Kako izgraditi glavnu knjigu za svoju malu tvrtku

Izraz "čuvanje knjiga" odnosi se na održavanje glavne knjige, glavni računovodstveni zapis za vašu tvrtku ako koristite dvostruko knjigovodstvo. To je primarni alat koji vam omogućuje praćenje svih transakcija i njihovo razvrstavanje u podkategorije tako da vi i vaš računovođa možete na jednom mjestu pronaći sveobuhvatno, međusobno povezivanje vaših poslovnih financija.

Glavna knjiga je potpuna evidencija svih financijskih transakcija koje su izvršene tijekom trajanja vaše tvrtke, a ne samo prošle godine ili prethodnog mjeseca.

Zašto vaša tvrtka treba glavnu knjigu?

Glavna knjiga služi nekoliko funkcija u financijskom poslovanju vašeg poslovanja. Razmislite o tome kao kantu za ulov. Ona sadrži sve financijske informacije koje ćete koristiti za izradu računa dobiti i gubitka i bilance. Koristi se za pripremu financijskih izvještaja, za istraživanje izvanbilančnih uvjeta i za unutarnje i vanjske revizije. To uključuje račune imovine, obveza, vlasničkih glavnica, prihoda i rashoda.

Zajmodavci će uvijek tražiti različite financijske podatke ako vaša tvrtka zatraži kredit. Vaša glavna knjiga može vam pomoći da odmah pronađete i odredite sve potrebne informacije.

Glavna knjiga protiv glavne knjige

Nemojte zbuniti glavnu knjigu sa svojim općim časopisom. Ovo je samo kronološki zapis transakcija, dok je glavna knjiga organizirana računima i može prikazati saldo računa nakon svakog objavljivanja.

Tvrtke obično unose mnogo podataka o financijskim transakcijama u različite računovodstvene časopise na dnevnoj bazi. Kada se dogodi financijska transakcija i generira izvorni dokument, transakcija se upisuje u opći dnevnik.

Transakcije su navedene u kronološkom redoslijedu. Svi su zabilježeni datum, iznos, pogođeni računi i smjer na koji su utjecali računi. Morate paziti da se dugovi i krediti zadržavaju u ravnoteži kada bilježi svaku transakciju.

Posebni časopisi

Vaša tvrtka također može imati širok raspon specijalnih časopisa. Neki od uobičajenijih od njih su prodajni časopisi, časopisi s gotovim novcem i časopisi s gotovinskim isplatama. Broj i vrste posebnih časopisa koje tvrtka drži jest osobna odluka. Ti časopisi obično nastaju prilikom unosa financijskih transakcija u računalo ako vaša tvrtka koristi računalni računovodstveni sustav.

Glavna knjiga prikazuje sve sažete informacije o financijskim transakcijama vaše tvrtke iz općeg časopisa i ovih posebnih časopisa.

Kako funkcije dnevnika rade

Glavna knjiga izgrađena je prenošenjem unosa časopisa financijskih transakcija tvrtke iz svojih računovodstvenih časopisa u glavnu knjigu. Svaka financijska transakcija ima izvorni dokument, kao što je faktura ili otkazana ček, kao i unos dnevnika koji se obično nalazi u općem časopisu, vašim posebnim časopisima ili oboje.

Uloga Vašeg računa

Računi glavne knjige temelje se na računu za svoju malu tvrtku. Ovaj grafikon prikazuje glavne račune koji su prikazani u vašim financijskim izvješćima. Ovisno o veličini i složenosti vašeg poslovanja, vaš se grafikon može doslovno sastojati od stotina računa, uključujući one za kratkotrajnu imovinu, dugotrajnu imovinu, dugotrajne obveze, vlasničke udjele, prihode od prodaje, račune rashoda, dobitke, i gubitke.

Jednostavan primjer unosa glavne knjige

Pretpostavimo da ste upravo otvorili svoja vrata za poslovno dizajniranje web stranica za druge tvrtke. Vaša operacija zahtijeva da održavate prilično opsežan računalni sustav koji vam postavlja natrag 10.000 USD.

Unesite datum transakcije u prvi stupac s lijeve strane glavne knjige i zabilježite unos dnevnika za računalni sustav u sljedećem stupcu. Treći i četvrti stupac namijenjeni su debitnim iznosima i iznosima kredita.

Imajte na umu da se iznosi zaduženja i kredita čine suprotno na površini. Imovina, koja je plus, ima debitnu bilancu, tako da unosite iznos od 10.000 USD kao iznos terećenja. Ako ste potrošili ostalu imovinu, kao što je gotovina, da biste dobili iznos od 10.000 USD ili ako ste dodali odgovornost za način kupnje kredita, te su transakcije krediti. Stoga biste unijeli odgovarajuće brojeve u četvrti stupac.

Microsoft Business Systems nudi mnogo opsežniju analizu za više stupaca koji će vam pomoći pratiti transakcije. Nisi ni na koji način ograničen na četiri.

Završna riječ o uputama glavne knjige

Transakcije bi se trebale unijeti u odgovarajuće časopise, a zatim sažeti i unijeti u glavnu knjigu jednom mjesečno. Trebala bi biti zasebna stranica za svaki račun.