Osnove izgradnje proračuna događaja

Kao planer događaja ključan je boravak u proračunu vašeg klijenta. A za to morate imati detaljan proračun događaja koji se vi i vaš klijent slažete. Bilo da ste novi u planiranju događaja ili iskusnog stručnjaka, održavanje proračuna događaja pomoći će vam da ostanete organizirani i pripremljeni za bilo kakav upit klijenta - i pomoći vam da izbjegnete prelazak proračuna. Za osnovni događaj, kao što je seminar ili večera, Excel ili neki drugi proračunski programi mogu biti korisni. Na vrhu navedite sljedeće četiri kategorije:

• Artikal
• Projicirani trošak
• Stvarni trošak
• Detalji

Zatim kategorizirajte i pratite stavke troška.

Upravljanje proračunom događaja

1. Troškove posudbe web mjesta za praćenje. Kako planirate sami događaj i kako se susrećete s voditeljem prodaje svojeg mjesta, pratite sve projicirane iznose najma za događaj i funkcionalni prostor, održavanje, prtljagu i srodne troškove.
2. Procjena troškova ugostiteljstva. To uključuje sve troškove hrane i pića, uključujući savjete i darove - što može iznositi do 30%.
3. Troškovi prijenosa dokumenata. To uključuje usluge prijevoza, treneri, transferi događaja i sve povezane troškove.
4. Dodajte troškove uređenja. Većina događaja uključuje troškove za dekor, kao što su centerpieces, florals, iznajmljivanje tent, itd. Ovo je mjesto gdje vam popis tih troškova.

1. Naknade za dokumentaciju i troškove opreme. Zajednički troškovi u ovoj kategoriji uključuju A / V opremu, ali je također dobro mjesto za popis honorarija govornika ili ako ste angažirali zabavljače.
2. Sažmite troškove tiskanja. Nekoliko malih naknada za stavke zapravo se kombiniraju radi veće stavke retka rashoda. To uključuje pozivnice, značke imena, programske knjižice, natpise događaja i bannere.
3. Izradite stavku retka za poklone. Jedan od najčešćih događaja je da nikada ne dopusti gostu da napusti praznu ruku. Dakle, bez obzira na poklon ili darove koje pružate, pratite troškove za njih zasebno; biste bili zaprepašteni koliko ove stvari mogu koštati.

1. Utvrdite troškove aktivnosti. Ako vaš događaj uključuje aktivnosti kao što su golf, tenis, spa, rafting, biciklizam ili druge aktivnosti, zelite zabilježiti trošak tih naknada odvojeno. Razmotrite sažetak ukupnih troškova u proračunskoj tablici i priložite kvar.
2. Poslati ostale troškove. Ako trošak ne spada ni u jednu od gore navedenih kategorija, navedite ih ovdje kao razni trošak.
3. Dajte sebi kategoriju nepredviđenih sredstava. Ovisno o veličini ili složenosti događaja, možete sebi dati i do 20% proračuna događaja ovdje. Unatoč najboljoj planiranosti, troškovi će premašiti planirane planove s troškovima koje nikada ne razmišljate. To će vas čuvati od preuzimanja proračuna svaki put.
4. Sažeti projekcije troškova. Dok gradite svoj program događaja, dobit ćete dobru projekciju ukupnih troškova. To su informacije koje ćete podijeliti s klijentom događaja kako biste bili sigurni da su svjesni proračuna događaja kako kasnije ne bi bilo nikakvih iznenađenja.
5. Sažeti stvarne troškove. To se događa nakon završetka događaja. Podnosi fakture u gore navedene 10 kategorija i dokumentira stvarni proračun. Ako je iznimno povoljno, utvrdite uštede u stvarnom proračunu u odnosu na predviđeni proračun, pokazujući vrijednost koju ste donijeli ulozi.