Kako uspješno upravljate projektom?

Čestitamo! Upravo ste bili zaduženi za važan novi projekt. Jasno, vaš šef nudi ovu priliku kao glas povjerenja u vaše vještine. I dok ste uzbuđeni, ovo je vaš prvi put da ste odgovorni za cjelokupni projekt i to je pomalo zastrašujuće

Brojna pitanja prolaze kroz vaš um:

• Kako započeti?
• Koji su koraci potrebni za premještanje projekta od inicijacije do zatvaranja?
• Kako mogu izgraditi projektni tim visokih performansi?
• Tko tražim pomoć u tom procesu? Postoji li izvršni sponzor?

Ovaj je post usmjeren na pomaganju novima za vođenje projekta, komisije ili inicijative za tim za aktivnosti jedinstveno za organizaciju. Bilo da organizirate party za odmor ili vodeće nove inicijative za razvoj proizvoda, postoje alati i procesi upravljanja projektima kako bi vaša vjerojatnost uspjeha bila mnogo veća.

5 faza Procesa projekta:

1. inicijacija: pokretanje projekta.
2. Planiranje: planiranje svih radova projekta.
3. Izvršenje: zapravo obavljaju posao.
4. Upravljanje i kontrola: sve što radite tijekom projekta kako biste pratili napredak.
5. zatvaranje: dovršavanje i isporuku projekta i odgodu tima.

Ovi su koraci identični za svaki projekt.

13 Osnovni koraci za projekt Novice:

1. Odredite opseg:Prvi i najvažniji korak u svakom projektu definira opseg projekta. Što biste trebali ostvariti ili stvoriti? Koji je cilj projekta? Jednako je važno definirati ono što nije uključeno u opseg vašeg projekta. Ako ne dobijete dovoljno definicija od svog šefa, objasnite sami opseg i pošaljite je natrag gore za potvrdu. Dok je primjer blago iza poslovne teme, svi se možemo odnositi na vjenčani prijem. U planiranju vjenčanja možete imati svoj raspon: pripremite vjenčani prijem za 100 gostiju, zajedno s večerom, otvorenim kafićem, vjenčanim kolačem i živom glazbom za ples za određeni datum po cijeni koja ne prelazi 20.000 dolara.

