Prakse upravljanja sastankom pomažu poboljšati produktivnost

Proveli smo mnogo našeg rada na sastancima. U mnogim slučajevima loša praksa upravljanja sastankom rezultira neproduktivnom upotrebom vremena sudionika. U povezanom članku nudimo smjernice za pretvaranje pet zajedničkih scenarija sastanka u produktivne događaje. Evo dodatnih ideja koje podupiru jačanje korisnosti, produktivnosti i utjecaja sastanaka.

Ključ za upravljanje sastankom - Stand PAT

Neki menadžeri zapošljavaju P.A.T. pristup sastancima, koji zahtijevaju a Purpose, an genda i a Timeframe. Udaranje sudionika s tim kritičnim točkama konteksta prije sjednice osigurava da se ljudi pokažu spremni sudjelovati i podupirati cjelokupnu namjeru sastanka. Bistra P.A.T. kontura pomaže u osiguravanju produktivne sesije.

Trebali biste biti u stanju definirati svrhu sastanka u najviše 1 ili 2 rečenice. "Ovaj sastanak trebao je planirati novu marketinšku kampanju" ili "ovaj sastanak je da razmotri novu politiku dostave za upravljanje povratima". Svrha pomaže da svi znaju zašto su tamo, što treba učiniti i kako voditi napredak i potaknuti zaključak.

Postavite dnevni red. Navedite stavke koje ćete pregledati / raspravljati / pregledati. Volimo dodijeliti vremensko ograničenje za svaku stavku dnevnog reda (vidi dolje) i identificirati osobu koja je odgovorna za moderiranje rasprave. Postavite vremenski okvir; u najmanju ruku postaviti vrijeme početka i završetka. Preporučujemo i postavljanje trajanja za svaku stavku na dnevnom redu. To bi trebalo biti ukupno za ukupni vremenski okvir sastanka.

Započnite svoje sastanke na vrijeme

Ako radite u jednoj od onih kultura u kojima ljudi prolaze na sastanke sve do pet do deset minuta nakon zakazanog vremena početka, vrijeme je da započne novi trend. Jedna tvrtka potiče svoje menadžere da zatvore vrata na zakazano vrijeme početka, a oni koji kasne nisu pozvani na sudjelovanje. Iako to može biti drakonskija od tebe, ne biste trebali imati nikakvih dvojbi oko donošenja sastanka na red, pregledavanju svrhe i potvrđivanju očekivanja i vremena.

Nemojte čekati da se stragglers pojavi. Kada netko stigne kasno, nemojte se vratiti i pregledajte ono što je već pokriveno. Nastavite sa svojim temama sastanka. To će biti neugodno za straggler i poboljšati izgledi da ga / joj dolasku na vrijeme na sljedećem sastanku.

Ako se organizator / sponzor sastanka ne prikaže na vrijeme, razmislite o prekidu sastanka i vraćanju na posao. Razdoblje čekanja od pet do sedam minuta je razumno. Vjerojatnost je da je organizator sastanka naišao na neočekivanu poteškoću i radije ne biste potrošili vrijeme koje ga čeka.

Zadrži sastanak na temu

Dobra je praksa dodijeliti nekome ulogu čuvanja svih na putu tijekom sastanka. Prečesto se rasprave raspadaju, a zatim degradiraju do vrtlog mišljenja, ideja, činjenica i emocija. Umjesto toga, dodijelite ulogu i obavijestite sve prisutne da će taj pojedinac uložiti ako i kada rasprava ometa dnevni red i određenu stavku rasprave. U nekim je tvrtkama ta uloga navedena kao "Traffic Cope", u drugima, "Čuvar teme". Bez obzira na oznaku, uloga je iznimno korisna u jačanju učinkovitosti i produktivnosti vaših sastanaka.

Ako se pojave dodatne teme koje su izvan dnevnog reda, ali su važne za raspravu, one bi se trebale jasno uhvatiti i staviti na "parkiralište" za buduću razmatranju i raspravu ili za diskretan sastanak. Vlasnik sastanka pridržava pravo dopustiti manju različitu raspravu ako podržava ukupnu svrhu sastanka.

Zadrži i distribuira Bilješke sastanka / zapisnik

Netko, osim organizatora sastanka, treba voditi zapisnik sa sastanka. Dobra snimka zapisnika uključuje:

• Vrijeme sastanka, datum i mjesto
• Opis svrhe
• Kopija dnevnog reda
• Popis sudionika i popis onih koji nisu pohađali
• Detaljan sažetak popisa zaključaka, akcija, odgovornosti i datuma završetka. Mnogi znanstvenici koriste dnevni red kao vodič za popis zaključaka i akcija.
• Planirani sastanak koji slijedi ako je zaista potreban.

U idealnom slučaju, raspitajte bilješke o sastanku što je prije moguće nakon završetka sastanka i apsolutno u roku od jednog radnog dana. Zapisnici i bilješke služe kao važan podsjetnik sudionicima, kao i izvor informacija za druge dionike ili za one koji su propustili sastanak. Zapisnici su izvrstan alat za podizanje svijesti kako bi podsjetili ljude i timove o njihovim predanim radnjama.

Donja linija

Moguće je da će sastanak rezultirati pozitivnim ishodom, pomažući u poticanju projekata i napretku ljudi, samo ne računajte na to. Neka zalaganja i namjerno jačanje tehnika upravljanja sastankom poboljšat će vaše šanse za vožnju velikim ishodom.

Ažurirano je Art Petty