Kako izvući najviše od vaših sastanaka jedan-na-jedan

Ako ste upravitelj, vjerojatno već znate da trebate održavati sastanke na svakom od vaših zaposlenika. Toliko je očito. Ali što biste trebali učiniti na ovim sastancima? Kako biste bili sigurni da su produktivni i vrijedni, umjesto da računaju samo još jedan kvačica na vašem popisu za upravljanje?

Evo sedam načina kako biste maksimalno iskoristili svoje susrete s zaposlenicima.

1. Napredak cilja

Pored redovitih sastanaka "jedan-na-jedan", trebali biste imati godišnje ciljeve izvedbe. Planiranje razvoja izvedbe ne znači samo prošlogodišnje uspjehe i propuste; to je postavljanje ciljeva i ciljeva za ovu godinu. Te će se ciljeve odnositi tijekom cijele godine.

Svaki put kad se susretnete sa svojim zaposlenicima, pogledat ćete ove ciljeve i vidjeti kako napreduju prema njihovom ostvarivanju. Vaši će zaposlenici uvijek znati što se od njih očekuje, a uvijek ćete znati gdje stoje u odnosu na potrebni napredak.

2. Promijenite ciljeve

Ovo se može činiti suprotno od navedene točke, ali ciljevi koji su bili postavljeni u prosincu nemaju uvijek smisla u srpnju. Tvrtke se preoblikuju, klijenti napuštaju vašu organizaciju i pridružuju se novi klijenti. Zaposlenici su prestali, a zamijenjene su zamjene. Ubija se projekti, a dodaju se novi projekti. Drugim riječima, ne ustručavajte se mijenjati originalne planove.

Kada sjednete s zaposlenicima i pogledate ciljeve, a jedan cilj nema smisla, izbacite je. Nema krivnje. Riješite se i dodajte novi, ako je to prikladno. Sada, ako cilj više nema smisla jer je vaš zaposlenik postigao cilj, čestitajte joj i uklonite ga s popisa.

3. Pitajte o potrebnoj podršci

Jedan na jedan sastanak je idealno vrijeme da zapita zaposlenika gdje joj treba pomoć. Složeni projekt možda treba više radne snage. Možda radi sa suradnikom koji je zlostavljao i jerk. Upravo je saznala da je trudna i trebat će vremena za sastanke liječnika. Ali, budite oprezni - nemojte pitati o potrebama ako ih zanemarite nakon što budu identificirani.

Nemojte tražiti pomoć kao znak da vaš zaposlenik nije sposoban obavljati svoj posao. Svatko treba pomoć, a bolje je da stvorite otvorenu, podržavajuću okolinu umjesto da pričekate dok ne dođe do katastrofe da morate provesti vikend za popravljanje.

4. Planiranje karijere

Dok je vaš fokus na dobivanje posla danas, vaši zaposlenici su zabrinuti za svoju budućnost. Iako ovo nije fokus svakog pojedinca na jednom sastanku, planiranje karijere vrijedan je dio redovitih sastanaka. Ovo je za vašu korist, kao i za dobrobit vašeg zaposlenika.

Želite znati kamo želi ići, a vi ćete joj htjeti pomoći na tom putu. Zašto? Jer najbolje što možete učiniti za svoju tvrtku je pomoć zadržati najbolje zaposlenike. To uključuje rast karijere - vrlo malo ljudi želi ostati u istom poslu zauvijek.

Dakle, razgovarajte o tome što vaš zaposlenik treba učiniti i naučiti zaraditi promociju ili se pripremiti za prijenos na drugu vrstu posla.

5. Pohvalno

Svatko želi čuti kada su uspješni. Iako je najbolje vrijeme za pohvale zaposlenika u ovom trenutku, ("Hej, velika prezentacija!" Ili "Upravo sam te vidjela da te lijepo obrađujete taj neugodni kupac. Strašan posao!"). Voditelji nisu svugdje odjednom.

Pobrinite se da pohvalite svoje zaposlenike za njihova postignuća. Držite oči i uši otvorene za izvještaje o dobrom radu. Ako druga osoba kaže: "Hej, Jane ju je jučer učinila strašnim poslom", zapišite ga i podigni s njom na jednom po jedan. (Ovo je također velika dokumentacija koju morate imati za prilagodbe plaća temeljenih na izvedbi.)

