Osnovno upravljanje projektom 101: Što je upravljanje projektom?

Upravljanje projektima jedna je od najkritičnijih komponenti uspješnog poslovanja. To utječe na prihode i obveze, a u konačnici interakciju s zadovoljstvom klijenata ili klijenata i zadržavanjem. Vaša tvrtka može imati samo jedan projekt u radovima odjednom, dok druge veće korporacije i entiteti mogu odjednom braniti nekoliko projekata. Po svojoj prirodi, projekti su privremeni.

Projekti su sredstvo prema cilju, a cilj će na kraju biti postignut. Vaše poslovanje može se prebaciti na drugi projekt … ili ne. Možda je to bio jednokratan cilj.

Projekti potiču rastuću potrebu u radnoj snazi. Institut za upravljanje projektima procijenio je da će tijekom razdoblja od 2010. do 2020. godine biti dodano više od 15 milijuna novih mjesta za upravljanje projektima širom svijeta.

Što je upravljanje projektom?

Upravljanje projektima nije cjelokupno poslovanje vaše tvrtke. To je samo jedan segment, određeni projekt s detaljnim planom načina na koji ćete vi i vaša tvrtka ostvariti taj cilj. To je plan detaljno opisan u nizu koraka, svaki od njih jednako važan kao i drugi. Morate postići jedan za pravilno prelazak na sljedeći.

Razmislite o upravljanju projektima kao ljestvama koje morate popeti. Ne možete skakati na vrh. Moraš ga uzeti polaganom krakom za najveću učinkovitost. Vaš tim mora primijeniti alate koji su im dostupni, kao i njihovu stručnost i znanje kako bi izvršili svaki korak i prešli na drugu.

Dovoljno je reći da želite doći do okvira A, tako da ćete poduzeti 25 koraka u tom smjeru. Ali morate također uzeti u obzir vremenske razloge u svoj plan projekta, a najvjerojatnije ćete morati raditi unutar proračuna. Možete pretražiti te 25 koraka ili možete trčati. Ovisi o tome koliko brzo morate doći do uspješnog dovršetka projekta. Možete uštedjeti novac pješice ili možete unajmiti vozača. Ovisi o proračunu koji ste posvetili projektu.

Ne postoji jedan pristup, sustav ili plan. Svaki projekt koji ćete se boriti s vama i vašom tvrtkom najvjerojatnije ima vlastitu vremensku traku, cilj i proračun. Zato je toliko presudno imati pametan, talentirani voditelj projekta koji će se održati u emisiji.

Elementi projekta

Uspješni voditelj projekta mora simultano upravljati četiri temeljna elementa projekta. Ti su elementi međusobno povezani.

• opseg: To uključuje veličinu projekta, ciljeve i zahtjeve.
• Resursi:Trebat će vam ljudi, oprema i materijali.
• Vrijeme: Ovo ne govori samo koliko vremena će projekt biti poduzetan. Mora se podijeliti na zadatke trajanja, ovisnosti i kritički put.
• Novac:Osigurajte čvrste troškove, nepredviđene troškove i dobit.

Najvažniji element: opseg

Opseg projekta je definicija onoga što projekt treba postići i proračuni vremena i novca koji su stvoreni za postizanje tih ciljeva. Svaka promjena opsega projekta mora imati promjenu u proračunu, vremenu, resursima ili sva tri.

Ako je projekt opsega izgraditi zgradu za izdvajanje tri člana na proračunu od 100.000 USD, očekuje se da će voditelj projekta to učiniti. Ako je opseg promijenjen u zgradu za četiri widgete, voditelj projekta mora dobiti odgovarajuću promjenu u vremenu, novcu i resursima.

Resursi

Postoje tri aspekta razumijevanja i upravljanja resursima: ljudi, opreme i materijala.

