Pregovori u procesu nabave

Pregovori u postupku nabave obuhvaćaju razdoblje od trenutka kada je prva komunikacija između kupca i dobavljača do krajnjeg potpisivanja ugovora. Pregovori mogu biti jednako jednostavni kao pokušaji dobivanja popusta na slučaju sigurnosnih rukavica do složenosti velikih kupnji kapitala.

Stručnjak za nabavu mora težiti da bude uspješan u svojim pregovorima s dobavljačima kako bi dobio najbolju cijenu uz najbolje uvjete za svaku kupljenu stavku.

Manja baza dobavljača i dugoročni ugovori

Postupak pregovora postao je važniji sektor u procesu opskrbnog lanca budući da tvrtke nastoje smanjiti troškove, a istodobno povećati svoju kupovnu moć. To znači da kupnja stručnjaka mora pregovarati o sve većim stopama s dobavljačima, istovremeno održavajući ili povećavajući kvalitetu i uslugu.

U prošlosti su tvrtke imale dugačak popis dobavljača koji bi kupovali različite artikle od kojih su potrebni izvori nabave da bi imali ograničeno vrijeme na pregovaranju o najnižim cijenama. Najbolje rješenje bilo je usporediti cijene s kataloga i odabrati dobavljača na temelju tih podataka. Trend tijekom proteklog desetljeća bio je racionalizirati bazu dobavljača i sklopiti dugoročne ugovore s jednim izvorom. To tvrtkama nudi mogućnost pregovaranja o znatno nižim cijenama za stavke koje su kupovale iz više zasebnih dobavljača.

Dobavljači su partneri

Naglasak u pregovorima odmaknuo se od najnižeg scenarija cijena do pregovora s manje prodavača kako bi se dobila najniža cijena uz najbolju uslugu, kvalitetu i uvjete. Cilj tvrtki bio je smanjiti ukupnu potrošnju, a ne pregovarati o najnižoj cijeni s velikim brojem dobavljača, što nije dalo najbolji ukupni rezultat.

Pregovarački dugoročni ugovori s manjom osnovicom dobavljača proizveli su više partnerski odnos između kupca i dobavljača. Odnos može postati manje protivnik koji pogoduje kupcu i dobavljaču. U partnerskoj vrsti odnosa, kupac će potaknuti dobavljača na povećanje kvalitete i usluge, a dobavljač zna da će time partnerstvo nastaviti s obnovljenim ugovorom s zajamčenom prodajom.

Pregovarački ili RFQ

Odjeli državne nabave i dalje nude niz predkvalificiranih dobavljača zahtjev za ponudu (RFQ) za stavke ili usluge koje želi kupiti. Postupak konkurentne ponude može proizvesti niz ponuda i uvjeta koje će odjel za nabavu procjenjivati, a zatim dodijeliti posao. To može ili ne mora uključivati ​​neki oblik pregovora.

Većina pregovaračkih djelatnosti uključivat će stavke ili usluge koje nužno ne mogu definirati RFQ. Odjel za nabavu i prodavač pregovaraju više od cijene. Pregovori će obično obuhvaćati ono što treba proizvesti ili koliko je pružanje usluge, jamstvo, usluge prijevoza, tehnička pomoć, alternativna ambalaža, planovi plaćanja itd.

Kupnja predmeta ili usluga značajnog troška zahtijevat će produljeni pregovori za postizanje konačnog ugovora.

Stručnjaci za nabavu dužni su sudjelovati u ovim vrstama pregovora kako bi osigurali svoje tvrtke da dobiju najbolju cijenu s najpovoljnijim uvjetima, a osoblje će možda morati biti obučeno u metodama pregovaranja jer postaje uobičajeno u teškoj ekonomskoj klimi.

Ciljevi pregovora

Naručitelj treba unijeti sve pregovore s jasno definiranim ciljevima. Bez ciljeva se značajno povećava mogućnost kupca da prihvati cijenu, kvalitetu ili uslugu. Pregovarač treba ući u razgovore s dobavljačem s preciznim ciljevima koje žele postići za svoju tvrtku.

Cilj ne bi trebao biti apsolutan i trebao bi omogućiti određenu fleksibilnost. Međutim, pregovarač bi također trebao osigurati da ne odstupaju od ciljeva i dopuštaju da pregovaraju o područjima koja nisu bila dio rasprave. Na primjer, pregovarač je možda radio s dobavljačem o njihovim ciljevima o cijeni i usluzi, ali ne i kvalitetu. Kada dobavljač počne raspravljati o kvaliteti, pregovarač se treba suzdržati od bilo kakvog sporazuma gdje su bez postavljenog cilja.

Pregovori su važan dio uloge stručnjaka za kupnju. To je vještina koja se naučila, a obuka može pomoći pri kupnji osoblja u razumijevanju onoga što je potrebno pri pregovaranju s dobavljačima.