.

Velike tvrtke možda žele pratiti stope participacije zasebno za podružnice, velike podjele ili geografske regije. Male i srednje tvrtke uglavnom mogu imati koristi od ukupne stope participacije za organizaciju.

Ako odlučite da vaša stopa sudjelovanja u izlaznim intervjuima može biti poboljšanje, sljedeći korak je analizirati trenutni proces izlaska intervjua. Dva najvažnija područja za pregled su:

1. Zašto zaposlenici odabiru da ne dovrše izlazni intervju?
2. Ima li logističkih problema sprečavanje ljudskih resursa da informacije dobiju zaposlenicima na pravovremen i učinkovit način?

Zaposlenici koji ne dovršavaju svoj izlazni intervju

Neki od razloga zbog kojih zaposlenici ne žele dovršiti izlazne intervjue su:

• Izlazni intervju je predug.
• Pitanja izlaska iz intervjua su zbunjujuća ili osobno invazivna.
• Zaposlenik ne vjeruje da će izlazni intervju biti pročitan ili napraviti razliku.
• Zaposlenik se boji reperkusija.
• Zaposlenik je ljut na tvrtku.
• Zaposlenik odugovlači ili zaboravlja.
• Postupak je težak ili neugodan.

Ako koristite anketu izlaznih intervjua s ocijenjenim pitanjima, 35-60 pitanja je o pravoj duljini ankete. Više od 60 pitanja počinju se osjećati dugo i neugodno za zaposlenika. Ako nadmašete 70 pitanja, trebali biste biti spremni za veći broj neispunjenih izlaznih intervjua.

Pregledajte pitanja izlaska iz intervjua radi jednostavnosti. Stavite se u cipele zaposlenika i zapitajte se kako biste se osjećali odgovarati na pitanja. Izbjegavajte mnogo pitanja iz intervjua izlaska koja traže osjećaje i osjećaje.

Mnogi zaposlenici nisu u skladu s njihovim osjećajima (ili ako jesu, možda ih ne žele podijeliti s vama). Puno je lakše za zaposlenika ocijeniti učinkovitost procesa, a ne kako oni osjećaju o procesu.

Izlaz iz komentara intervjua zanemariv

Zaposlenici neće dovršiti svoje izlazne intervjue ako vjeruju da povratne informacije koje pružaju neće se čitati ili će se odmah zanemariti. Važno je da zaposlenici znaju da cijenite njihove povratne informacije. Kada napravite poboljšanja na temelju prijedloga iz izlaznih intervjua, nemojte se bojati da kažete zaposlenicima odakle je ideja došla.

S vremenom će zaposlenici saznati da slušate. Kada to postane dio korporativne kulture, možete se uvjeriti u puno otvorenih i poštenih ideja, prijedloga i kritika.

Posljedice od iskrenih povratnih informacija

Također, budite jasni s zaposlenicima da iskren povratne informacije neće rezultirati reperkusijama. Izjave iznesene u izlaznom intervjuu ne smiju se koristiti za sprječavanje buduće prihvatljivosti za ponovno iznajmljivanje.

Postoji mnogo navodnih stručnjaka koji govore zaposlenicima da ne budu iskreni na izlasku iz intervjua ili da ne dovrše jedan uopće. Tvrde da tvrtke koriste ove informacije protiv zaposlenika. Profesori ljudskih resursa znaju da je to glupost, međutim, moraju se boriti protiv ove neosnovane percepcije.

Ljutiti komentari zaposlenika

Zaposlenici koji su ljuti na tvrtku mogu osjetiti da ne žele pomoći sudjelovanjem u izlaznom intervjuu. Možete potaknuti ove zaposlenike da otkupe svoju ljutnju u izlazni intervju. Mnogi od tih ljutih zaposlenika oduševljeni su prilikom da čuju njihov glas - pogotovo ako znaju da će ga čuti viša uprava.