6. Ispravljanje

Uz pohvalu, potrebno je ispraviti ispravke. Poput pohvale, većina tih povratnih informacija je učinkovitija kada se daje u trenutku - ako je prikladno. Osim ako je situacija hitna i opasna, privatne korekcije morate ponuditi. (U redu je vikati zaposleniku da dobije vatrogasni aparat kako bi izbacio vatru u blagajni, ali nije u redu vrištati zaposlenika pred klijentima i drugim zaposlenicima jer je njezina blagajna bila kratka.)

Susreti jedan-na-jedan su vrijeme za sjesti i ponuditi ispravke i savjete.

Korekcije koje nudite mogu se kretati od izbirljivih zahtjeva ("imamo standard tvrtke za upotrebu Times New Romana za izvješća, molimo promijenite svoje izvještaje"), osobinama ličnosti koje uzrokuju probleme ("Primijetio sam da kritiziraš svoje suradnike. Ako imate zabrinutosti za suradnika, molim Vas da ih dovedete k meni, a ja ću se nositi s njima. Vaš je posao učiniti X, Y i Z. Nemojte se brinuti o Janeovom poslu.)

Kritike bi uvijek trebale pomoći, a ne kazni - barem na početku. Nijedan menadžer ne bi trebao očekivati ​​savršenstvo. Međutim, postoje neke radnje koje bi mogle zahtijevati "kaznu". Ako je zaposlenik kronično kasno, možda ćete morati stvoriti plan poboljšanja učinkovitosti. Ako zaposlenik zastrašuje ostale zaposlenike, možda ćete morati staviti pisanje u njezinu osobnu datoteku i pratiti ovu disciplinsku radnju intenzivnim savjetovanjem.

Redoviti one-on-one vam omogućuju da držite korak s tim situacijama, tako da ništa ne izlazi iz ruke. Na primjer, nikada nećete imati nasilnika na radnom mjestu jer ćete ih riješiti na svom prvom znaku i ako ispravci ne funkcioniraju, dokumentirate snažan slučaj za prekid zaposlenja.

7.Nove zadatke

Dok nećete čekati sastanak "jedan-na-jedan" za dodjeljivanje novog zadatka ili cilja zaposlenika, često je najbolje raspravljati o novom projektu. To vam daje vremena da predstavite cijeli projekt i da vaš zaposlenik postavlja pitanja tako da kad napusti vaš ured, spremna je ići.

Ona također može izazvati zabrinutosti i ideje koje mogu učiniti projekt lakšim. Ona također treba razumjeti količinu autoriteta i autonomije koju ona može ostvariti u donošenju odluka. Konačno, zaposlenik treba stvoriti s vama kritičan put koji određuje vrijeme kada će vam trebati povratne informacije o njenom napretku tijekom jednog na jednom sastanku.

Koliko često trebate održavati sastanak "One-On-One"?

Nijedan odgovor ne pokriva sve nepredviđene okolnosti. Ovisno o tome koliko ste zaposlenika, kakvu vrstu posla radite, koliko podržava zaposlenike i vaš raspored. Ponekad je 15 minuta jednokratno, jednom mjesečno, dovoljno da se zadrži na vrhu svega.

Ponekad vam je potreban sat vremena tjedno da biste postigli sedam gore navedenih ciljeva. Ako ste novi u sastancima "jedan-na-jedan", započnite svaki drugi tjedan pola sata i po potrebi prilagodite prema gore ili prema dolje. Ne morate zakazati istu količinu vremena za svakog zaposlenika, iako ćete se pobrinuti da ne favorizirate jednog zaposlenika nad drugom.

Kada se naviknete na redovite sastanke s izravnim izvješćima, vidjet ćete da vaš odjel trči glatko. Vaši će zaposlenici znati što trebaju učiniti i znat ćete što trebate učiniti kako biste im pomogli.

A ako ih već niste držali - redovito zakazujte jedan sastanak sa svojim šefom. Dobit ćete od ovog lice sa svojim šefom, baš kao što vaši zaposlenici imaju koristi od vremena kada one troše s vama.