Primjeri najboljih poruka e-poštovanja

Prema BusinessInsider.com, prosječni zaposlenik alocira oko 25 posto svojeg dana da se stegne kroz stotine e-poruka. Dok neki ljudi trebaju četkicu na osnovnoj etiketi e-pošte, drugi griješi jednostavno zato što su preplavljeni običnim volumenom komunikacija.

Tijekom traženja posla, vjerojatno ćete poslati mnoge, mnogo e-poruka, uključujući i pokrovna pisma, hvala bilješkama i poruke vezama koje se odnose na traženje posla.

Uzmite si vremena kako biste izbjegli neugodne pogreške, kao što je pogrešno napisivanje nečijeg imena i pazite da napišete bilješke koje dobivaju odgovor.

Pročitajte više informacija o etiketi e-pošte, zajedno s savjetima o tome kako stvoriti najbolji pozdrav.

Počnite s profesionalnim pozdravom

Nastojte postići jasnoću u vašem predmetu. Izaberite nešto izravno koji identificira svrhu vaše e-pošte, na primjer "promijenjeno vrijeme sastanka" ili "brzi upit o vašem prijedlogu". Izbjegavajte navijanje mrkve sa zadirkivačem poput "Moram vas obavijestiti …" koji pokušava mamiti čitanje otvoriti e-mail kako bi se na vašu namjeru. Ljudi često odlučuju hoće li otvoriti e-poštu na temelju naslova, pa odaberite onaj koji jasno navodi vašu svrhu.

Koristite profesionalni pozdrav. Uključite odgovarajući pozdrav za okolnosti i primatelja. Određeni pozdrav rade u e-poruci, ali se ne koriste u redovitom pismu dok neki pozdrav rade za oboje.

Odaberite pozdrav na temelju koliko dobro poznajete osobu kojoj pišete i vrstu poruke koju šaljete. Na primjer, ako pišete nekom koga poznajete, "Hi Jim" je prikladno. "Dragi gospodine / gospođo Smith" bilo bi prikladno prilikom prijave za posao ili pisanjem poslovnog pisma.

Izbjegavajte otvaranje e-pošte s "hej" što zvuči vrlo neformalno i općenito se ne koristi na radnom mjestu. Također se srami od "Bok ljudi" ili "Bok momci", čak i ako je priroda e-pošte opuštena.

Pozdravni primjeri:

• Dragi Ime Prezime (to dobro funkcionira ako ne poznajete spol osobe koju pišete)
• Dragi Ime (kada šaljete e-poštu nekome koga poznajete)
• Bok Ime (Pri e-poštom nekoga koga poznajete)
• Poštovani gospodine. Prezime
• Poštovani gospodine. Ime prezime
• Dragi prezime
• Koga se tiče
• Dragi upravitelj ljudskih resursa
• Poštovani voditelj iznajmljivanja

Upotrijebite pravu interpunkciju nakon pozdravnog pozdrav. Za više službenih e-poruka koristite polu-debelo crijevo nakon naziva. Za osobe koje poznajete ili više povremenih dopisivanja, upotrijebite zarez nakon imena pozdravnog imena.

Izbjegavajte uobičajene pogreške

Prilikom pisanja e-pošte ponekad se dogode sljedeće pogreške kada se ljudi žurno prebacuju iz poruke. Odvojite vrijeme da pregledate svoju poruku i izvršite sljedeće korake.

Dodajte posljednju e-adresu.Ako nemate opciju slanja e-pošte, dodajte zadnju adresu ako imate tendenciju da imate prst brzog okidača. Umetnite ime primatelja samo kada budete sigurni da je vaša e-pošta spremna za pokretanje.

Izbjegavajte staru pogrešku "odgovoriti sve".Pratite okidač kada pritisnete "Odgovoriti sve". Razmotrite hoće li svi na popisu zaista trebati pročitati ono što imate za reći. Imajte na umu i starije e-poruke u lancu koje možda ne želite da netko na popisu Odgovori svima vidite.

Idite lako na humor. Humor se može teško prepoznati u e-poruci jer vaš ton neće nužno zasjati. Bez govora tijela, izraza lica ili ritma, humor može pasti ili čak nenamjerno uvrijediti čitatelja. Igrajte sigurno i ostavite ga.

Korekturu.Nemojte pogriješiti kad mislite da će ljudi oprostiti pogrešku pisanja u neformalnim e-porukama ili da će se pogreške tolerirati ako upišete na svoj telefon.

Možda ćete biti oštro osuđeni zbog grešaka u vašoj e-pošti, pogotovo ako su zastarjeli. Nemojte se oslanjati na provjeru pravopisa koji često može odabrati pogrešnu riječ za vas. Ispravite e-poštu kao i bilo koji važan dokument. Konkretno, uvijek provjerite i dvaput provjerite da ste pravilno napisali imena ljudi.

Nemojte koristiti emojine ili emotikone. Sve više i više, poruke e-pošte počele su nalikovati tekstnim porukama. Poruke na radnom mjestu ponekad uključuju "palčeve" emojis ili smiješka lica. Iako postaju sve češća, izbjegavajte emojise i emotikone u formalnoj korespondenciji. Ako vaš e-mail pozdrav uključuje prezime osobe, to je siguran znak da trebate ostaviti emojiste i emotikone.

Imajte na umu da e-poruka traje zauvijek.Razmislite dvaput prije slanja e-pošte nešto osobno ili povjerljivo, otpuštanje nekoga putem e-pošte, odbacivanje nekoga ili odgovaranje na ljutnju. Čak i izbrisane poruke e-pošte mogu se uskrsnuti iz sigurnosnih kopija podataka.

Takve vrste interakcija mogu se bolje učiniti osobno. Primijenite pravilo od dvadeset i četiri sata. Ako niste sigurni hoćete li poslati poruku, pričekajte sljedeći dan da se odlučite. Još jedno dobro pravilo: Nemojte pisati ništa u e-poruci koju ne biste bili voljni javno podijeliti, na primjer u odlaganju ili na društvenim medijima.