Čisti i pojednostavljeni procesi također su važni. Bez obzira je li riječ o webu ili papiru i olovci, obrazac izlaska iz intervjua trebao bi biti lijepo oblikovan s intuitivnim i lako razumljivim upitnikom.

Logistički problemi su drugi glavno područje za pregled u vašem izlaznom intervjuu. Uglavnom su slabe veze u bilo kojem procesu i izlazni intervjui nisu iznimka. Vaš pregled treba uključiti cijeli lanac događaja koji počinje kada zaposlenik obavijesti i završava kada zaposlenik podnese izlazni intervju.

Revizirajte svoj proces izlaska iz intervjua

Možete započeti s provjeravanjem procesa izlaska iz intervjua pronalaženjem sljedećih informacija.

• Kako zaposlenici obično daju obavijest o svojoj namjeri da prestanu?
• Tko je prva osoba obaviještena i koliko je obavijesti obično dana?
• Tko kaže diviziju ljudskih resursa i kako? U koliko je zaposlenika odmah obavijest o HR obaviješten? Tko u HR obaviješten je prvi?
• Tko je odgovoran za pokretanje izlaznog intervjua? Kada je ova osoba obaviještena o prestanku radnog odnosa?
• Kako je zaposlenik obavijestio o izlaznom intervjuu? Od koga? Koju metodu? Kada?
• Postoji li jasno vlasništvo nad ljudskim resursima procesa izlaska iz intervjua? Da li oni koji su uključeni u proces razumiju važnost i hitnost izlaznih intervjua?
• Što je zaposlenik rekao o izlaznom intervjuu? Na koji su način potaknuti da dovrše izlazni intervju? Jesu li zaposlenici rekli više puta i na više načina?
• Je li izlazni intervju jednostavan za dovršetak?
• Kada i gdje će zaposlenik dovršiti izlazni intervju? Postoji li jednostavan pristup potrebnim resursima?
• Ima li zaposlenik privatnost s kojom će dovršiti izlazni intervju ako ga dovrše na poslu?
• Jesu li supervizori i menadžeri podržali proces izlaska intervjua? Jesu li se strašno primali negativne povratne informacije od zaposlenika? Oslanjaš se na strahovite nadzornike da prenose informacije o izlaznom intervjuu zaposlenicima?
• Je li zaposlenik jednostavan za podnošenje svojih izlaznih intervjua?

Pregledajte svako od gore navedenih revizijskih pitanja i pogledajte tvrdi uvid u postupak izlaska iz intervjua. Odredite što možete učiniti kako biste poboljšali svako od tih područja. Nakon što završite s pregledom, odmah možete početi s poboljšanjima.

Ponovno izmjerite svoj proces izlaska iz intervjua

Neke od promjena koje napravite učinit će vrlo brzo uočljivo poboljšanje stope participacije. Drugi će zahtijevati više vremena za učinkovito prožimanje kulture tvrtke.

Ponovno izmjerite stope participacije na tri mjeseca, šest mjeseci, devet mjeseci i dvanaest mjeseci. Do dvanaestogjesečnog broja, trebali biste očekivati ​​dramatično poboljšanje stope participacije izlaska iz intervjua. To znači da ćete imati više podataka koji se mogu koristiti za ograničavanje prometa i povećanje zadržavanja zaposlenika.

Zaključak

Možete značajno povećati vrijednost izlaznih intervjua povećanjem broja zaposlenika koji završavaju, a koji sudjeluju u procesu izlaska intervjua. Pregledom i poboljšavanjem sadržaja i strukture izlaznog razgovora, zajedno s vlastitim unutarnjim procesima, možete ostvariti znatno povećanje stope participacije.

Konačno, razmotrite mogućnost da stvarni interni razgovor s članom osoblja HR-a ne samo da može poboljšati vaše stope participacije nego pružiti bolje informacije. Ne možete podcijeniti vrijednost naknadnih ispitivanja.