Uspješni voditelj projekta mora učinkovito upravljati resursima koji su dodijeljeni projektu, uključujući članove projektnog tima, dobavljača i kooperante. On mora osigurati da njegovi zaposlenici imaju vještine i alate potrebne za obavljanje posla, a on mora stalno pratiti ima li dovoljno ljudi za dovršetak projekta u roku. Njegov je zadatak osigurati da svaka osoba razumije zadatak i rokove projekta.

Stariji član svake grupe zaposlenika prijavljuje voditelju projekta kada upravlja izravnim zaposlenicima, ali zaposlenici također mogu imati voditelja linije koji daje tehnički smjer. U situaciji upravljanja matricama poput projektnog tima, posao voditelja projekta je pružiti voditelju vodova projekta. Upravljanje podugovorima o radu obično znači upravljanje timskim vodstvom za podugovorene radnike, koji zauzvrat upravljaju tim radnicima.

Voditelj projekta mora često nabaviti opremu i materijale te upravljati njima kako bi tim mogao učinkovito raditi. On je odgovoran za odgovarajuću opremu i materijale na ispravnom mjestu u pravo vrijeme.

Vrijeme

Tri elementa uspješnog upravljanja vremenom su zadaci, raspored i kritički put.

Izradite raspored projekta unosom redoslijeda svih zadataka koji moraju biti završeni. Neki moraju biti učinjeni sekvencijalno, dok se drugi mogu preklapati ili biti učinjeni u tandemu. Dodijelite trajanje svakom zadatku. Dodijelite potrebne resurse. Odredite prethodnike - koje zadatke moraju biti dovršene pred drugima - i nasljednici, zadaci koji se ne mogu pokrenuti tek nakon završetka svakog drugog zadatka. Ovaj aspekt upravljanja projektima ponekad se naziva i upravljanje vodopadom jer jedan zadatak slijedi drugi u više ili manje redoslijedu.

Softver za upravljanje projektima može pojednostaviti zadatak stvaranja i upravljanja projektnim rasporedom.

Neke zadaće imaju malo fleksibilnosti u njihovim potrebnim datumima početka i završetka.Ovo se zove "float". Ostali zadaci nemaju fleksibilnost. Oni imaju nula plutaju. Redak kroz sve zadatke s nula plutaju se zove kritički put , Svi zadaci na tom putu - a mogu biti i više, paralelni putevi - moraju se dovršiti na vrijeme ako će projekt doći do roka. Zadatak upravljanja ključnim vremenom voditelja projekta je praćenje kritičnog puta.

Novac

Tri glavna pitanja u upravljanju novcem su troškovi, nepredviđeni troškovi i dobit.

Svaki zadatak ima trošak, bilo da je to sati rada računalnog programera ili kupovna cijena kubičnog dvorišta betona. Svaki od tih troškova procjenjuje se i iznosi pri pripremanju proračuna projekta.

Neke procjene bit će točnije od drugih. Budžet za projekt trebao bi, stoga, uključivati ​​i novčanu naknadu - novac koji se izdvaja u proračun "upravo u slučaju" stvarni trošak stavke divlje se razlikuje od procjene.

Dobit je novac kojeg tvrtka želi napraviti od zadatka. Stavlja se na vrh troškova.

Stoga se proračun projekta sastoji od procijenjenog troška, ​​kao i kontingencije, kao i sve zarade. Zadatak voditelja projekta je zadržavanje stvarnih troškova na ili ispod procijenjenog troška i povećanje dobiti koju tvrtka zarađuje na projektu.

Upravljanje projektima je umjetnost i znanost

Uspješno upravljanje projektima vodi praksu. Ove ideje mogu vam pružiti osnovno razumijevanje upravljanja projektima, ali je samo početak. Ako vaš posao ili karijera uključuje upravljanje projektom, a ako želite poboljšati svoje vještine, razgovarajte s uspješnim projektnim menadžerima, pročitajte i vježbajte. Upravljanje projektima može biti vrlo nagrađiva karijera.