1. Odredite raspoložive resurse:Koje osobe, oprema i novac imate na raspolaganju za postizanje ciljeva projekta? Kao voditelj projekta, obično nemate izravnu kontrolu tih resursa, već ćete ih morati upravljati kroz upravljanje matricama.
2. Razumjeti vremensku liniju:Kada se projekt mora završiti? Dok razvijate projektni plan, možete imati određenu fleksibilnost u načinu korištenja vremena tijekom projekta, ali rokovi su obično fiksni, kao u slučaju vjenčanja. Ako odlučite upotrijebiti prekovremeni sat da biste ispunili raspored, morate to odmjeriti protiv ograničenja proračuna.
3. Skupite svoj projektni tim:Skupite ljude na svoj tim i započnite dijalog. Oni su tehnički stručnjaci. Zato ih je njihov funkcionalni nadglednik dodijelio projektu. Vaš je zadatak upravljati timom.
4. Detalj djela, 1. dio: Koji su glavni dijelovi ili komponente koje treba stvoriti za dovršenje projekta? Na primjer, vjenčanje zahtijeva na visokoj razini: recepcija, hrana, piće, kolač, gosti i zabava. Naravno, svaka od tih većih predmeta može se razbiti u mnoge dodatne stavke. To je sljedeći korak.
5. Detalj djela, 2. dio: U našem primjeru za vjenčanje na recepciji vjerojatno imate ekipu ili osobu zaduženu za različite komponente. Radite sa svojim članovima tima kako biste odredili detalje potrebne za postizanje svake glavne stavke. Osoba odgovorna za hranu mora razumjeti opcije, ograničenja troškova i napraviti odabir koji podržava postizanje opsega. Navedite manje korake u svakom od većih koraka. Koliko razina duboko ući u više i detaljnije korake ovisi o veličini i složenosti vašeg projekta.
6. Izraditi Preliminarni plan:Skupite sve korake u plan. Dobar način za to je korištenje tablice prednosti koja identificira koje stavke moraju prethoditi drugim stavkama. Formalna praksa upravljanja projektima zahtijeva razvijanje onoga što se naziva mrežnim dijagramom i identifikacije kritičnog puta. Iako to može biti izvan vaših potreba ili razine znanja, glavno je pitanje slijediti aktivnosti u pravom redoslijedu, a zatim dodijeliti sredstva aktivnostima. Pitanja koja treba postaviti uključuju: Što se prvo događa? Koji je sljedeći korak? Koji koraci mogu istodobno nastaviti s različitim resursima? Tko će učiniti svaki korak? Koliko će to trajati? Postoji mnogo izvrsnih programskih paketa koji mogu automatizirati puno toga detalja za vas. Pitajte druge na sličnim mjestima što oni koriste.
7. Izradite svoj osnovni plan:Dobijte povratne informacije o svom preliminarnom planu od tima i bilo kojeg drugog dionika. Prilagodite svoje vremenske okvire i rasporede rada kako bi odgovarale projektu u raspoloživo vrijeme. Izvršite potrebne prilagodbe preliminarnom planu za izradu osnovnog plana.
8. Zatražite prilagodbe projekta:Gotovo nikada nema dovoljno vremena, novca ili talenta dodijeljenih projektu. Vaš posao je učiniti više s ograničenim resursima nego što ljudi očekuju. Međutim, često postoje ograničenja postavljena na projekt koji su jednostavno nerealni. Morate izraditi svoj slučaj i predstaviti ga svom šefu i zatražiti izmjenu tih nerealnih ograničenja. Zamolite promjene na početku projekta. Nemojte čekati dok ne bude u nevolji tražiti potrebne izmjene.Međutim, ako vaš projekt uključuje vjenčanje, nemojte očekivati ​​da ćete biti uspješni tražeći mnoge značajne promjene!
9. Radite svoj plan, ali nemojte umrijeti za to:Izrada plana je važna, ali se plan može promijeniti. Imate plan za vožnju na posao svaki jutro. Ako je jedno križanje blokirano nesretnim slučajem, promijenite svoj plan i idite drugačije. Učinite isto s projektnim planovima. Promijenite ih prema potrebi, ali uvijek imajte na umu opseg i sredstva.
10. Pratite napredak vašeg tima:Nećete imati mali napredak na početku projekta, ali počnite zatim pratiti što sve ionako radi. To će olakšati uloviti pitanja prije nego što postanu problemi.
11. Dokument Sve:Drži evidenciju. Svaki put kad promijenite osnovni plan, napiši što je promjena bila i zašto je to bilo potrebno. Svaki put kad se novi zahtjev dodaje projektu, zapišite gdje je potreban zahtjev i kako je vremenski okvir ili proračun prilagođen zbog toga. Ne možete se sjetiti svega, pa ih zapišite kako biste ih mogli pregledati na pregledu projekta i naučiti od njih.
12. Obavijestite sve:Držite sve zainteresirane strane projekta o napretku cijelo vrijeme. Dajte im do znanja o uspjehu dok dovršite svaki prekretnicu, ali ih obavijestite o problemima čim se pojave. Također, informirajte svoj tim. Ako se razmotre promjene, obavijestite tim o njima koliko god možete. Pobrinite se da svi na timu budu svjesni onoga što svi rade.

Donja linija

Ne morate biti formalni voditelji projekata koji vode inicijativu za projekt. Međutim, trebate primijeniti alate i logiku upravljanja projektom u svrhu pojašnjenja vaših ciljeva, pojedinosti o radu, izgradnji tima i izvršavanju i praćenju rada. Najbolji uspjeh!